Boshqarishda axborot va kommunikatsiyalar Reja

1. Kommunikatsiya tushunchasi va uning tashkilot samaradorligiga tahsiri

2. Tashkilotlardagi kommunikatsiyalar turlari.

3. Kommunikatsiya jarayonining elementlari va bosQichlari.

4. BoshQarish jarayonlarini axborot bilan tahminlashni takomillashtirish yo’nalishlari.

7.1. Kommunikatsiya tushunchasi va uning tashkilot samaradorligiga tahsiri.

BoshQaruv jarayoniga tizimlar nazariyasi nuQtai-nazaridan Qaralganida, uni mahlum bir tizimni muvozanatda saQlab turish yoki uni sifat jihatidan yangi shaklga keltirish uchun amalga oshiriladigan tahsirlar yiG’indisidir deyish mumkin.Bu tahsirlarni amalga oshirish uchun boshQaruvchi Qism, yahni boshQarish subhekti boshQariluvchi obhekt holati haQida yetarli mahlumotga ega bo’lishi zarur."Informatsiya" (axborot) atamasi lotincha so’zdan kelib chiQib, biron-bir voQea yoki kimningdir faoliyati haQidagi xabarni anglatadi.

Tashkilot doirasida faoliyat ko’rsatuvchi insonlarni, mehnat taQsimotlari natijasida shakllanuvchi ichki xo’jaliklar (bo’limlar)ni va boshQarish poG’onalarini yaxlit holatga olib keluvchi jarayon kommunikatsiyadir.Klassik tahrif bo’yicha kommunikatsiya – bu odamlar orasidagi informatsiya almashish jarayonidir.Bunda axborot ikki taraflama yo’nalishda, yahni, uzatuvchi va Qabul Qiluvchilar tomon harakat kiladi.

BoshQaruv tahsiri

aloQa

TashQi muammolalardan kelib chiQuvchi axborotlar tashQi axborot hisoblanadi.Uning tarkibiga Qonunlar va mehyoriy xujjatlar, mahsulotga bo’lgan talablar, texnika taraQQiyotiga oid axborotlar, ilG’or korxonalar ish tajribalari va boshQalar kiradi. O’z navbatida tashkilotdan tashQi muhitga ham axborot chiQadi. Bu asosan hissadorlar va davlat muassasalariga hisobotlar, reklama va shunga o’xshash axborotlar.

Ichki axborotga ishlab chiQarish jarayoniga oid, rejaning bajarilishi, sex va uchastkalarning ishlariga, mahsulotning sotilishi va tannarxini kamaytirishga oid axborotlar kiradi.

Axborotlar shartli o’zgarmaydigan va o’zgaruvchi turlarga bo’linadi. SHartli o’zgarmaydigan axborotlar tarkibiga nisbatan kam o’zgaruvchi axborotlar kiradi.Bular barcha turdagi mehyorlar, reja ko’rsatkichlari va boshQalardir.Bunday axborotlar boshQaruv uchun zarur bo’lgan axborotlarning 60-70 foizini tashkil Qiladi.O’zgaruvchi axborotlar murakkab va muhim axborotlardir.Bu turdagi axborotlar ishlab chiQarish va xo’jalik faoliyati jarayonining o’zgarishini aks ettiradi. Bunday axborotlarni to’plash va ularga ishlov berish ancha murakkab jarayondir.

Ishlov berishda iloji boricha tezkorlik zarur, aks holda bunday axborotlar o’zining muhim va kerakli ahamiyatini yo’Qotishi mumkin.

Axborotni Qanchalik tez, to’liQ va o’z vaQtida yetkazilishi uning Qiymatini shunchalik oshiradi. BoshQarish amaliyotida ikkilamchi axborotlardan ham foydalaniladi.Bunday axborotlar shartli o’zgarmaydigan va o’zgaruvchi axborotlarga berilgan dastur asosida ishlov berilganligi natijasida yuzaga keladi.

Korxonani boshQarish uchun zarur bo’lgan barcha turdagi axborotlar majmui axborot tizimini vujudga keltiradi. BoshQaruv va axborot tizimlari boshQaruvning har Qanday bosQichida bir butun tizim sifatida faoliyat ko’rsatadi.

Ishlab chiQarish xajmining oshishi, korxonaning ichki va tashQi aloQalarining kengayishi Qaror Qabul Qilish va buyruQ tayyorlashdan oldin inson o’zlashtirishi zarur bo’lgan axborot xajmini va mazmunini juda ko’paytirib yuboradi.Ushbu axborot o’z vaQtida va yetarli darajada yetkazilishi tashkilotning umumiy xo’jalik va boshQaruv faoliyatining samaradorligiga bevosita tahsir etadi. Rahbarlar o’z ish vaQtining 50 foizidan 90 foizigacha bo’lgan Qismini kommunikatsiyalarga sarflaydilar.SHu sababdan tashkilotlarda kommunikatsiyalarni to’G’ri va samarali tashkil Qilish juda katta ahamiyatga ega.

Tashkilotlarda samarali kommunikatsiyalarni shakllantirish uchun ularning Qaysi joylarda va Qanday ko’rinishda zarurligini ko’rib chiQish kerak.

Avvalgi mavzularda ko’rib chiQilganidek, tashkilot ochiQ tizim bo’lib tashQi muhit omillari tahsiri ostida faoliyat ko’rsatadi.Tashkilotning kommunikatsiya ehtiyojlari ushbu omillarga boG’liQ.Bu sharoitlarda faoliyat ko’rsatish uchun tashkilotlar tashQi muhit elementlari bilan kommunikatsiyalar o’rnatadilar va bunda turli vositalardan foydalanadilar.Mavjud yoki potensial istehmolchilar bilan reklama va tovarlarni yetkazishning boshQa dasturlari yordamida munosabatga kirishadilar.Jamoatchilik bilan munosabatlar sohasida korxona haQida tasavvur (imidj) ni shakllantirishga ehtibor Qaratiladi. Davlat tartibot muassasalari bilan aloQalar turli xil hisobotlar orQali namoyon bo’ladi.

SHuni aytish kerakki, ko’p hollarda tashkilotlar ichida amalga oshirilayotgan kommunikatsiya tashQi muhitdagi mavjud imkoniyat va taxdid (xavf-xatar) larning aks tahsiri (reaksiyasi)dir.

Tashkilotlar doirasida kommunikatsiyalar boshQarish poG’onalararo (vertikal) va bo’limlararo (gorizontal) shakllarda amalga oshadi.

Vertikal kommunikatsiyalar doirasida axborot poG’onadan-poG’onaga yetkaziladi.Bunda u pastdan yuQoriga va yuQoridan pastga Qarab harakatlanishi mumkin.Birinchi holda axborot aniQ ko’rsatmalar, masalalar, buyruQ va farmoyishlar kabi ko’rinishlarda uzatiladi.Masalan, korxonaning ishlab chiQarish bo’limi sex boshliG’iga Qaysi mahsulotni va Qaysi muddatda tayyorlash to’G’risida ko’rsatma beradi, u o’z navbatida uchastka boshliG’iga yoki ustaga bu haQida ko’rsatma beradi.

Pastdan yuQoriga Qarab ketgan kommunikatsiyalarda axborot hisobot, mahlumot, ariza va boshQa ko’rinishlarda Quyi poG’onadan yuQori poG’onaga uzatiladi.Masalan, uchastka boshliG’i mahsulotni tayyor bo’lganligini sex boshliG’iga, u o’z navbatida ishlab chiQarish boshliG’iga va nihoyat, korxona direktoriga etkazadi.

Vertikal kommunikatsiyalar rahbarlarga Quyi poG’onalardagi holatni bilib turishga va zaruriy o’zgartirishlar kiritishga imkon beradi.

Tashkilotlar vertikal kommunikatsiyalardan tashQari gorizontal kommunikatsiyalarga muxtoj. Tashkilot ko’plab ichki xo’jaliklardan tashkil topgan. SHu sababli masalalarni va xatti-harakatlarni muvofiQlashtirish uchun axborot almashish zarur. Rahbariyat tashkilotning ixtisoslashgan tarkibiy Qismlarining hamkorligi asosida umumiy maQsadga erishishni tahminlashi zarur. Buning uchun bo’limlar orasidagi aloQalarni to’G’ri yo’lga Qo’ymoQ lozim. Gorizontal kommunikatsiyalarga misol Qilib institutimizning turli bo’limlari, fakulg’tetlari, kafedralari va guruhlari o’rtasidagi dars jadvallarini tuzish, o’Quv jarayonining borishi , bitiruvchilarga Quyiladigan talablar darajasi kabi ko’plab masalalar bo’yicha axborot almashishlar kiradi.Xuddi shunday Qilib ishlab chiQarish korxonalarida reja-iQtisod, ishlab chiQarish, marketing va moliya bo’limlari yangi turdagi mahsulotni ishlab chiQarish, buning uchun zarur bo’lgan mablaG’lar, narx belgilash, sotish yo’llari va boshQa turdagi axborot bilan almashadilar.

Gorizontal kommunikatsiyalarning Qo’shimcha afzalliklari - o’zaro teng huQuQli munosabatlarni shakllantirishdadir. Bu narsa xodimlarni ishdan QoniQishini oshiradi.

Biz yuQorida ko’rib chiQQan kommunikatsiyalar - tashkiliy kommunikatsiyalar, yahni tashkilotning ichki xo’jaliklari va boshQarish poG’onalari orasida shakllangan aloQa turlaridir.

Bu turdagi kommunikatsiyalardan tashQari tashkilotda shaxslararo kommunikatsiyalar mavjud va ular tashkilot faoliyatiga juda katta tahsir ko’rsatadi.SHaxslararo kommunikatsiyalarning asosiy ko’rinishlari: rahbar- bo’ysunuvchi orasidagi, rahbar bilan ishchi guruh orasidagi va norasmiy kommunikatsiyalar.

Rahbar bo’ysunuvchi orasidagi kommunikatsiyalar asosan masalalarni oydinlashtirish; faoliyat samaradorligining muhokamasi; raG’batlantirish maQsadida xizmatlarni tan olish va mukofotlash; mavjud yoki ehtimol bo’lgan muammo haQida mahlumot yiG’ish; taklif va G’oyalarni Qabul Qilish kabilar bilan boG’liQ.

Rahbar bilan ishchi guruh o’rtasidagi kommunikatsiyalar guruh harakatlarining (faoliyatining) samaradorligini oshirishga imkon beradi. Axborot almashishda barcha guruh ahzolari Qatnashganligi uchun har bir ahzo tashkilot uchun muhim bo’lgan masalalar, ularni hal Qilish yo’llari, birgalikda ishlash imkoniyatlari va boshQa muammolarni hal Qilishga o’z fikr va nuQtai-nazarlarini bildira oladi.Bahzi hollarda ishchi guruh rahbarsiz yiG’ilib, muammolarni, rivojlanishni yoki o’zgarishlarni muhokama Qiladi.

Kommunikatsiyalarning yana bir turi norasmiy kommunikatsiyalar bo’lib, ularning tarQalishi ko’pincha mish-mishlar deb ataladi.Bu turdagi kommunikatsiyalar odamlar guruhlarga to’planib turgan joylarda mavjud bo’ladi. Bunda axborot norasmiy kanallar (yo’llar) orQali etkaziladi va o’z harakati davomida mazmunini o’zgartirishi mumkin.SHuning uchun ko’p hollarda noto’G’ri axborotni mish-mishlar deb atashadi.Lekin axborot norasmiy kanallar orQali tez harakatlanishini hisobga olib, rahbar ayrim hollarda bu kanallardan tashkilot maQsadlariga erishish yoki o’z manfaatlari yo’lida foydalanishadi.

Mish-mishlar paydo bo’lishining asosiy sababi - zarur informatsiyani bilish imkoniyati (xodimlarda) yo’Qligi yoki informatsiya ozligi, uning kechikishi tufaylidir.

Tashkilot samarali faoliyatini tahminlashning asosiy va muhim vazifalaridan biri – tashkilotdagi barcha turdagi kommunikatsiyalarning samaradorligini oshirishdir.
7.3. Kommunikatsiya jarayonining elementlari va bosQichlari.

YuQoridagilardan biz ko’rdikki, kommunikatsiyalar - tashkilotning ichki va tashQi muhitlari elementlarini, boshQarish funksiyalarini, odamlar guruhlarini bir-birlari bilan munosabat o’rnatishga yordam beruvchi boglovchi jarayon ekan. Kommunikatsiya jarayonida Quyidagi elementlar (tarkibiy Qism)lar Qatnashadilar:

Axborot almashishda uzatuvchi(manba) va Qabul Qiluvchi bir necha bir-biriga boG’liQ bosQichlardan o’tadilar.Ularning vazifasi - xabarni ikkala tomon ham tushinib Qabul Qiladigan ko’rinishda tuzib, unga mos bo’lgan aloQa vositasini tanlash.Bu Qiyin vazifa, chunki har bir bosQichda xabarning mazmuni o’zgarishi yoki umuman yo’Qolishi mumkin.Kommunikatsiya boG’lovchi jarayon sifatida Quyidagi bosQichlardan iborat:

yoki tanlaydi. aloQa vositasini lantirish

tanlaydi

Kuzatuvchi

G’oya (fikr)

xabar

Qabul Qiluv chi

fikrni tushi nish

7 - chizma. Informatsiya almashish jarayonining sodda modeli.
Agar rahbarlar kommunikatsiyaning mazmuni va mohiyatini tushunmasalar va unga ahamiyat bermasalar, tashkilotning strukturasida uzilishlar yuz berishi mumkin.SHu sababli kommunikatsiya jarayonining har bir bosQichida informatsiya o’z mahnosini o’zgartirmay tezkor harakat Qilishini tahminlash zarur.

YuQoridagi chizmada ko’rsatilgan informatsiya almashish jarayoni to’liQ emas deb hisoblanadi, chunki, aslida teskari aloQa o’rnatilganidan keyingina tashkilotdagi kommunikatsiya jarayoni to’liQ hisoblanadi.FaQat teskari aloQa vositasi orQaligina rahbarlar tashkilotning turli bo’limlari, Quyi boshQarish poG’onalari, ishlab chiQarish jarayoni va umuman turli xil xatti harakatlar to’G’risida informatsiyaga ega bo’ladilar.Bularsiz tashkilotning keyingi holatini aniQlab bo’lmaydi.

Teskari aloQada Qabul Qiluvchi va uzatuvchi o’z o’rinlari bilan almashadilar va bunda Qabul Qiluvchi yetkazilgan informatsiyani Qanday tushungani, unga munosabati (reaksiyasi)ni bildiradi.Teskari aloQa yordamida informatsiya almashish jarayoni samaradorligi oshadi va shovQinlar kamayadi.

Yomon o’rnatilgan teskari aloQa va informatsiyani Qabul Qilishni bilmaslik (masalan, tinglashni) samarali kommunikatsiyaga to’siQ bo’ladi.

Odatda kommunikatsiyalarning samaradorligini oshirish uchun teskari aloQaning shakllanishi raG’batlantiriladi.Teskari aloQada bo’ysunuvchilar rahbariyatning xatti-harakatlari, tashkilot maQsadlariga erishish yo’llari, mahsulot sifatini oshirish, tarkibiy o’zgarishlar va boshQa masalalarga o’z fikr va mulohazalarini yuQoriga bildirish imkoniga ega bo’lishlari kerak.

Ichki xo’jaliklarning, boshQarish poG’onalarining ko’pligi kommunikatsiya jarayonini murakkablashtiradi.CHunki, bular informatsiyani shunchaki Qabul Qilib yoki uzatibgina Qolmasdan, balki Qayta ishlaydilar va tartiblashtiradilar. Informatsiyaning xususiyatlaridan biri esa shundan iboratki, u Qancha ko’p Qayta ishlansa, shunchalik o’zining birlamchi mahnosini yo’Qotadi.Bu hodisa, yahni informatsiyaning "filtrlanishi" vertikal kommunikatsiyalarda ko’p uchraydi va bir boshQarish poG’onasidan ikkinchi poG’onaga o’tgani sayin informatsiya o’z mazmunini o’zgartira boradi.Bu esa tashkilot doirasida turli tushunmovchiliklarni keltirib chiQaradi.

Tashkilot doirasida yoki tashQi muhitda shakllangan informatsiyani o’z vaQtida, "mish-mishlar" tarQalmasdan ilgari zaruriy joylarga yetkazishlik tashkilotlar faoliyati samaradorligini oshirishga imkon beradi.
BoshQarish jarayonlarini axborot bilan tahminlashni takomillashtirish yo’nalishlari.

Tashkilot faoliyatini umuman olib Qaraganda, rahbarlar tashkilotning informatsiya markazi hisoblanadilar.CHunki, ular turli miQdordagi va ko’rinishdagi informatsiyani Qabul Qiladilar, Qayta ishlaydilar, tartiblashtiradilar, saQlaydilar va uzatadilar.Bundan tashQari, ular faQat o’zlari ishlab chiQQan informatsiya (turli Qarorlar, loyihalar, maslahatlar va h.k.) orQali tashkilotni boshQaradilar va tashQi muhitga tahsir ko’rsatadilar.BoshQarish esa munosabatlarga tahsir etish demakdir.Munosabatlar o’z navbatida asosan informatsiya oQimi orQali o’rnatiladi.

Demak, tashkilot doirasida kommunikatsiyani yo’lga Qo’yish har Qanday boshQarish ishlari uchun muhim boG’lovchi jarayondir, chunki boshQarish - turli munosabatlarni muvofiQlashtirish va tartiblashtirishdan iborat.

Tashkilot faoliyatining uzluksizligi va bir maromdaligini tahminlash hamda boshQarish uchun zarur bo’lgan informatsiya tizimini tashkil Qilishda iloji boricha birlamchi (yahni ishlov berilmagan) axborotlarni kamaytirish, berilgan mahlumotlarni ko’proQ ishlatish, faQat boshQaruv uchun zarur bo’lgan, diQQatga sazovor va Qaror Qabul Qilish uchun kerakli axborotlarni berib borish zarur.

Axborotlarni kamaytirish korxonaning hisoblash markazida saQlanuvchi shartli o’zgarmaydigan axborotlar hisobiga amalga oshirilishi kerak. Axborotlarning kamayishi avvalo shifr va kodlar kiritilishi hisobiga amalga oshiriladi. SHu bilan birga bir xil mahlumotlar turli axborotlar olish maQsadida bir necha marta takror ishlatilishi mumkin.

BoshQaruv jarayonining ulkan taraQQiyoti axborotlarga Qayta ishlov berishda kompyuter texnikasidan keng miQyosda foydalanishdir.

1. Juda oz vaQt ichida tashkilotning ichki xo’jaliklaridan olingan axborotlarga ishlatish uchun Qulay shaklda ishlov bera olish;

2. Avvaldan mahlum bo’lgan iQtisodiy natijalar bilan birgalikda boshQaruvni asoslash niyatida axborotni imkoniyati boricha kengaytira olish;

3. Axborotlarni tartibga solingan holda jamlay olish va uzoQ vaQt saQlay olish;

4. Qaror Qabul Qilish uchun axborotlarga maromiga yetkazib ishlov bera olish.

Agarda tashkilotlar kompyuter hamda boshQaruv texnikasi bilan jixozlangan axborot boshQaruv markaziga ega bo’lsalar, unda axborotlarga ishlov berish jarayoni Quyidagi operatsiyalardan iborat bo’ladi:

Birlamchi axborotni Qabul Qilish va uni kompyuterga kiritish uchun tayyorlash, axborotlarni kompyuterga kiritish, axborotlarga ishlov berish, ularni chiQarish, axborotni boshQarish uchun kerakli joylarga berish, Qabul Qilingan Qarorlarni aloQa tizimi vositasi bilan boshQariluvchi obhektlarga yetkazish va axborotlarni kelajakda ishlatish uchun Qulay ko’rinishda saQlash.

BoshQaruv tizimida Qayta ishlangan informatsiyalar natijasini belgilash shakllari muhim ahamiyatga ega.Ular Qaror Qabul Qilish jarayonida inson tushunib etishi uchun Qulay bo’lmoG’i kerak.

Qayta ishlanuvchi axborot hajmining o’sishi va boshQarishning murakkablashishi tabiiy ravishda kompyuterlarni Qo’llash zaruriyatini keltirib chiQaradi va bu axborotli boshQaruv tizimini shakllanishiga olib keladi. Bunda avtomatlashtirilgan boshQarish tizimlari vujudga keladi.Ularga "odam-mashina" tizimlari, boshQarish vazifasini amalga oshirishda, yahni axborotni yiG’ish va Qayta ishlashda obhektni maQsadga muvofiQ ishlab turishini tahminlashda Qo’llaniladigan texnika vositalari va boshQaruv texnikasi kiradi.Menejer boshQaruv jarayonida Qanchalik axborotlar bilan to’liQ tahminlansa oQilona boshQaruv Qarorlari Qabul Qilishga erishadi.Bu esa tashkilotni samarali boshQarilishiga olib keladi.