3. Elektron hujjat aylanish tizimining yaratilish zaruriyati
Elektron hujjat aylanishi (EDO) - "qog'ozsiz qog'oz bilan ishlash" kontseptsiyasini amalga oshirgan holda elektron shaklda taqdim etilgan hujjatlar bilan ishlashning yagona mexanizmi.
Elektron hujjat aylanishining asosiy printsiplari:
· Hujjatni yagona identifikatsiyalash imkonini beruvchi hujjatni bir martalik ro'yxatdan o'tkazish.
· Hujjatlarni ko'chirish vaqtini qisqartirish va ularni bajarish samaradorligini oshirishga imkon beradigan operatsiyalarni parallel ravishda bajarish imkoniyati
· Hujjat (jarayon) hayotining har bir daqiqasida hujjat (vazifa) uchun javobgar shaxsni aniqlashga imkon beradigan hujjat harakatining uzluksizligi.
· Hujjatlarni takrorlash ehtimolini yo'q qiladigan yagona (yoki muvofiqlashtirilgan tarqatilgan) hujjatlar to'g'risidagi ma'lumotlar bazasi.
· Hujjatni qidiruv tizimi samarali tashkil etadi, bu sizga minimal ma'lumotga ega bo'lgan hujjatni topishga imkon beradi.
· Turli holatlar va hujjatlar atributlari bo'yicha ishlab chiqilgan hisobot tizimi, bu sizga ish jarayonlari jarayonidagi hujjatlarning harakatini boshqarish va hisobotlarning ma'lumotlari asosida boshqaruv qarorlarini qabul qilish imkonini beradi.
Boshqaruvda hujjatlarni yaratish va qayta ishlashning elektron vositalari keng qo'llaniladi, shuning uchun hujjat aylanishi boshqaruvni axborot ta'minotining ajralmas qismi sifatida ko'rib chiqiladi va tashkilotning axborot oqimlari harakati - ularni olish, qayta ishlash, ishlov berish va ulardan foydalanishni o'z ichiga oladi.
Agar yaqin vaqtlarga qadar ishbilarmon adabiyotlarda an'anaviy va elektron hujjatlarni bir-biridan ajratib turish odat tusiga kirgan bo'lsa, endi biz an'anaviy ofis ishlarining eng yaxshi fazilatlarini zamonaviy texnologiyalar bilan maqsadli ravishda yaratish, ishlov berish va uzatish uchun zamonaviy texnologiyalar bilan birlashtirgan yangi zamonaviy hujjat aylanishining paydo bo'lishi haqida gaplashamiz.
Hozirgi kunda, ish yuritishning har ikkala turini ham yirik ma'muriy va sanoat markazlarida elektron ma'muriy va sanoat markazlarining kombinatsiyasi Rossiyaning ofis ishlarida saqlanib qolinmoqda.
An'anaviy hujjat aylanishi hujjatlarni rasmiylashtirishning ba'zi bir sohalarida, xususan, maxfiy hujjatlarga (cheklangan foydalanish hujjatlari) nisbatan o'z pozitsiyasini saqlab qoladi.
Shunday qilib, zamonaviy hujjat aylanishi tashkiloti hujjatlar bilan ishlashda elektron texnologiyalardan ustuvor foydalanishga asoslangan aralash hujjat aylanishi sifatida ko'rib chiqilishi kerak.
Ikkinchisi, hujjatlar, qoida tariqasida, zamonaviy texnologik vositalar (ofis uskunalari, materiallar va boshqalar) yordamida yaratilishini va ularni topshirish, qayta ishlash va saqlash elektron, ham "qog'oz" shaklida amalga oshirilishini anglatadi.
Tashkilotning zamonaviy hujjat aylanishi ichki mustaqil hujjatlar, kiruvchi hujjatlar va chiquvchi hujjatlar "sayohat qilish" mumkin bo'lgan uchta mustaqil ma'lumot oqimlarining uyushgan birlashishi natijasida shakllanadi.
Tashqi axborot oqimi kiruvchi va chiquvchi hujjatlarning harakatlanishini, ichki axborot oqimi esa - korxona ichidagi hujjatlarning harakatlanishini ta'minlaydi.
Kimga ichki hujjatlarmansabdor shaxslar tomonidan tashkilotning (uning tarkibiy bo'linmalarining) vazifalari va ehtiyojlari asosida va hujjatlarni ishlab chiqishda ichki qoidalarga muvofiq ishlab chiqilgan hujjatlarni kiritish odatiy holdir. Boshqacha aytganda, bu korxonaning ichki faoliyati natijasida hosil bo'lgan hujjatlar.
Tashkilotning ichki hujjatlari bilan ishlashning umumiy tashkil etilishi quyidagicha:
|
