19
hujjatlar umumlashtirilgan
holda xizmat xatlari, deb yuritiladi. Xizmat xatlari
xususiyatlariga ko‘ra o‘zaro farqlanadi. Xatlarni bajariladigan
vazifasiga qarab
quyidagi turlarga bo‘lish mumkin:
1. Javob xatini talab qiluvchi xatlar: (da’vo xatlari, so‘rov xatlari, iltimos
xatlari).
2. Javob xatini talab qilmaydigan xatlar: (ilova xati,
tasdiq xati, eslatma xati,
axborot xati, kafolat xati va boshqalar).
Ushbu xatlar ma’lum
bir maqsadda yoziladi, masalan, kafolat xatlarida kafolat
berish
ifodalansa, ilova xatlarida xatga ilova qilinayotgan hujjatlar haqida axborot
beriladi. Biroq, shunday xatlar ham uchraydiki, uning mazmunida ham kafolat berish,
ham iltimos, ham eslatish ma’nolari ifodalaniladi.
Xizmat xatlari odatda xatlar uchun tayyorlangan bosma ish qog‘ozlariga
yoziladi. Maxsus bosma ish qog‘ozlari bo‘lmagan hollarda
xizmt xatlari xos ish
qog‘oziga yoki oddiy qog‘ozga yoziladi. Xat oddiy qog‘oz varag‘iga yozilsa, uning
chap tomonidagi yuqori burchagiga xat jo‘natayotgan muassasa nomi ko‘rsatilgan
to‘rtburchak muhr qo‘yiladi.
Zaruriy qismlari burchakda joylashgan bosma yoki xos ish qog‘ozlarida zaruriy
qism avval o‘zbek tilida, so‘ng rus yoki ingliz tilida beriladi.
Zaruriy qismlar
uzunasiga (bo‘yiga) joylashgan bosma ish qog‘ozlarida ular chap tomonda o‘zbek
tilida, o‘ng tomonda rus yoki ingliz tilida beriladi.
Zaruriy qismlari burchakda joylashgan bosma yoki xos ish qog‘ozlarida
zaruriy qism avval o‘zbek tilida, so‘ng rus yoki ingliz tilida beriladi. Zaruriy qismlar
uzunasiga (bo‘yiga) joylashgan bosma ish qog‘ozlarida ular chap tomonda o‘zbek
tilida, o‘ng tomonda rus yoki ingliz tilida beriladi.
Xizmat xatlari quyidagi zaruriy qismlarni o‘z ichiga oladi:
1. O‘zR gerbi.
2. Muassasaning ramziy belgi (emblema) si.
3. Mukofotlar.
4. Vazirlik, boshqarma nomi.
5. Tashkilot nomi.
20
6. Bo‘linma nomi.
7. Tasniflash bo‘yicha hujjatning xos raqami.
8. Muassasaning xos raqami.
9. Pochta, telegraf, manzili, bankdagi hisob-kitob raqami.
10. Sanasi.
11. Shartli raqam (indeks).
12. Kelgan hujjat shartli raqami.
13. Hujjatning kelish sanasi.
14. Hujjat jo‘natilgan adres (xatni oluvchi muassasaning nomi).
15. Munosabat belgisi (rezolyusiya).
16. Nazorat xatida belgi.
17. Matn sarlavhasi (xatning qisqacha mazmuni).
18. Matn.
19. Ilovalar haqida belgi.
20. Imzo.
21. Rozilik belgisi (viza).
22. Kelishuv haqida belgi.
23. Bajaruvchi haqida belgi va uni telefon raqami.
24. Bajarilganligi haqida belgi.
Xizmat xatlari imkoni boricha qisqacha bo‘lishi, biroq bu qisqalik uning aniq va
ravshanligiga ta’sir etmasligi kerak. Qoidaga ko‘ra,
xizmat xatlari bir betdan
oshmasligi lozim. Faqat juda muhim masalalar yozilgan, bir muncha mufassal bayon
talab qiluvchi xatlargina istisno tariqasida uch betgacha bo‘lishi mumkin. Rasmiy
xatlarni tuzuvchi shaxs ma’lum malakaga ega bo‘lishi kerak. Rasmiy xatlarni to‘g‘ri
va tez tuzish avvalo o‘zbek tilining o‘ziga xos xususiyatlarini shuningdek, zamonaviy
rasmiy uslubini va unga qo‘yiladigan talablarni bilishi taqozo qilinadi.
