|
HUJJATLARNI ARXIVGA TAYYORLASh VA TOPShIRISh
|
| bet | 3/3 | | Sana | 27.09.2023 | | Hajmi | 22.64 Kb. | | #84872 |
Bog'liq Bank hujjatlarini saqlash tartibi va arxivlash Baxodirova Gulhayo Mustaqil ish, 2-oraliq, Issiqlik uzatish va uning turlari. (issiqlik o’tkazish, konveksi-fayllar.org, IIBOB (1), 1-O\'z betinshe Jalg\'as, 7-22 guruh, 325681, Эпилепсия ва тутқаноқ синдромлари, 1-13 shppi, Geografik nomlarning imlosi – yozilishi, nomlar transkriptsiyasi, tarjima qilinadigan va tarjima qilinmaydigan nomlar, 0 ‘QISH DARSLARIDA MUSTAQIL ISHLAR, 25134, Базарова Р таржимага, portal.guldu.uz-ESHITISHIDA NUQSONI BO`LGAN BOLALAR.3. HUJJATLARNI ARXIVGA TAYYORLASh VA TOPShIRISh
3.1. Ish yuritish yakunlangan jildlar kalendar yili tugaganidan so‘ng, doimiy va vaqtincha saqlash maqsadida ularni bank arxiviga “Idoraga qarashli arxivlarning asosiy qoidalari” hamda mazkur qoida talablariga muvofiq rasmiylashtiriladi va hisobdan chiqariladi.
3.2. Jildlarni rasmiylashtirish bank va uning tarkibiy bo‘linmalari ish yuritish xizmati xodimlari tomonidan bank arxivi uslubiy yordami va nazorati ostida amalga oshiriladi.
3.3. Saqlash muddatiga qarab yig‘majildlar to‘liq yoki qisman rasmiylashtiriladi.
3.4. Doimiy, vaqtincha saqlanadigan va shaxsiy tarkib bo‘yicha yig‘majildlar to‘liq rasmiylashtiriladi.
Yig‘majildlarni to‘liq rasmiylashtirish quyidagilarni ko‘zda tutadi:
yig‘majildlarni saralash va tikish;
yig‘majildlar varaqlarini raqamlash;
yig‘majildlarni tasdiqlovchi yozuvlarni tuzish (1-ilova);
zarur hollarda yig‘majild hujjatlari ichki ro‘yxatini tuzish (2-ilova);
yig‘majild muqovasi rekvizitlariga zarur aniqliklarni kiritish (bank nomini aniqlashtirish, yig‘majild sarlavhasida indeks va sanani ko‘rsatish va b.).
3.5. Yig‘majildni tashkil etadigan hujjatlar ulardagi barcha hujjatlarning matnlarini, sanasi, munosabat belgisi va rezolyutsiyani erkin o‘qish imkoniyatini hisobga olgan holda kartondan tayyorlangan qattiq, muqovaga to‘rtta teshik orqali tikiladi yoki muqovalanadi. Yig‘majildni tikish (muqovalash)da hujjatdagi metall mahkamlagich (to‘g‘nog‘ichlar, skrepka)lar olib tashlanadi.
3.6. Alohida qimmatga ega bo‘lgan yoki turli o‘lchamdagi qog‘ozda tayyorlangan hujjatlardan tarkib topgan doimiy saqlanadigan yig‘majildlar uch klapanli va bog‘ichli yopiq, qattiq papkalarda yoki karton g‘ilof (quti)larda saqlanadi.
3.7. Yig‘majildda alohida qimmatga ega bo‘lgan hujjatlar, shuningdek, talab qilib olinmagan shaxsiy hujjat (mehnat daftarchasi va boshqa)lar mavjud bo‘lsa, bu hujjatlar konvertga solinadi, so‘ngra yig‘majildga tikib qo‘yiladi. Bunday hujjatlar ko‘p bo‘lsa, yig‘majilddan olinishi va ularga alohida ro‘yxat tuzilishi mumkin.
3.8. Har bir yig‘majildning oxiriga tasdiq ustxati uchun shaxsiy blankalar shakli tikiladi, yig‘majildning boshiga esa zarur bo‘lgan hollarda, yig‘majild hujjatlarining ichki ro‘yxati uchun blankalar shakli tikiladi.
3.9. Yig‘majildga kiritilgan hujjatlarni but saqlashni ta’minlash va joylashuv tartibini mustahkamlash maqsadida uning tasdiq ustxati hamda ichki ro‘yxatidan tashqari barcha varaqlari raqamlagich yoki qora chizma qalam bilan hujjatning matniga tegmasdan o‘ng tomondagi yuqori burchakka arab raqamlari bilan yoyib yozilgan ko‘rinishda yoppasiga (tartib bilan) raqamlanadi. Varaqlarni raqamlash uchun siyoh va rangli qalamlarni qo‘llash taqiqlanadi. Yig‘majilddagi hujjatlarning ichki ro‘yxati varaqlari alohida raqamlanadi.
Shunday tartibda kunlik buxgalteriya hujjatlari, shuningdek, ichki bank hisobvaraqlariga doir hujjatlar rasmiylashtiriladi va tikiladi.
3.10. Bir necha jild yoki qismlardan tarkib topgan yig‘majildlarning varaqlari har bir jild yoki qism bo‘yicha alohida raqamlanadi.
3.11. Yig‘majildda mustaqil varaq sifatida mavjud bo‘lgan maxsus hujjatlar orqa tomonining chap tarafidagi yuqori burchagiga raqam qo‘yiladi.
3.12. Murakkab varaqlarning buklanadigan va o‘ng tomonidagi yuqori burchagiga raqam qo‘yiladi. Shu bilan birga, bir chetidan tikilgan har qanday o‘lchamdagi varaqlar bir varaq sifatida raqamlanadi; murakkab va o‘rtasidan tikilgan hujjatlar qayta tikiladi hamda bir varaq sifatida raqamlanadi.
3.13. Mahkam yelimlangan hujjatlari (qirqib olingan parcha, ko‘chirmalar va hokazolar) bo‘lgan varaqlar bir varaq sifatida raqamlanadi. Agar hujjatga boshqa hujjatlar (qirqib olingan parcha, matnga kiritilgan qo‘shimchalar, tarjimalar va boshqalar) yelimlangan bo‘lsa, har bir hujjatga alohida raqam qo‘yiladi.
3.14. Yig‘majildga tikilgan konvertlar ichiga solingan hujjatlari bilan birga raqamlanadi; bunda avval konvertlar raqamlanadi, shundan so‘ng konvertga solingan har bir hujjat navbatdagi raqam bilan raqamlanadi.
3.15. Yig‘majildga o‘zining xususiy raqami bo‘lgan varaqlari bilan tikilgan hujjatlar (shu jumladan, bosma mahsulotlar) umumiy tartibda raqamlanishi yoki ular yig‘majilddagi varaqlarning joylashish tartibiga muvofiq bo‘lsa, o‘zlarining xususiy raqamlarini saqlab qolishi mumkin.
3.16. Yig‘majild varaqlarini raqamlashda ko‘p miqdorda xatolar aniqlangan hollarda, ish yuritishda ularni qayta raqamlashda eski raqam ustidan bitta qiya chiziqcha chiziladi va uning yoniga varaqning yangi raqami qo‘yiladi; yig‘majildning oxiriga yangi tasdiq ustxati tuziladi, bunda eski tasdiq ustxati ustidan chizib qo‘yiladi, ammo u yig‘majildda saqlanadi.
Bank arxivi yig‘majildlarni davlat arxiviga topshirishga tayyorlayotganda varaqlarni raqamlashda ayrim xatolar mavjudligi aniqlansa, davlat arxivi bilan kelishilgan holda varaqlarga harfli raqamni qo‘yishga ruxsat beriladi.
3.17. Yig‘majilddagi varaqlar soni hisobini yuritish va ularni raqamlashning o‘ziga xos xususiyatlarini qayd etish uchun yig‘majildning tasdiqlovchi ustxati tuziladi. Tasdiqlovchi ustxati belgilab berilgan shaklda tuziladi.
3.18. Tasdiqlovchi ustxatini yig‘majildning muqovasiga yoki oxirgi hujjatning so‘nggi toza varag‘ining orqa tomoniga yozish taqiqlanadi. Agar yig‘majild tasdiq varag‘i blankasiz tikilgan yoki muqovalangan bo‘lsa, blanka yig‘majild muqovasining ichki tomoni yuqori qismiga yelimlanadi.
3.19. Yig‘majildning tasdiq ustxatida raqamlangan varaqlar soni raqam va so‘z bilan yoziladi, keyin alohida “+” (qo‘shuv) belgisi qo‘yilib, ichki ro‘yxat (u mavjud bo‘lsa) varaqlarining soni ko‘rsatiladi.
3.20. Tasdiq ustxatida yig‘majilddagi hujjatlarni raqamlashning quyidagi o‘ziga xos tomonlari ko‘rsatiladi:
hujjatlarda harfli raqamlar bilan belgilangan (litr) sonlari mavjudligi va tushirib qoldirilgan sonlarning mavjudligi;
hujjatlar, gazetalardan qirqib olingan parchalar yelimlab yopishtirilgan varaqlarning raqamlari;
yirik o‘lchamdagi varaqlarning raqamlari;
ichiga hujjat solingan xatjildlar va bu hujjatlar varaqlari soni.
3.21. Tasdiq ustxatini tuzuvchi unga o‘z familiyasi, ismi, otasining ismi, lavozimi, tuzish sanasini yozib, imzo chekadi.
Yig‘majildning tarkibi va holatidagi barcha keyingi o‘zgarishlar (tasdiqlashlar, hujjatlarning asl nusxalarini ko‘chirma nusxalari bilan almashtirish, yangi hujjatlarni qo‘shish va hokazolar) tegishli hujjatlarga asoslangan holda tasdiq ustxatida belgilanadi.
3.22. Doimiy va vaqtincha saqlanadigan hujjatlarning hisobini yuritish uchun mazkur hujjatlarning o‘ziga xosligidan kelib chiqib, ularning ichki ro‘yxati tuziladi.
Har xil hujjatlardan shakllangan, nomlanishi hujjatlarning aniq mazmunini ochib bermaydigan doimiy va vaqtincha saqlanadigan yig‘majildlarga ham ichki ro‘yxat tuzish zarur.
Yig‘majild hujjatlariga ichki ro‘yxat tuzish lozimligi muassasada ish yuritishga doir yo‘riqnoma va nizomlar bilan belgilanadi.
3.23. Ichki ro‘yxat alohida varaqda belgilangan shaklda tuzilib, yig‘majilddagi hujjatlarning tartib raqamlari, indekslari, sanasi, har bir hujjat joylashgan Yig‘majild varaqlari sarlavhasi va raqami to‘g‘risidagi ma’lumotlarni o‘z ichiga oladi.
Yig‘majildning ichki ro‘yxatiga kiritilgan hujjatlar va ichki ro‘yxat varaqlarining sonini raqam va so‘z bilan ko‘rsatgan holda yakuniy xulosa tuziladi.
Ichki ro‘yxatni tuzuvchi unga o‘z familiyasi, ismi, otasining ismi, lavozimi, tuzilgan sanasini to‘liq ko‘rsatgan holda imzo chekadi.
Agar yig‘majild hujjatlarining ichki ro‘yxati blankasiz muqovalangan yoki tikilgan bo‘lsa, belgilangan shaklda tuzilgan ro‘yxat yig‘majild old muqovasining ichki tomoniga yelimlanadi.
3.24. Yig‘majilddagi hujjatlarning tarkibi o‘zgarganda (hujjatlar olinganda, qo‘shilganda, ko‘chirma nusxalari bilan almashtirilganda va hokazo) bu o‘zgarishlar ichki ro‘yxatning tegishli hujjatlarini dalil qilib keltirgan holda aks ettiriladi, zarur hollarda yig‘majildning ichki ro‘yxatiga yangi yakuniy yozuv va tasdiqlovchi ustxati tuziladi.
3.25. Doimiy va vaqtincha saqlanadigan va shaxsiy tarkibga tegishli yig‘majildlarning muqovalari quyidagi shaklda rasmiylashtiriladi. Yig‘majildning muqovasida quyidagilar ko‘rsatiladi:
bank va u bevosita bo‘ysunadigan yuqori tashkilot nomi;
tarkibiy bo‘linma nomi;
yig‘majildning indeksi;
yig‘majildlar ro‘yxati bo‘yicha yig‘majild raqami;
yig‘majildning nomi;
yig‘majild hujjatlari (alohida qimmatga ega bo‘lgan hujjatlardan iborat doimiy saqlanadigan yig‘majildlar)ning qisqacha bayoni;
yig‘majild (jild, qism)ning sanasi;
yig‘majilddagi varaqlar soni;
yig‘majildni saqlash muddati;
yig‘majildning arxivdagi ro‘yxati belgilari.
3.26. Doimiy saqlanadigan yig‘majildlarning muqovasida ular topshiriladigan davlat arxivining nomi, davlat arxivi va bank kodini yozish uchun joy qoldiriladi.
3.27. Yig‘majildning muqovasi rasmiylashtirilayotganda bank nomi va u bevosita bo‘ysunadigan bankning nomi bosh kelishikda to‘liq yoziladi. Agar bank yoki yuqori turuvchi organning rasmiy qabul qilingan qisqartma nomi bo‘lsa, u to‘liq nomdan so‘ng qavs ichida ko‘rsatiladi.
MASALAN: O‘zbekiston aksiyadorlik tijorat sanoat-qurilish banki (O‘zsanoatqurilishbank).
3.28. Yig‘majildning muqovasidagi nomi bank yig‘majildlari nomenklaturasidan ko‘chiriladi. Yig‘majild bir necha jild (qism)dan iborat bo‘lsa, har bir jild (qism) muqovasiga yig‘majildning umumiy nomi va har bir jild (qism)ning nomi qo‘yiladi.
3.29. Ish yuritishda tutilgan yig‘majildning muqovasida, yig‘majild tutilgan va tugagan yil albatta ko‘rsatiladi.
Agar yig‘majildga uning sanasiga muvofiq kelmaydigan hujjatlar ham tikilgan bo‘lsa, sananing tagidagi yangi qatorda bu haqda: “Yig‘majildda ....... yil (lar) hujjatlari mavjud” deb yozib qo‘yiladi.
3.30. Aniq sana qo‘yish muhim ahamiyatga ega bo‘lgan farmoyish, ijodiy va boshqa mazmundagi hujjatlardan tarkib topgan yig‘majildlar, shuningdek, bir necha jild (qism)lardan iborat bo‘lgan yig‘majildlarning sanasi yig‘majilddagi birinchi va oxirgi hujjatning sanasi hisoblanadi, ya’ni yig‘majildga kiritilgan eng oldingi va eng so‘nggi hujjatlarni ro‘yxatga olish (tuzish) sanalari (kuni, oyi, yili) yig‘majildning sanasi hisoblanadi.
3.31. Majlis, yig‘ilishlarning bayonnomalaridan iborat bo‘lgan yig‘majildlarning sanasi — tasdiqlanish sanasi (agar ular tasdiqlansa) yoki yig‘majildni tashkil etgan birinchi va so‘nggi bayonomalarning sanalari hisoblanadi.
3.32. Hujjatning sanasini belgilashda avval yil, so‘ngra kun va oy ko‘rsatiladi. Yil va kun raqamlarda, oy nomi esa so‘z bilan yoziladi.
|
| |
