Mijoz bilan hisob-kitob naqd pul bilan ham, pul o‘tkazish yo‘li bilan ham amalga oshirilishi mumkin. Yagona hisob-kitob soati (12 soat) tizimini joriy etish mehmonxona ma’muriyatiga mijozlar bilan texnik hisob-kitob qilish jarayonini soddalashtirish imkonini beradi. Mijozga kredit kartalaridan foydalanish imkonini berish yo‘li bilan mehmonxona uning erkinlik darajasini oshiradi.
Qabul qilish xizmatining ishini yengillashtirish uchun axborot hisoblash tizimlari ishlab chiqilgan va tatbiq etilmoqda. Umumiy holda axborot hisoblash tizimi quyidagi to‘rt funksional qismdan tashkil topadi: joylarni oldindan buyurtma qilish
kichik tizimlari; xizmatga doir axborot berilishini ta’minlash kichik tizimlari; navbatchi ma’mur kichik tizimlari; mehmonxona ma’muriyati kichik tizimlari.
Axborot hisoblash tizimi ning imkoniyatlari juda keng. Joylarni oldindan buyurtma qilish jarayonini avtomatlashtirish bilan bir qatorda kelayotganlar ro‘yxatga olinadi, nomer fondining hisobi yuritiladi, mijozlarga to‘lash uchun hisobvaraqlar tayyorlanadi.
Qabul qilish xizmati administratori zo‘r psixolog bo‘lib, mijoz bilan suhbatda to‘g‘ri yo‘l tanlashni va u nimani qadrlaydi darrov anglashi muhim (osoyishtali kni, nomerda qo‘shi mcha xizmat).
Qabul qilish xizmati xodimlari otel haqida barcha malumotlarni (nomerlarning yaxshi va yomon taraflari, joylashishi, narxi, boshqa xizmatlar...), shaharning diqqatga sazovor joylarini, manzilini, qanday borish mumkinligini, transport, muzey, teatrlarning ishlash rejimini to‘liq bilishlari shart.
Qabul qilish va joylashtirish bo‘limining asosiy funksiyalari: tashrif buyurgan mehmonlarni ro‘yxatga olish, nomerlarni taqsimlash, mehmonlarni joylashtirish, ro‘yxatdan chiqarish va boshqa qo‘shimcha xizmatlarni ko‘rsatishdir.
Qabul qilish xizmati otel xollida joylashgan bo‘lishi shart. Iloji bo‘lsa, qabul xizmati klerklari o‘z ish joylaridan liftni ko‘rib turishlari lozim. Bu mijozlar va yuklar ustidan qo‘shimcha nazoratni olib borish imkonini beradi.
Front office kechayu-kunduz uch smenada ishlaydi: Birinchi si-7.00- 15.00gacha; ikkinchisi - 15.00-23.00 gacha; uchinchisi - 23.00-ertalab 7 gacha. Albatta tungi smena qisqartirilgan tarkibda ishlaydi.
“ Front office”da sanab o‘tilgan bo‘limlardan tashqari mehmonxona kassasi ham kiradi va u ikki tomonga, yani qabul bo‘limi va buxgalteriyaga bo‘ysunadi. Xuddi shunday bron xizmatini Front office menejeri va marketing bo‘limi nazorat qiladi.
Front office mijozlar, ularning tabi,
qadriyatlari, tug‘ilgan kuni haqida axborot yig‘adi va saqlaydi. Mehmonlar haqidagi axborotlar va VIP mijozlar bilan ishlarni mehmonlar bilan ishlovchi menejer (quest relation manager), juda muhim mehmonlarni bosh direktorning o‘zi kutib olishi mumkin.
Teatr va muzeylarga chiptaga buyurtma berish, transferni tashkil qilish (aeroportdan otelga yoki teskarisi), avtomobilga buyurtma berish va shu kabilar bilan konserj shug‘ullanadi. Malakali konserj Rimda Papa bilan uchrashuv uyushtirishi, Nyu-Yorkdagi eng zamonaviy myuziklda chipta topishi mumkin. Konserj shveysar (doorman), yuk tashuvchi (porter), paj (bellman) va lift xodimlari ishini nazorat qiladi. Bu xizmat ishi oson, lekin muhimdir.
Shveysar mehmonni kutib oladi, eshikni ochadi, taksi chaqiradi,
parkovkani boshqaradi, mehmon yuklariga yordam beradi, yukni qo‘riqlab uni yuk tashuvchiga topshiradi, ular esa o‘z navbatida yukni mehmonxonaga olib kirib, nomerlarga taqsimlaydi. Shuningdek, shveysar shaharning barcha diqqatga sazovor joylarini bilishi va kerak bo‘lganda mehmonga yo‘l ko‘rsata olishi zarur.
Paj mehmonni nomerga kuzatadi, yukini olib boradi,
nomerni ochadi, uning tayyorligini tekshiradi va korrespondensiyalarni nomerga tarqatadi. Paj direktorning “ko‘zi va qulog‘i”dir, u barcha shubhali hodisalarni “yuqoriga” yetkazadi.
Kiruvchi, chiquvchi telefon qo‘ng‘iroqlari - bu telefon operatorlarining xizmat doirasidir, shuningdek, telefon suhbatlarining o‘z vaqtida to‘lanishini nazorat qilishadi, mehmonni uyg‘otish va ularning savollariga javob berish (yoki
axborot olish mumkin bo‘lgan xizmatga ulash) ham ularning vazifasidir. Telefon xizmati xodi mlari yoqi mli ovozga ega bo‘lishlari kerak
Mehmonxona administratori (porte) quyidagilarni bajara olishi kerak:
11yordam ko‘rsatish;
hujjatlarni rasmiylashtirish;
mehmonxona kompleksi obektlariga yo‘ nal ishlarni bilish;
“men bilmayman, bu menga malum emas” iboralariga yo‘l qo‘ymaslik;
kiyimining tozaligiga e’tibor berish;
xorijiy tilni bilish;
mehmonnavozlikka to‘g‘ri keladigan so‘zlardan foydalanish;
raqobatbardoshlikni saqlash;
ertangi kunga ish joyini tayyorlash;
maksimal darajada mehmonxonada kichik lavozimdagi xodi ml arni ng katta lavozi mdagi xodi mlarga bo’ ysunishi, hurmat qilishi;
masuliyatni o‘z bo‘yniga olish.
Front office tarkibidagi yana boshqa xizmatlar-moliyaviy xizmatlar(valyuta ayriboshlash), pochta xizmati, shahar haqida malumotlar kiradi.
Mehmonxonadagi bu bo‘limning asosiy vazifasi: nomerni bron qilish, mijozlarni ro‘yxatga olish, ularni joylashtirish va kuzatib qo‘yishdir.
“Front office” ning servis bo‘yicha hamkorlari
- ekskursiya byurosi, avtomobillarni ijaraga berish tashkiloti, turistik agentliklar bilan al oqa o‘rnatilgan bo‘lishi kerak.
Nomer fondini boshqarish xizmatining tashkiliy prinsiplari. Mehmonlarni kutib olish ko‘pgina tushunmovchiliklarni yengib o‘tadi. Bu vazifani ro‘yxatga olish (registratsiya) bo‘limi amalga oshiradi. Ammo, bu yerda ham tashkiliy xatolar bo‘lishi mumkin. Kichik mehmonxonalarda porte ham ro‘yxatga oladi, hujjatlarni rasmiylashtiradi, turistik rasmiyatchilikni tekshiradi va nomer fondi xizmati bilan aloqada bo‘ladi. Bunday rasmiyatchiliklar, ko‘p kutishlar turistlar.
