Opis Przedmiotu Zamówienia

Dokument : 2016-124737

Opis Przedmiotu Zamówienia

1. 
   Nazwa zadania:
   

2. 
   Dane zamawiającego: Miasto Rybnik, ul. Bolesława Chrobrego 2, 44-200 Rybnik, NIP: 642-001-07-58.
   

3. 
   Termin realizacji zamówienia: rok od daty zawarcia umowy lub wykorzystania kwoty określonej w umowie.
   

4. 
   Przedmiot zamówienia:
   

1. 
   Przedmiotem zamówienia jest konserwacja i serwis urządzeń drukujących użytkowanych przez Urząd Miasta Rybnika.
   
2. 
   Wykonawca w ramach umowy zobowiązany jest do:
   
   1. 
      Przyjęcia zgłoszenia i bezzwłocznego potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.
      
   2. 
      Odłączenia i odbioru urządzenia z miejsca jego eksploatacji, a po zakończeniu prac ponownego jego podłączenia.
      
   3. 
      Wykonania przeglądu technicznego, sporządzenia i przesłania na adres informatyka@um.rybnik.pl dokumentu ekspertyzy w edytowalnej wersji (zgodnie z załącznikiem nr 2). W przypadku konieczności naprawy Wykonawca określi czas potrzebny na zrealizowanie prac.
      
   4. 
      Przeprowadzenia konserwacji na zlecenie Zamawiającego w ramach której zostaną przeprowadzone co najmniej następujące czynności:
      
      1. 
         Demontaż i montaż urządzenia,
         
      2. 
         Czyszczenie systemu optycznego (lustra, soczewki, szyby, itp.),
         
      3. 
         Czyszczenie elektrod i ich regulacja,
         
      4. 
         Czyszczenie mechanizmów pobierania, prowadzenia papieru, separatorów, itp.,
         
      5. 
         Czyszczenie zespołu transportu papieru, zespołu wywołującego,
         
      6. 
         Czyszczenie zespołów utrwalania i wywoływania,
         
      7. 
         Czyszczenie i konserwacja elementów gumowych (wałki, rolki, paski),
         
      8. 
         Czyszczenie i konserwacja głowicy,
         
      9. 
         Czyszczenie filtrów,
         
      10. 
          Czyszczenie i odkurzanie wnętrza urządzenia z wszelkich nieczystości (toner, tusz, pył z papieru, kurz),
          
      11. 
          Czyszczenie i smarowanie elementów układu napędowego oraz innych elementów ruchomych,
          
      12. 
          Czyszczenie zewnętrznej obudowy oraz podajników papieru
          
      13. 
          Regulacja jakości kopii,
          
      14. 
          Regulacja dozowania tonera,
          
      15. 
          Sprawdzenie jakości wydruków i poprawnego działania wszystkich funkcji urządzenia.
          
   5. 
      Przeprowadzenia ekspertyzy w ramach której Wykonawca opisze stan techniczny urządzenia oraz koszty jego ewentualnej naprawy wraz z niezbędnymi częściami na dokumencie zgodnym z załącznikiem nr 2. W przypadku kiedy koszt naprawy jest nieadekwatny do wartości urządzenia Wykonawca potwierdzi, że sprzęt nadaje się do utylizacji. W przypadku rezygnacji z naprawy Zamawiający ponosi tylko koszt ekspertyzy.
      
   6. 
      Przeprowadzenia naprawy na zlecenie Zamawiającego (zgodnie z akceptacją kosztów w załączniku nr 2) w ramach której zostaną przeprowadzone czynności zgodnie ze sporządzoną ekspertyzą oraz każdorazowo czyszczenie zewnętrznej obudowy i podajników papieru. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wskazania na zleceniu tylko niektórych czynności i części spośród wymienionych w przygotowanej ekspertyzie.
      
   7. 
      Bezpłatnego dostarczenia i instalacji urządzenia zastępczego o nie gorszych parametrach na życzenie Zamawiającego w sytuacji, gdy czas naprawy przekroczy wymagane terminy. W przypadku dostarczenia innych modeli urządzeń niż posiadane przez Zamawiającego (załącznik nr 1), Wykonawca wraz z urządzeniem dostarczy materiały eksploatacyjne i będzie ponosił ich koszt do czasu powrotu naprawianego urządzenia z serwisu.
      
   8. 
      Zamawiający wymaga, aby dostarczone przez Wykonawcę części były zgodne z zaleceniami producenta urządzenia, były najwyższej jakości i wolne od wad (ich użycie nie może powodować utraty gwarancji producenta urządzenia).
      
   9. 
      Udzielenia gwarancji na wymienione części min. 6 miesięcy oraz 3 miesięcy na wykonane prace w ramach konserwacji i/lub naprawy.
      
3. 
   Wymagane terminy przeprowadzenia usługi i/lub naprawy:
   
   1. 
      1 dzień roboczy dla ekspertyzy od otrzymania zgłoszenia,
      
   2. 
      2 dni robocze dla konserwacji,
      
   3. 
      3 dni robocze dla naprawy lub więcej pod warunkiem, że Zamawiający dostarczy i podłączy urządzenie zastępcze.
      
4. 
   Rozpoczęcie prac związanych z naprawą może nastąpić po wypełnieniu przez Wykonawcę punktów II i III załącznika nr 2 oraz akceptacji kosztów planowanej naprawy przez Zamawiającego uwzględnionej w punkcie IV załącznika nr 2. Wykonawca nie musi oczekiwać na akceptację kosztów przez Zamawiającego w sytuacji, gdy całkowity koszt naprawy nie przekroczy 250 zł brutto.
   
5. 
   Koszt ekspertyzy nie może być wyższy niż koszt konserwacji.
   
6. 
   Wykonawca ponosi odpowiedzialność za ewentualne uszkodzenia urządzeń powstałe podczas ich konserwacji lub naprawy. Zamawiający ma prawo żądać bezpłatnego usunięcia wad w terminie uzgodnionym z Zamawiającym.
   
7. 
   Zamawiający zabrania naklejania na urządzeniach reklam, etykiet i innych tego typu materiałów.
   
8. 
   Zlecenie konserwacji i/lub awarii następować będzie drogą mailową na wskazany przez Wykonawcę adres e-mail.
   
9. 
   Wykaz modeli i ilości drukarek będących w posiadaniu Zamawiającego przedstawiono w załączniku nr 1. Zamawiający informuje, że ilości oraz modele użytkowanych urządzeń mogą w trakcie obowiązywania umowy ulec zmianie. Wykonawca zobowiązuje się do serwisowania wszystkich urządzeń drukujących będących w użytkowaniu przez Zamawiającego.
   
10. 
    Zamawiający zastrzega sobie prawo do instalacji nowych urządzeń oraz zmiany lokalizacji już działających.
    
11. 
    Zamawiający zastrzega sobie prawo do modyfikacji szablonu załącznika nr 2.
    
12. 
    Wykonawca zobowiązuje się do zakupu części po cenach rynkowych a Zamawiający zastrzega sobie możliwość wskazania tańszego źródła zakupu podzespołów.
    
13. 
    Zamówienie obowiązuje rok od daty zawarcia umowy lub do czasu wykorzystania kwoty określonej w umowie.
    
14. 
    Zamawiający zastrzega sobie możliwość niewykorzystania pełnej kwoty przeznaczonej na serwis urządzeń drukujących wynikającej z mniejszej ilości zleceń.
    
15. 
    Zamawiający zastrzega sobie możliwość zlecania Wykonawcy samej dostawy podzespołów, bez ich wymiany/montażu.
    
16. 
    Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną:
    
    1. 
       za odstąpienie od umowy przez którąkolwiek ze stron z przyczyn niezależnych od Zamawiającego w wysokości 10% wynagrodzenia umownego,
       
    2. 
       za zwłokę w wykonaniu ekspertyzy i/lub konserwacji wynikającej ze zgłoszenia w wysokości 10% jej wartości za każdy dzień przekroczenia terminu, jednak nie więcej niż 80%.
       
    3. 
       za zwłokę w wykonaniu naprawy w wysokości 5% wynagrodzenia należnego za daną naprawę za każdy dzień przekroczenia terminu, jednak nie więcej niż 80%. Dostarczenie urządzenia zastępczego wstrzymuje naliczanie kary umownej.
       
    4. 
       za każdy dzień zwłoki w dostarczeniu urządzenia zastępczego po wymaganym terminie 10% wynagrodzenia należnego za daną naprawę, jednak nie więcej niż 80%.
       
17. 
    Zamawiający może dochodzić odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych.
    
18. 
    Odstąpienie od umowy nie powoduje utraty uprawnienia do naliczenia kary umownej.
    
19. 
    Cena oferty winna obejmować wszystkie koszty towarzyszące wykonaniu zamówienia, obejmujące w szczególności koszt konserwacji, naprawy, części zamiennych, transportu czy też dostarczenia urządzenia zastępczego wraz z materiałami eksploatacyjnymi.
    
20. 
    Podana wartość oferty (suma) nie jest ostatecznym wynagrodzeniem jakie otrzyma Wykonawca. Wynagrodzenie wynikać będzie z faktycznie zleconych i wykonanych prac oraz ich zakresu.
    
21. 
    Rozliczenie za wykonane prace następować będzie na podstawie faktury wystawionej po potwierdzeniu odbioru prac każdego zlecenia. Przed wystawieniem faktury konieczne jest uzupełnienie przez Wykonawcę załącznika nr 2 i jego przesłanie na adres: informatyka@um.rybnik.pl. Termin płatności faktury będzie wynosił co najmniej 30 dni od daty jej otrzymania przez Zamawiającego.
    
22. 
    Ceny podane w ofercie są dla Wykonawcy wiążące na cały okres trwania umowy.
    
23. 
    W szczególnych przypadkach, cena oferowanych części może ulec zmianie w czasie trwania umowy po uprzednim przedstawieniu przez Wykonawcę dokumentu poświadczającego wzrost ceny danego podzespołu. Dokument taki powinien być podpisany przez producenta lub autoryzowanego dystrybutora danego urządzenia.
    

Oferta ma zostać złożona w formie elektronicznej (zeskanowany dokument) na adres informatyka@um.rybnik.pl lub w formie papierowej w Kancelarii Urzędu Miasta, zaadresowana na Wydział Informatyki, zgodnie z załącznikiem nr 3 do Opisu Przedmiotu Zamówienia.

1. 
   Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyli się od podpisania umowy, Zamawiający wybierze kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.
   
2. 
   Niniejsze postępowanie prowadzone jest na zasadach opartych na wewnętrznych uregulowaniach organizacyjnych Zamawiającego. Nie mają tu zastosowania przepisy Ustawy Prawo zamówień publicznych.
   

- Załącznik nr 2 - dokument ekspertyzy

Zestawienie urządzeń drukujących używanych przez Zamawiającego

Załącznik nr 2