Sammanfattning

1.4Paradigmskiftet

Figur 1 Utvecklingen från konsten att skriva till konsten att kommunicera.

För ca 4500 år sedan uppstod skrivkonsten i modern tid. Detta som en följd av att sumererna ville kunna bokhålla spannmålsdistributionen effektivt. Kunskap förmedlades från person till person framförallt genom muntlig tradition. Man berättade, åskådliggjorde med kroppsspråk och skissade i sanden för att förmedla sin kunskap till kommande generationer. Enstaka exemplar av dokumenterad information förekom (på papyrusrullar, inristningar i bergväggar etc.).

Inte förrän under mitten av 1400 talet då Gutenberg lade grunden till boktryckarkonsten skedde något mycket dramatiskt - tryckerikonsten uppstod. Plötsligt uppstod nya snabba kanaler för att distribuera information. Prästerskapet som hade monopol på informationsförsörjningen hade svårigheter att acceptera förändringarna. Grunden lades nu för en allmän kunskapshöjning och överföring av kunskap mellan olika discipliner. En renaissance (pånyttfödelse) uppstod som bäddade för den efterföljande industriella utvecklingen då vi ersatte maskinbetonat mänskligt arbete med just maskiner.

1.5BESKRIVNING AV DAGENS INFORMATIONSHANTERING

1.5.1Dagens faktabaser

Dagens faktabaser har många olika format och skiftande innehåll. Gemensamt för faktabaser är att samla information och att informationen ska vara lättillgänglig vid behov. Det är också av intresse att kunna sortera ut och matcha olika uppgifter och data i förhållande till varandra. Kännetecken för en bra faktabas är att informationen är lätthanterlig för användaren. Smidiga lösningar ökar användningen och underlättar uppdatering av information. När en faktabas skapas är det viktigt att man dels tillgodoser de behov som existerar i dagsläget, men även att den kommer att klara framtida behov.
Ett företags faktabas kan till exempel innehålla information om kunder, personal och dess kompetens, erfarenhetsdata, kontakter, leverantörer och projekt. Hur faktabasen är uppbyggd och vilken kategori av information som lagras i den bestäms av den tänkta användningen. Att lagra information som är irrelevant kan vara lika irriterande som att önskad information inte finns tillgänglig.
Det traditionella har varit att faktabaserna är pappersbaserade och hårt knutna till den fysiska plats som de befinner sig på. Detta medför problem för företag, projekt etc., som är utspridda på olika geografiska platser. Vidare har de strukturer som inte är anpassade för en långsiktig informations­lagring och integration med andra faktabaser.

1.5.2Kunskapslagring

Figur 2 Datorlagrad information/kunskap har olika lång varaktighet

I figur 2, som bygger på figur 3, visas hur information med olika uppskattad livslängd flödar från våra personliga digitala behållare till på global nivå allmänt tillgängliga information/kunskap. När vi samarbetar i projekt (eller företag som ju är en typ av projekt) måste vi anpassa vår interna information för att passa ett gemensamt projektspråk. På alla nivåer finns det en externt riktad information (personliga CV, företagspresentationer etc.) som är allmänt tillgänglig.

Figur 3 Informell information blir formell i olika kunskapsdomäner (världar).

1.5.3Erfarenhetssamling

Att samla erfarenheter kan göras på många sätt. Det vanligaste är att man samlar sina egna erfarenheter i minnet och drar nytta av dem i framtida situationer. Att samla erfarenheter i andra system än det egna minnet kräver att man kan definiera sina erfarenheter samt dokumentera och lagra dem på ett sätt som gör det möjligt att finna dem vid behov. Erfarenheterna ska systematiseras på ett sätt som gör det enkelt att finna dem när man behöver ta del av dem. Exempelvis är det mycket viktigt att också lagra uppgifter som gör det möjligt att beskriva det sammanhang (kontext) i vilket erfarenheten uppstod (när, var, varför, etc.).

1.5.4Kunskapskommunikation

I alla tider har människor förmedlat kunskaper. Den vanligaste förmedlingsmetoden har varit den muntliga traditionen och lära genom att härma. Efter skriftspråkens inträde har kunskap¹ även förmedlats via text. I början var kunskapsförmedlingen via skrift endast för ett fåtal utvalda som fick lära sig skrivkonsten samt fick tillgång till skriftsamlingar. Boktryckar­konstens inträde på 1400 talet har gett kunskapsförmedling via text ett stort swing uppåt. Kunskaper som samlats i skrift kunde nu spridas billigare vilket gjorde att det blev intressant för fler att ta sig ur analfabetismen.
I dagsläget sker kunskapskommunikation genom tal, skrift och bilder precis som tidigare. Den stora skillnaden är lagringen, förmedlingen och åtkomsten av kunskap. Vi kan nu lagra information digitalt oavsett om den förmedlas skriftligt eller audiovisuellt. Fördelar med digital lagring av kunskap är att den kräver mindre fysiska volymer och är lättare att transportera och interagera med. I dag sker kunskapskommunikation genom flera olika media. Vi är inte längre hänvisade till fysiks kontakt vid förmedlandet av information.
Den digitalt lagrade informationen kan göras tillgänglig för allmänheten genom att läggas ut på Internet. Här kan vem som helst leta upp dokument av intresse och ta del av dem. Problemet är att veta att materialet finns tillgängligt på Internet samt var information finns. Det finns sökmotorer på Internet som hjälper till att finna det som söks (se kap 1.6.4 ”Kunskapsnoder i praktiken”). Att kunna söka information på nätet kräver kunskap om sökmotorns kommandon för att kunna begränsa antalet träffar. Liksom tidigare gäller det att ju mer man vet om det man undersöker desto lättare har man att finna relevant information.
Problem kan uppstå då man önskar att leta efter digitalt lagrad information som inte har uppdaterats i takt med den tekniska utvecklingen. Standarden för hur information skall lagras i digitalform ändras ständigt till följd av den tekniska utvecklingen inom området. Risken finns att information om genomförda projekt inte underhålles vid uppdatering av tekniken för avläsning av digitalt lagrad information vilket leder till att informationen inte längre är direkt tillgänglig. Dessutom är det inte allmänt känt att den fysiska livslängden på magnetiska och optiska media ej kan förväntas vara större än 5 - 30 år.

1.5.5System för datorstött samarbete

I dag finns det många tekniska lösningar som underlättar datorstött samarbete. Vilken teknisk lösning som väljs beror på vilken grad av datorstöd som söks för samarbetet. Datorstött samarbete fyller i sig ingen funktion utan vinsten fås av hur de vardagliga arbetsuppgifterna kan effektiviseras och hur kommunikationen och informationsflödet kan förbättras och underlättas. Datorstött samarbete kan vara allt från datorstödd informationsöverföring till samtidigt distribuerat samarbete på en digital byggnadsmodel.

1.5.6Intranät

Intranät uppstår när ett företag eller organisation använder Internet för intern informationshantering. Fördelen med att bygga upp sitt interna informationssystem i Internetmiljö är att nätet är tillgängligt var helst en medarbetare befinner sig så länge som denne har tillgång till Internet. Intranät anses vara nyckeln till effektiv interninformation där varje medarbetare snabbt och lätt kan ta del av företagets information, rutiner, datorprogram och regelverk, se figur 4. Det största problemet med intranät är att medarbetare inte längre är informations­mottagare utan oftast aktivt måste söka information, de har blivit informations­tagare. Idag finns dock teknik utvecklad som kan mata användare med information från nätet, s k push teknologi, se kapitel '10.5.1 Push-teknik'. Intranätet bör förse användaren med den information som behövs för att han/hon skall kunna öppna kanaler för information som sänts automatiskt eller direkt från vissa personer.
Ett intranät kan innehålla mycket mer än information från företagsledning till medarbetare. Exempelvis kan blanketter så som reseräkningar, adressändringar och ansökningar om tjänstledighet hanteras helt digitalt via Intranät. System för erfarenhetssamling och befintlig lokal kompetens kan med fördel kopplas till Intranät då tillgängligheten ökar för medarbetarna.

Figur 4 Exempel på Intranäts innehåll och funktionalitet

1.5.7Databaser

En databas är en strukturerad samling information med vidhängande system för strukturering och hantering av informationen. När man utvecklar en databas är det viktigt att den är välorganiserad så att informationen är konsistent samt beskriven för att kunna integreras med nuvarande och framtida systam. Databaser inom ett företag är tyvärr ofta ej lätta att integrera eftersom de växt upp utan tanke på att en gemensam begreppsapparat är mycket fördelaktig vid integrerad användning av digital information.
Databaser är oftast uppbyggda i klient – serversystem där tabeller ligger lagrade på en central server som nås av alla användare medan användargränssnittet finns på varje användares dator (klient). På detta vis har alla användare tillgång till samma data men det är de lokala maskinerna som får göra huvudarbetet.
Vanligast har det varit att använda sig av databaser utvecklade i miljöer för lokal användning där databasen finns antingen på den lokala maskinen eller i en dator kopplad till det lokala nätverket, t ex Microsoft Access databaser och Microsoft Structured Query Language, SQL, servrar. Nu går utvecklingen mer och mer åt webblösningar där databasen blir tillgänglig på Internet.

1.5.8Datornätverk

I datornätverk kan flera datorer kommunicera samtidigt under olika protokoll som t ex TCP/IP, Transmission Control Protocol/Internet Protocol . Varje dator i nätverket har ett namn och en adress som används av denna och de andra datorerna vid kommunikationen. När en dator skickar information på nätverket paketeras informationen. I paketet finns det förutom informationen (data) angivet avsändare och adress så att informationen når fram till rätt mottagare.
Samarbete via datornätverk kan vara allt från att några datorer delar på en skrivare till avancerade system där olika användare delar på gemensamma hårddiskar, gemensam programvara eller data ur gemensamma system.

Download 2,94 Mb.