Garis panduan ini disediakan untuk rujukan Pejabat Bendahari mengenai tatacara memproses permohonan pembiayaan komputer mengikut pekeliling dan peraturan berkuatkuasa.
Garis panduan ini merangkumi semua jenis pembiayaan komputer bagi staf UPM yang bertaraf tetap dan kontrak.
3.1
|
Terima borang permohonan
|
|
3.1.1
|
Terima Borang Permohonan Pembiayaan Komputer Bagi Pegawai UPM (SOK/KEW/BR019/BYR) dari pemohon beserta dokumen sokongan.
|
|
3.1.2
|
Cop tarikh terima pada muka surat hadapan borang tersebut.
|
|
3.1.3
| |
|
|
(a)
|
Skim pembiayaan ini hanya ditawarkan kepada semua anggota Perkhidmatan Awam yang bertaraf tetap dan kontrak. Pembiayaan ini dibenarkan dibuat tiga (3) tahun sekali dikira mulai tarikh kelulusan sebelumnya dengan syarat pinjaman yang ada telah diselesaikan.
|
|
|
(b)
|
Jumlah potongan bulanan untuk pembelian komputer berkenaan hendaklah tidak melebihi 1/3 daripada gaji pokok anggota dan jumlah semua potongan gajinya hendaklah tidak melebihi 60% dari jumlah gaji pokok serta elaun-elaun.
|
3.2
|
Rekod di dalam Buku Daftar Pembiayaan
|
|
3.2.1
|
Rekod penerimaan borang di dalam Buku Daftar Permohonan Pembiayaan Komputer.
|
|
|
(a)
|
Bilangan @ Bil.
|
|
|
(b)
|
Tarikh terima permohonan
|
|
|
(c)
|
Nama pemohon
|
|
|
(d)
|
Jawatan
|
|
|
(e)
|
Pusat Tanggungjawab / PTJ
|
|
|
(f)
|
Jumlah Permohonan
|
|
|
(g)
|
Tarikh di kembalikan untuk pembetulan
|
|
|
(h)
|
Tarikh kelulusan
|
|
|
(i)
|
Tempoh kelulusan dari (b) hingga (h)
|
|
|
(j)
|
Tarikh terima perjanjian
|
|
|
(k)
|
Nombor baucar
|
|
|
(l)
|
Jumlah baucar
|
|
|
(m)
|
Tarikh baucar
|
|
|
(n)
|
Nombor fail peminjam
|
|
|
(o)
|
Tarikh cek
|
|
|
(p)
|
Catatan
|
3.3
|
Semak maklumat borang permohonan
|
|
3.3.1
|
Semak syarat-syarat pembiayaan seperti berikut:--
|
|
|
(a)
|
Taraf jawatan staf tetap/ kontrak :
|
|
|
|
i.
|
Bagi staf yang bertaraf tetap hendaklah mengikut pekeliling semasa.
|
|
|
|
ii.
|
Bagi staf yang belum disahkan dalam jawatan dan staf kontrak hendaklah mengemukakan salinan surat tawaran dan surat lantikan.
|
|
|
|
iii.
|
Bagi staf yang dilantik sebagai Tutor tidak layak memohon.
|
|
|
(b)
|
Gaji Pegawai : Semak slip gaji yang terkini pemohon yang mana potongannya tidak melebihi 60% iaitu termasuk potongan pembiayaan komputer yang akan diluluskan.
|
|
|
(c)
|
Umur Pemohon : Bagi pemohon yang akan bersara, tempoh bayaran balik hendaklah dijelaskan enam (6) bulan sebelum tarikh persaraan pemohon
|
|
|
(d)
|
Sebutharga Komputer : Sebutharga Komputer hendaklah dilampirkan untuk menentukan jumlah sebenar yang ingin dipohon dan bagi menentukan jumlah sebenar yang layak untuk dipertimbangkan.
|
|
|
(e)
|
Pengesahan Borang Permohonan : Borang Permohonan hendaklah disahkan oleh Dekan atau Ketua Jabatan atau Ketua Bahagian.
|
|
3.3.2
|
Semak kelayakan permohonan:-
Pemohon layak untuk membuat pembiayaan seterusnya dengan syarat pembiayaan sebelumnya telah genap tiga (3) tahun dan baki pembiayaan telah dibayar balik sepenuhnya.
|
|
3.3.3
|
Semak baki Kumpulan Wang Pembiayaan Komputer melalui Sistem Saga bagi memastikan peruntukkan sediada mencukupi.
|
3.4
|
Pengesahan maklumat permohonan dan kelayakkan
|
|
3.4.1
|
Dapatkan pengesahan maklumat dan kelayakkan permohonan daripada pegawai yang bertanggungjawab.
|
3.5
|
Kelulusan pinjaman/pembiayaan
|
|
3.5.1
|
Dapatkan kelulusan permohonan pinjaman/pembiayaan kenderaan daripada Bendahari atau pegawai yang diberikuasa.
|
3.6
|
Penyediaan/penyerahan Surat Kelulusan Pembiayaan Komputer
|
|
3.6.1
| Sediakan surat kelulusan pembiayaan komputer berpandukan Daftar Format Surat Kelulusan Dan Tawaran Pembiayaan Komputer (OPR/BEN/DF046/BYR) |
|
3.6.2
|
Serah surat kelulusan pinjaman/pembiayaan kepada pemohon. Surat kelulusan pinjaman/pembiayaan hanya sahlaku selama tiga (2) bulan sahaja.
|
3.7
|
Sedia fail peminjam
|
|
3.7.1
|
Sediakan fail peminjam setelah surat kelulusan pinjaman/pembiayaan dikeluarkan kepada peminjam.
|
|
3.7.2
|
Lekatkan Senarai Semak Dokumen Fail Individu Bagi Pembiayaan Komputer (OPR/BEN/SS004/BYR) pada kulit fail tersebut.
|
3.8
|
Terima Jawapan
|
|
3.8.1
|
Pemohon hendaklah mengemukakan Daftar Format Memorandum Penerimaan /Perjanjian Skim Pembiayaan Komputer Bagi Pegawai UPM (OPR/BEN/DF041/BYR) samada menerima atau menolak tawaran dalam tempoh sahlaku surat kelulusan. Sekiranya tiada tindakan daripada pemohon dalam tempoh tersebut, tawaran akan terbatal dengan sendirinya.
|
|
3.8.2
|
Jika pemohon mempunyai alasan yang munasabah dan ingin melanjutkan tempoh kelulusan, pemohon hendaklah mengemukakan surat penjelasan untuk dipertimbangkan. Had maksimum tempoh lanjutan tawaran pembiayaan komputer hanya sahlaku dalam tempoh tiga (3) bulan daripada tamatnya tempoh tawaran asal.
|
3.7
|
Penyediaan / penyerahan Surat Perjanjian pembiayaan
|
|
3.7.1
|
Sediakan surat perjanjian pembiayaan berpandukan Daftar Format Memorandum Penerimaan /Perjanjian Skim Pembiayaan Komputer Bagi Pegawai UPM (OPR/BEN/DF041/BYR)
|
|
3.7.2
|
Semak Surat Perjanjian tersebut dan pastikan jumlah pinjaman dan tempoh bayaran balik adalah selaras dengan kelulusan.
|
|
3.7.3
|
Serah surat perjanjian pinjaman/pembiayaan kepada pemohon untuk dilengkapkan.
|
3.8
|
Terima Surat Perjanjian Pinjaman/pembiayaan daripada pemohon
|
|
3.8.1
|
Surat Perjanjian hendaklah dilengkapkan oleh pemohon dengan mendapatkan dua (2) orang penjamin.
|
|
|
(a)
|
Penjamin hendaklah terdiri daripada staf tetap UPM yang sama kumpulan jawatannya atau lebih tinggi jawatannya daripada peminjam.
|
|
|
(b)
|
Saksi bagi setiap penjamin boleh terdiri daripada orang yang sama atau berlainan dan hendaklah dikalangan staf tetap UPM.
|
|
3.8.2
|
Bagi surat perjanjian yang tidak lengkap, kembalikan kepada pemohon untuk dilengkapkan.
|
3.9
|
Tandatangan surat perjanjian pembiayaan
|
|
3.9.1
|
Surat Perjanjian yang telah dilengkapkan oleh pemohon hendaklah ditandatangani oleh Bendahari / Pegawai yang diberikuasa.
|
|
3.9.2
|
Serah surat perjanjian tersebut kepada pemohon untuk disetemkan.
|
3.10
|
Setem surat perjanjian pembiayaan
|
|
3.10.1
|
Surat Perjanjian yang telah ditandatangani oleh Bendahari / Pegawai Kewangan hendaklah dikembalikan kepada pemohon untuk disetemkan secukupnya berdasarkan kepada amaun pinjaman komputer. Kadar penentuan jumlah setem adalah bergantung kepada cara pembiayaan yang dibuat dan mengikut Akta Setem yang berkuatkuasa dari masa ke semasa.
Contohnya:
| Amaun | Bayaran Setem |
|
Bagi setiap RM500.00 atau sebahagian darinya
|
RM2.50
|
|
|
3.10.2
|
Surat perjanjian yang telah disetemkan hendaklah dikembalikan ke Pejabat Bendahari dalam masa tujuh (7) hari untuk proses bayaran.
|
3.11
|
Penyediaan Baucar/batching/pengesahan/kelulusan baucar
|
|
3.11.1
|
Sediakan baucar bayaran dengan merujuk Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (SOK/KEW/GP014/BYR)
|
|
3.11.2
|
Serah baucar, dokumen tuntutan dan dokumen sokongan kepada TB/PB/PA/PTK untuk pengesahan mengikut had kuasa yang telah diluluskan.
|
|
3.11.3
|
Serah baucar, dokumen tuntutan dan dokumen sokongan kepada TB/PA/PTK/PB untuk kelulusan mengikut had kuasa yang telah ditetapkan.
|
|
3.11.4
|
Rujuk Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (SOK/KEW/GP014/BYR) para 3.8 untuk tatacara batching.
|
3.12
|
Penyedian/pengedaran cek
|
|
3.12.1
|
Sedia dan edar cek berpandukan Prosedur Pengurusan Cek (UPM/OPR/BEN-AKN/P005).
|
|
3.12.2
|
Cek diserahkan kepada peminjam beserta Daftar Format Penyerahan Cek Pembiayaan Komputer (OPR/BEN/DF057/BYR)
|
3.13
|
Penyediaan / Penyerahan Arahan Potongan Gaji
|
|
|
3.13.1
|
Sediakan arahan potongan gaji melalui Daftar Format Arahan Potongan Gaji Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan / Komputer (OPR/BEN/DF037/BYR)
|
|
3.13.2
|
Cetak sebanyak 3 salinan dan serahkan kepada :-
|
|
|
(a)
|
Pemohon
|
|
|
(b)
|
Pejabat Pendaftar
|
|
|
(c)
|
Penjamin
|
3.14
|
Terima dokumen pembelian kenderaan
|
|
3.14.1
|
Terima dokumen berikut dalam tempoh 30 hari daripada tarikh cek:-
|
|
|
(a)
|
Resit / surat akuan penerimaan wang daripada penjual komputer
|
|
|
(b)
|
Invois rasmi
|
|
3.14.2
|
Sekiranya dokumen berikut tidak diterima dalam tempoh tiga puluh (30) hari daripada tarikh cek diserahkan hantar surat peringatan menggunakan Daftar Format Peringatan Penyerahan Dokumen-Dokumen Pembiayaan Komputer (OPR/BEN/DF056/BYR)
|
3.15
|
Kemaskini Fail peminjam
|
|
3.15.1
|
Kemaskini fail peminjam berpandukan Senarai Semak Dokumen Fail Individu Bagi Pembiayaan Komputer (OPR/BEN/SS004/BYR)
|
