Mavzu : Hujjatlarni tasniflashning me’yor talablari haqida ma’lumot
Reja :
1.Hujjat haqida ma’lumot
2.Hujjat turlari
3.Hujjatlarga qo’yilga me’yoriy talablar
Ma’lumki, hujjatlar xilma-xil va miqdoran juda ko‘p. Hujjatlarning
maqsadi, yo‘nalishi, hajmi, shakli va boshqa bir qator sifatlari ham
turlichadir. Shunday ekan, hujjatlar tiliga qo‘yiladigan umumiy talablar
bilan bir qatorda har bir turkum hujjatlar oldiga qo‘yiladigan ko‘pgina
lisoniy talablar ham mavjud. Muayyan turdagi hujjat, albatta, o‘ziga xos
lisoniy xususiyat va sifatlar bilan belgilanadi. Bu xususiyat va sifatlarni har
taraflama va chuqur tasavvur qilmasdan turib, mukammal hujjatchilikni
yaratish haqida gap ham bo‘lishi mumkin emas. Shuning uchun bu o‘rinda
hujjatlar tasnifi masalasi alohida ahamiyat kasb etadi.
Hujjatshunoslikda hujjatlar bir necha jihatlarga ko‘ra tasnif qilinadi.
Tasniflashda garchi mutlaqo bir xil guruhlashtirish mavjud bo‘lmasa -da, har
qalay, bir qadar yagonalashgan guruhlashtirish bor. Hujjatshunoslikdagi ana shu an’anaga ko‘ra ish yuritishdagi hujjatlar, eng avvalo, yaratilish o‘rniga ko‘ra tasnif qilinadi, bu jihatdan ichki va tashqi hujjatlar farqlanadi.
Ichki hujjatlar ayni muassasaning o‘zida tuziladigan va shu muassasa
ichida foydalaniladigan hujjatlardir, muayyan muassas aga boshqa tashkilot
yoki ayrim shaxslardan keladiganlari esa tashqi hujjatlardir.
Hujjatlar mazmuniga ko‘ra ikki turli bo‘ladi: 1)sodda hujjatlar —
muayyan bir masalani o‘z ichiga oladi; 2)murakkab hujjatlar — ikki yoki
undan ortiq masalani o‘z ichiga oladi.
Mazmun bayonining shakli jihatidan xususiy (individual), namunali
(tipovoy) va qolipli (trafaretli) hujjatlar farqlanadi. Matnning o‘ziga
xosligi, betakrorligi, hamisha ham bir andazada bo‘lmasligi xususiy
hujjatlarning asosiy belgilaridir (masalan, xizmat yozishmalari va shu
kabilar). Bunday hujjatlarda ham muayyan doimiy tarkib mavjud bo‘lsa -da,
bevosita mazmun bayoni bir qadar erkin bo‘ladi. Namunali hujjatlar
boshqaruvning muayyan bir xil vaziyatlari bilan bog‘liq, bir-biriga
o‘xshash va ko‘p takrorlanadigan masalalar yuzasidan tuzilgan matnlarni
o‘z ichiga oladi. Qolipli hujjatlar, odatda, oldindan tayyorlangan bosma ish
qog‘ozlariga yoziladi, bunday hujjatlarda ikki turli axborot aks etadi, ya’ni
o‘zgarmas (oldindan tayyor bosma matnda ifodalangan) va o‘zgaruvchi
(hujjatni tuzish paytida kompyuterda yoki qo‘lda yoziladigan) axborotlar;
shuning uchun bu tur hujjatlarga nisbatan ko‘pincha «yozmoq» emas, balki
«to‘ldirmoq» so‘zi ishlatiladi. Shu o‘rinda aytish kerakki, hujjatlarning
qolipli turlarini kengaytirish — ish yuritishni takomillashtirishdagi
istiqbolli yo‘llardan biridir. Chunki bunday qilish hujjat matnlarini bir
xillikka olib kelish va hujjat tayyorlash uchun ketadigan vaqt hamda
mehnatni anchagina tejash imkoniyatini beradi. Qolipli hujjatlar sirasiga,
masalan, ish haqi yoki yashash joyi haqidagi ma’lumotnomalar, ayrim
dalolatnomalar, xizmat safarlari guvohnomalari va boshqa ko‘plab hujjatlarni kiritish mumkin.
Hujjatlar tegishlilik jihatiga ko‘ra, xizmat yoki rasmiy hujjatlar va
shaxsiy hujjatlarga ajratiladi. Xizmat hujjatlari tayyorlanishiga ko‘ra
muassasa yoki mansabdor shaxslarga tegishli bo‘lsa, shaxsiy hujjatlar
yakka shaxslar tomonidan yozilib, ularning xizmat faoliyatlaridan
tashqaridagi yoki jamoat ishlarini bajarish bilan bog‘liq masalalarga
tegishli bo‘ladi (masalan, shaxsiy ariza, shikoyat va h.k.).
Hujjatlarning tayyorlanish xususiyati va darajasi ham benihoya muhim.
Bu jihatiga ko‘ra hujjatlar quyidagicha tasniflanadi: qoralama; asl nusxa;
nusxa; ikkinchi nusxa (dublikat); ko‘chirma. Aksar hujjatlar dastlab
qoralama nusxada tayyorlanadi, bu hujjat muallifi, ya’ni tayyorlovchining
qo‘l yozma yoki dastlabki kompyuterda yozilgan nusxasidir. Bu nusxa
tuzatilib, qayta ko‘chirilishi mumkin. Aytish joizki, qoralama hujjat
huquqiy kuchga ega emas. Asl nusxa har qanday hujjatning asli, birinchi
rasmiy nusxasidir. Asl nusxaning aynan qayta ko‘chirilgan shakli nusxa
deb yuritiladi, odatda nusxaning o‘ng tomonidagi yuqoridagi burchagiga
«Nusxa» degan belgi qo‘yiladi.
Hujjatchilikda, shuningdek, aynan (faksimil) va erkin nusxalar ham
farqlanadi. Aynan nusxa asl nusxaning barcha xususiyatlarini — hujjat
zaruriy qismlarining joylashishi, mavjud shakliy belgilar (gerb, yumaloq
muhr, to‘rtburchak muhr, nishon kabi), matndagi bosma, yozma harf
shakllari va shu kabilarni aniq va to‘liq aks ettiradi, masalan, fotonusxani
shu tur hujjatlar qatoriga kiritish mumkin. Erkin nusxada esa hujjatdagi
axborot to‘laligicha ifodalansa-da, bu nusxa tashqi xususiyatlar jihatidan
bevosita muvofiq kelmaydi, ya’ni erkin nusxada asl nusxadagi muhr
o‘rniga «muhr» deb, imzo o‘rniga «imzo» deb, gerb o‘rniga «gerb» deb
yozib qo‘yiladi va h.k. Ba’zan muayyan hujjatga to‘laliligicha emas, balki
uning bir qismiga ehtiyoj tug‘iladi. Bunday hollarda hujjatdan nusxa emas,
balki ko‘chirma olinadi (masalan, majlis bayonidan ko‘chirma, buyruqdan
ko‘chirma va h.k.). Nusxa va ko‘chirmalar, albatta, notarius, kadrlar
bo‘limi va shu kabilar tomonidan tegishli tartibda tasdiqlangan
taqdirdagina huquqiy kuchga ega bo‘ladi. Asl nusxa yo‘qolgan hollarda
hujjatning ikkinchi nusxasi (dublikati) beriladi, ikkinchi nusxa asl nusxa
bilan bir xil huquqiy kuchga egadir.
Ma’muriy-boshqaruv faoliyatida xizmat mavqeiga ko‘ra hujjatlar
hozirgi kunda, asosan, quyidagicha tasniflanadi: tashkiliy hujjatlar ;
farmoyish hujjatlari;
ma’lumotsimon-axborot hujjatlari;
xizmat yozishmalari.
Tashkiliy hujjatlar mazmunan tashkilot, muassasa va korxonalarning
huquqiy maqomi, tarkibiy tarmoqlari va xodimlari, boshqaruv
jatumanining borishida jamoa ishtirokining qayd qilinishi, boshqa
tashkilotlar bilan aloqalarning huquqiy tomonlari kabi masalalarni aks
ettiradi. Nizomlar, yo‘riqnomalar, majlis bayonlari, shartnomalar ana
shunday tashkiliy hujjatlar sirasiga kiradi.
Farmoyish hujjatlari guruhiga buyruq, ko‘rsatma, farmo yish kabilar
kiradi. Ma’lumotsimon-axborot hujjatlari anchayin katta guruhni tashkil qiladi,
bunday hujjatlarning ish yuritish jatumanidagi ishtiroki ham juda faol. Bu
guruh dalolatnoma, ma’lumotnoma, ariza, tushuntirish xati, hisobot,
ishonchnoma, tavsifnoma kabi hujjatlarni o‘z ichiga oladi.
Xizmat yozishmalari mazmunan xilma-xil bo‘ladi. Ularda muassasa
faoliyatining turli masalalari bilan bog‘liq talab, iltimos, taklif, kafolat
kabilar aks ettiriladi. Bu ma’noda xizmat yozishmalari hujjatlarning
yuqorida ko‘rsatilgan har uch guruhi bilan ham aloqadordir, ularning
muayyan bir guruhiga xizmat hujjatlarini kiritish shuning uchun ham
maqsadga muvofiq emas. Shularni hisobga olib, xizmat yozishmalari
hozirgi zamon hujjatshunosligida mazkur guruhlardan keyin to ‘rtinchi
alohida guruh sifatida tasniflangan va bu mantiqan o‘rinli.
Hujjatning har bir turi mazkur zaruriy qismlarning barchasini o‘z ichiga
olmaydi. Hujjatning muayyan turiga muvofiq ravishda bu zaruriy
qismlarning ayrim bir turkumi huquqiy talablarni ta ’minlash darajasida
qo‘llanadi. Shu narsa ham muhim-ki, ayni zaruriy qismlarning hujjatda
joylashishida qat’iy tartib mavjud. Zaruriy qismlarning joylashishidagi
qat’iy ketma-ketlik hujjatning huquqiy kuchini ta’minlash, hujjatni zudlik
bilan ishlash, bajarish, undan osonlik bilan foydalanish uchun muhim.
Asosiy zaruriy qismlar: hujjat muallifi (muassasa nomi yoki shaxsiy
hujjat-da imzo qo‘yuvchi shaxs), hujjat turining nomi, sarlavha, hujjatni
oluvchi (adresat), kelishuv va rozilik belgilari, matn, tasdiqlash, imzo,
muhr, ilova mavjudligi haqidagi qayd (qo‘llanmaning asosiy qismida
mazkur zaruriy qismlarning qo‘llanishi va ularning har bir hujjat turida
joylashish tartibi bilan bog‘liq xususiyatlar batafsil bayon qilingan).
Ish yuritish tili va uslubi, ish qog’ozlarining turlari
O‘zbek hujjatchiligini shakllantirish va takomillashtirishdagi eng
muhim va dolzarb masalalaridan biri hujjatlarning tili va uslubi
masalasidir. Hujjat tayyorlash va rasmiylashtirishda eng avvalo o‘zbek
tilining barcha asosiy qonuniyatlari va qoidalarini ma’lum darajada
tasavvur etish zarur. Har bir rahbar, boshqaruv muassasalarining xodimlari,
umuman, faoliyati munshiylik bilan bog‘liq har bir kishi o‘zbek tilining
imlosini, tinish belgilari va uslubiy qoidalarini egallagan b o‘lishi kerak.
Busiz bugungi taraqqiyotimiz talablariga javob beradigan aniq, lo‘nda va
teran mantiqli hujjatchilikni yaratib bo‘lmaydi. Hisob -kitoblarga
qaraganda, boshqaruv sohasidagi xizmatchilar o‘z ish vaqtlarining 80
foizcha qismini hujjatlashtirish ishiga sarflar ekanlar. Ish yuritish o‘zbek
tilida olib borilar ekan, agar mazkur xodimlar o‘zbek tili qonuniyatlaridan
yaxshi xabardor bo‘lmasalar, ular ish vaqtlarining hammasini — 100
foizini bu ishga sarflaganlarida ham, ijobiy natijaga erishish qiyin.
O‘zbek hujjatchiligidagi chala, oqsoq o‘rinlardan biri ayrim
hujjatlarning nomlanishi masalasidir. Bir necha tur hujjatlar rus tilida
qanday nomlansa, o‘zbek tilida ham shundayligicha nomlab kelingan. Ish
yurtitish asosan rus tilida olib borilganligi uchun ham bunga ehtiyoj
bo‘lmagan chog‘i. Uzoqqa bormay mavzuimiz nomini olaylik. «Ish
yuritish» degan atama ruscha «делопроизводство» so‘zidan tarjima qilinib
tilimizga olib kirilgan. Vaholanki, ma’lum bo‘lishicha, tariximizda saroy
va umuman yirik mahkamalarda yozuv ishlarini olib boruvchilar
«munshiy» (arabcha) deyilgan. Atoqli yozuvchimiz Abdulla Qodiriyning
«Mehrobdan chayon» romanidagi quyidagi satrlarni eslang: «Anvar
devonxona sahniga yetganda ichkaridagi kattadan -kichik, mirzo,
munshiylar yangi boshliq larini muborakbod qilgali o‘rinlaridan
qo‘zg‘aldilar». Demak, ruschadan tarjima qilingan «ish yuritish»
atamasining muqobili sifatida «munshiy» so‘ziga o‘zakdosh va ma’nodosh
bo‘lgan hamda o‘tmishda bobolarimiz tilida ishlatilgan «munshaot» so‘zini
tavsiya etishimiz mumkin. Lekin bu tarixiy so‘z hozirgi tilimizda yangiligi
uchun uni ushbu qo‘llanmada asosiy atama sifatida qo’llashdan o‘zimizni
tiyib, «ish yuritish» atamasi bilan yonma-yon raqam etdik. Zero, kelajakda
bu so‘z o‘z qadrini topib, o‘z o‘rnida ishlatiladi degan umiddamiz.
Bugina emas. Bunday hol hujjatlarning nomlari-da, matnida ham ko‘p
kuzatiladi. Ulkan rus munaqqidi V. G. Belinskiy shunday degan edi:
«...Ruscha muqobili mavjud bo‘lgani holda chet so‘zni qo’llash sog‘lom
idrokni ham, sog‘lom didni ham haqorat qilish demakdir». O‘zbek tilida
hozirgacha qo‘llanib kelinayotgan «spravka», «raport», «instruksiya»,
«akt», «xarakteristika» kabi ko‘plab hujjat nomlari uchun tegishli
o‘zbekcha muqobil so‘zlar yo‘qmikin?! Izlansa, tariximizga, noyob
kitoblarimizga murojaat qilinsa topsa bo‘ladi. Yusuf Xos Hojibning
«Qutadg‘u bilig» (XI asr) asarida «yorliq, noma» ma’nosidagi
«bildirguluk» so‘zi bor. Bu so‘z sof turkiy «bilmoq» fe’lidan yasalgan.
Shularni hisobga olib, «raport» deyiladigan hujjatni o‘zbek t ilida «bildirgi»
so‘zi bilan nomlash mumkin deb hisoblaymiz. «Spravka» ma’nosini
«ma’lumotnoma» so‘zi ifoda etishi mumkin.
«Akt» shunday hujjatki, unda aniqlangan muayyan hodisa yoki biron -
bir faktning to‘g‘riligi tasdiqlanadi va bunga bir necha kishining guvohligi
keltiriladi. Shunday ekan, bu hujjatni o‘zbek tilida «dalolatnoma» so‘zi
bilan atash maqsadga muvofiq, bu so‘z mazkur hujjatning mohiyatini
to‘g‘ri va to‘liq aks ettira oladi. Mazkur so‘zdagi «noma» qismi hujjatning
yozma shaklda ekanligiga ishora qiladi. «Instruksiya» so‘zi o‘rnida
o‘zbekcha «yo‘riqnoma» so‘zini bemalol ishlatish mumkin. Umuman,
imkon bor bo‘lgan o‘rinlarda hujjat nomlarini o‘zbek tilida yasashda
«noma» so‘zidan foydalanish yaxshi natija beradi.
Qisqasi, hujjat nomlarini o‘zbek tilining o‘z imkoniyatlari asosida
shakllantira borish, hujjatchilikdagi so‘z va iboralarning o‘zbekcha
muqobilini izlab topish va amaliyotga kiritish bugungi kunning talabidir.
Hujjatlar matniga qo‘yiladigan eng muhim talablardan biri xolislikdir.
Hujjatlar rasmiy munosabatlarni ifodalovchi va qayd etuvchi rasmiy yozma
vositalar sifatida axborotni xolis aks ettirmog‘i lozim. Shuning uchun
hujjatlar tilida so‘z va so‘z shakllarini qo‘llashda muayyan
chegaralanishlar mavjud. Xususan, rasmiy ish uslubida kichr aytirish-
erkalash qo‘shimchalarini olgan so‘zlar, ko‘tarinki-tantanavor yoki
bachkana so‘zlar, dag‘al so‘zlar, tor doiradagi kishilargina tushunadigan
so‘zlar, o‘xshatish, jonlantirish, mubolag‘a, istiora, tashxis kabi obrazli
tafakkur ifodasi uchun xizmat qiluvchi usullar ishlatilmaydi. Ularning
ishlatilishi hujjatlar matnidagi ifodaning noxolisligiga olib keladi.
Hujjat matni aniqlik, ixchamlik, lo‘ndalik, mazmuniy to‘liqlik kabi
talablarga ham javob berishi kerak. Bu talablarga javob bera olmaydigan
hujjat chinakam hujjat bo‘la olmaydi, bunday hujjat ish yuritish ja tumaniga
xalaqit beradi, uning samaradorligini keskin pasaytiradi.
Hujjatlar matnining xolislik, aniqlik, ixchamlik, lo‘ndalik, mazmuniy
to‘liqlikdan iborat zaruriy sifatlari hujjatchilik tilining o‘ziga xos uslubi,
undagi o‘ziga xos so‘z qo‘llash, morfologiya va sintaksis orqali ta’min
etiladi.
Hujjatlar tilida ot turkumiga oid so‘zlar ko‘p qo‘llanadi. Hatto fe’l
bilan ifodalanuvchi harakat va holatlar ifodasi uchun ham otga yaqin so‘z
shakllari tanlanadi, ya’ni «harakat nomi» deb ataluvchi so‘z shakllari faol
ishlatiladi: «...tayyorgarlikning borishi haqida», «...qarorning bajarilishi
to‘g‘risida», «...yordam berish maqsadida», «...qabul qilishingizni
so‘rayman» kabi.
Fe’l shakllarining qo‘llanilishida ham birmuncha o‘ziga xosliklar
mavjud. Xususan, majhul nisbatdagi 3-shaxs buyruq -istak maylidagi yoki
o‘tgan (yoki hozirgi-kelasi) zamondagi fe’l shakllarining qo‘llanish
darajasi anchayin yuqori: topshirilsin, tasdiqlansin, bajarilsin, bo‘shatils in,
tayinlansin; eshitildi, qaror qilindi, ko‘rib chiqildi, ko‘rsatib o‘tildi kabi.
Hujjatlardagi gap qurilishi, odatda, tasniflash, mayda qismlarga
ajratishga, qayd etuvchi va qaror qiluvchi qismlarning birligiga, umuman,
sabab-oqibat va shart-oqibat muno sabatlariga asoslanadi. Shuning uchun
ham hujjatlarda nisbatan uzun jumlalar, murakkablashgan, uyushiq bo‘lakli
gaplar ko‘p qo‘llanadi. Lekin gap tarkibida odatdagi so‘z tartibiga qat’iy
rioya qilinadi, badiiy va boshqa asarlarda mumkin bo‘lgan g‘ayriodatiy
so‘z tartibi (inversiya)ga yo‘l qo‘yilmaydi.
Hujjatlarning mohiyati va maqsadiga muvofiq ravishda ularda so‘roq va
undov gaplar deyarli qo‘llanmaydi, asosan, darak va buyruq gaplar
ishlatiladi. Zero, hujjatlarda tilning ikki vazifasi — xabar berish
(informativ) va buyurish (volyuntativ) vazifalari amalga oshadi. Masalan,
ma’lumotnomada axborot ifodalanadi, buyruqda buyurish aks etadi, majlis
bayonida esa ham axborot («eshitildi...»), ham buyurish («Qaror qilindi...»)
o‘z ifodasini topadi.
Hujjatlar matni birinchi shaxs yoki uchinchi shaxs tilidan yoziladi.
Yakka rahbar nomidan yoziladigan farmoyish hujjatlari (buyruq,
farmoyish, ko‘rsatma kabilar) birinchi shaxs tilidan bo‘ladi. Shuningdek,
ayrim shaxs tomonidan yozilgan hujjatlar (ariza, tushuntirish xati kabi)
ham birinchi shaxs, birlik sonda shakllantiriladi. Boshqa hujjatlar esa yo
birinchi shaxs ko‘plik sonda, yoki uchinchi shaxs birlik sonda
rasmiylashtiriladi: «...ga ruxsat berishingizni so‘ray-miz», «...deb
hisoblaymiz»; «ma’muriyat talab qiladi», « boshqarma so‘raydi» kabi.
Hujjatlar matnini tuzishda turg‘unlashgan, qoliplashgan so‘z
birikmalaridan ko‘proq foydalanish lozim. Chunki qoliplashgan, yagona
doimiy shaklga ega bo‘lgan so‘z tizimlari, iboralar, muhandislik
psixologiyasining ma’lumotlariga ko‘ra, boshqa so‘z birikmalariga
qaraganda 8—10 marta tez idrok qilinar ekan. Buning ustiga qoliplashgan
so‘z birikmalari hujjatlarni tayyorlash va ulardan foydalanish jatumanlarini
anchagina tezlashtirish imkonini beradi. Tayinki, har bir hujjat turining
mohiyati va maqsadi bilan bog‘liq ravishda o‘ziga xos qoliplashgan
sintaktik tuzilmalar shakllana boradi. Masalan, buyruqda quyidagicha
qoliplashgan tuzilmalar qo‘llanishi mumkin:
1)«so‘m maosh bilan ...lavozimiga tayinlansin»;
2) «...o‘z xohishiga ko‘ra ...lavozimidan bo‘shatilsin»;
3)«...boshqa ishga o‘tganligi munosabati bilan ...lavozimidan
bo‘shatilsin»;
4)«...ga ...dagi faol va samarali ishtiroki uchun tashakkur e’lon
qilinsin»;
5)«...ga o‘z bo‘limida intizomni bo‘shashtirib yuborganligi uchun
hayfsan e’lon qilinsin» va h. k.
Yoki xizmat yozishmalarida mana bunday qoliplashgan so‘zlardan
foydalanish mumkin:
1)«Sizga ...ni ma’lum qilamiz»; «Sizga ...ni bildiramiz»; «Sizga ...ni
eslatamiz»;
2)«... yordam tariqasida...» «... munosabati bilan...» «...qaroriga
muvofiq ravishda...»
3)«...ga zavod ma’muriyati qarshi emas»;-«...ga zavod kafolat beradi»
va h. k.
O‘zbek tilidagi hujjatchilik takomillasha borgani sari bunday
qoliplashgan birikmalar ham ko‘payib, mukammallashib boradi. Buning
natijasida hujjatlarni tuzish va rasmiylashtirish ishi ham bir qadar
yengillashadi. Ana shu qoliplashgan birikmalarning ishtirokiga ko‘ra
hujjatchilar «hujjatlar yozilmaydi, balki tuziladi» deydilar.
Hamonki, har qanday hujjat eng avvalo axborot tashuvchi vosita ekan,
hujjatning axborot sig‘imini kengaytirish, undagi fikrning teran mantiqini
ta’minlash muhimdir. Shuning uchun hujjatda tilning ortiqchalik prinsipini
chetlab o‘tish, tilning tejash prinsipidan oqilona foydalana bilish kerak.
Buning uchun qisqartmalarni qo’llash yaxs hi natija beradi. Ammo,
ta’kidlash lozimki, bunda meyorga qat’iy va izchil amal qilmoq lozim.
Chunki qisqartmalar o‘zbek tilining tabiatiga u qadar mos emas, shuning
uchun ham qisqartmalar o‘zbek tilida uncha ko‘p emas. Hozirda bizda bir
qadar odatga kirgan qisqartmalar bor: ToshDU, «o‘rt.» (o‘rtoq), «prof.»
(professor), «km» (kilometr), «sh.k.» (shu kabi) va boshqalar. Ayni paytda
o‘zbek tilining so‘z va so‘z birikmalaridagi ichki ma’noviy imkoniyatlaridan kengroq va unumliroq foydalanmoq zarur.
Hujjatdagi fikrni aniq, lo‘nda bayon qilishda xatboshi (abzas)ning
ahamiyati ham katta. Har bir yangi, alohida fikr xatboshi bilan ajratilishi,
bir xatboshidan ikkinchi xatboshigacha bo‘lgan matn 4–5 jumladan
oshmasligi maqsadga muvofiq.
Hujjatchilikda imlo va tinis h belgilari masalasiga alohida e’tibor qilish
kerak. Savodli yozilgan hujjatgina o‘z vazifasini mukammal bajarishi
mumkin. Hujjatning nomini yozishda bizda har xillik mavjud, xususan,
ba’zan kichik harf bilan, ba’zan bosh harf bilan yoziladi. Hujjatning no mi
bo‘lganligi uchun uni bosh harf bilan yozgan ma’qul, shuningdek, bosma
matnda boshqa usul bilan, masalan, mazkur nomni to‘lig‘icha bosh harflar
bilan yozish orqali ham ajratib ko‘rsatish mumkin.
ISH QOG’OZLARINING TURLARI
ARIZA
Muayyan muassasaga yoki mansabdor shaxs nomiga biror iltimos,
taklif yoki shikoyat mazmunida yoziladigan rasmiy hujjat. Ariza ijtimoiy
hayotda eng ko‘p qo‘llaniladigan va keng tarqalgan ish qog‘ozidir. Maktab
o‘quvchisi va talaba, ishchi va dehqon, muhandis va olim, xizmatchi va
yuqori mansabdor shaxs – jamiyatning barcha a’zosi ariza yozishdan xoli
emas. Ariza yozuvchilarning yoshi va ijtimoiy vazifasi turlicha ekan, ariza
yo‘llanayotgan muassasalar va idoralar ham xilma-xildir. Arizalar bog‘cha
mudirasiga, maktab direktoriga, oliy o‘quv yurti rektoriga, magazin
mudiriga, kolxoz boshqaruviga, qishlo q sovetiga, tuman rahbariyatiga –
xullas, oddiy arizachining taklif, iltimos yoki shikoyatini ko‘rib chiqib hal
qila oladigan har qanday idora, har qanday boshliq nomiga yozilishi
mumkin.
Hajmi, uslubi va turidan qat’i nazar, ariza o‘zining umumiy zaruriy
qismlariga ega va u ana shu qismlarning izchilligi asosida tuziladi.
Arizaning zaruriy qismlari:
1. Ariza yo‘llangan muassasaning yoki mansabdor shaxsning nomi.
2. Ariza yozuvchining turar joyi, vazifasi, ismi, ota ismi va
familiyasi.
3. Hujjatning nomi (Ariza).
4. Asosiy matn (taklif, iltimos, shikoyat).
5. Arizaga ilova qilinadigan hujjatlar nomi (agar zarur deb topilsa).
6. Ariza yozuvchining imzosi, ismi va ota ismining bosh harflari,
familiyasi.
7. Ariza yozilgan vaqt (yil, kun va oy).
Shuni eslatib o‘tmoq joizki, arizaning zaruriy qismlari barcha
arizalarda ham birday takrorlanavermaydi. Masalan, xodim o‘zi
ishlayotgan korxona yoki idora rahbariyatiga ariza yozganda uning yashash
joyi haqida ma’lumot zarur bo‘lmaydi. Bunday hollarda xodim o‘zi
ishlaydigan bo‘lim (qism, brigada va hokazo) va lavozimini ko‘rsatsa,
kifoya. Shuningdek, ko‘pchilik arizalar uchun ilovalarning ham hojati
bo‘lmaydi.
Ariza ham boshqa har qanday rasmiy hujjat kabi aniq va qisqa jumlalar
bilan tushunarli qilib yozilishi kerak. Hujjat tilining aniqligi, tushunarliligi
uni tezroq amalga oshishiga xizmat qiladi. Mehnatkashlarning ariza va
shikoyatlarini o‘z vaqtida va diqqat-e’tibor bilan ko‘rib chiqish esa
boshqaruv idoralarining muhim vazifalaridan biri, sotsialistik qonunchilikning
mustahkam garovidir.
Ariza asosan qo‘lda yoziladi va uning mazmuni erkin bayon qilinadi.
Mazmuni va uslubiga ko‘ra arizalar bir xil emas: u bir necha so‘zdan iborat
bo‘lishi ham mumkin yoki keng jamoatchilikni o‘ylantirayotgan ijtimoiy
masalalar yuzasidan fikr-mulohazalar bildirilgan xat tarzida bo‘lishi ham
mumkin. Shu nuqtai nazardan arizalar sodda va murakk ab turlarga
ajratiladi. Murakkab ariza matni katta bo‘lishi bilan birga, unga ilovalar
qilinishi mumkin. Arizalar aksar hollarda shaxsiy xususiyatga egadir. Shu
bilan birga, xizmat arizalari ham bo‘ladi. Xizmat arizasi — fuqarolar yoki
tashkilotlarning o‘z huquqlarini amalga oshirish yoki manfaatlarini himoya
qilish yuzasidan yozma axborotlaridir. Da’vo arizalari ana shunday
arizalardandir. Iltimos va shikoyat mazmunidagi arizalar taklif mazmunini
aks ettirgan arizalarga hamda da’vo arizalariga nisbatan ko‘ p qo‘llanadi.
BILDIRISHNOMA.
Muayyan muassasa (tarkibiy qism) rahbariga xizmat faoliyati bilan
aloqador muhim masalalar yuzasidan yoki yuqori idora, mansabdor
shaxsga b iron-bir voqea va hodisa haqida xabardor qilish zarurati
tug‘ilganda taqdim etiladigan mufassal yozma axborot. Unda, odatda,
bayon qilinayotgan masalalar bo‘yicha tuzuvchi (yozuvchi)ning takliflari
aks etadi.
Kimga yo‘nalganiga qarab bildirishnoma ichki va tashqi turlarga
ajraladi.
Ichki bildirishnoma o‘z muassasasi rahbariga yoki bo‘lim mudiriga
yoziladi. U toza qog‘oz varag‘iga qo‘lda yoki kompyuterda yozilishi
mumkin. Bunday bildirishnomalar muallif tomonidan imzolanadi. Tashqi
bildirishnoma, ya’ni muassasa rahbari tomonidan yuqori idoraga yoki
mansabdor shaxsga yoziladigan bildirishnoma, o datda, xos ish qog‘oziga
ikki nusxada yoziladi. Hujjatning ikkinchi nusxasi muassasaning o‘zida
qoldiriladi. Bunday bildirishnomalar muassasa rahbari tomonidan
imzolanadi.
Bildirishnoma tashabbus, axborot va hisobot xususiyatiga ega. Bu
xususiyatlar hujjat matni sarlavhasidayo q o‘z aksini topadi. Tashabbus
bildirishnomasi matnida tegishli masala yuzasidan umumiy yoki aniq
takliflar ilgari surilib, rahbarni ularni hal qilishga undaydi (masalan,
Navoiy nomidagi maktabda mukofotlash nizomining buzilganligi haq ida).
|
