MAVZU. HUJJATLARNI RO’YXATGA QUYISH VA BAJARILISHINI NAZORAT QILISH
Reja
1. Hujjatlarni ro’yxatga quyishni tashkil etilishi.
2.Hujjatlar ijrosini nazorat qilish.
3.Hujjatlarni qayd qilishning jurnal shakli.
Tayanch iboralari: Ro’yxatga olish, qantselariya, nazorat qilish, hujjatlar
ijrosi, nazorat, kartoteka, kalendar shkala, hujjatlar aylanishi, qul mehnati, kirim
qorrespondentsiyasi, chikim hujjat.
1. Hujjatlarni ro’yxatga quyishni tashkil etilishi
Hujjatlarni ro’yxatga quyishning asosiy maksadi ish yuritishni to’g’ri yo’lga
qo’yish va o’z vaqtida foydalanish uchun qiynalmasdan topishdir.
Mana shu ro’yxatga olingai hujjatlar tartib bilan alfavit harflari asosida
belgilab qo’yiladi va ular istalgan vaqtda olinib kerakli masalalarni xal qilishda
qul keladi
Uning asosiy vazifalaridan biri fuqarolar tomonidan qabul qilingan hujjatlarni
ya’ni aytish mumkinki, biror bir maksad va vazifa bilan hujjat topshirmoqchi
bo’lgan shaxsning hujjatlarini ularni ro’yxatga olish joyida ya’ni usha Yuqorida
aytilgan munshiyxona (kantselyariya) bo’limida fuqarolar tomonidan topshirilgan
asosiy dalil sifatida asrab turish va zarur vaqtda ya’ni biror bir sabab bilan ish
yuritilganda ro’yxatga quyilgan hujjatlardan ma’lum ma’noda to’g’ri xolatda
foydalanishdan iboratdir.
Ularning asosiy qoidalari esa xali ro’yxatga olinmagan hujjatlarni to’g’ri yoki
xatoligini tekshirib, hujjat egalariga to’g’ri yo’l-yuriqlar ya’ni maslaxatlar
berishdan va mana shu ro’yxatga olingan hujjatlarni o’nga biriktirilgan shaxs
tomonidan doim nazorat qilishni yo’lga quyishdan iborat.
YAna bir asosiy vazifasi belgilangan vaqtdan utganda ularni arxivlarga
topshirish va arxivdagi hujjatlarni doim nazoratda bo’lishini ta’minlashdan iborat.
Biznes hujjatlarini yuritish xolatini yaxshilash uchun biznes hujjatlarini yuritish
bo’linmalarini (umumiy bo’limlar, devonxonalar, kotiblar va xokazo) tashkil
qilishni yaxshilash, lavozimlarning aniq nomenklaturasini, turli kategoriyadagi
57
korxona va muassasa uchun lavozimlar soni normativlarini ishlab chiqish lozim.
Biznes hujjatlarini yuritish soxasida mehnat unumdorligini oshirish hujjat
tuzish va ishlash, shu ningdeq, axborot olish jarayonlarini mexanizatsiyalash yo’li
bilan amalga oshirilmogi kerak. Hujjat ustida ishlashning ko’pgina jarayonlari
uchun texnika vositalari mavjud.
Respublikamizda keyingi paytlarda kompyuterlar bilan ishlash yaxshi yo’lga
quyilmoqdi va shu bilan birga internet orqali Chet el tajribalaridan foydalanilgan
xolda axborotlarni uzatish, xatlarni junatish, fikr almashinish xattoki
shartnomalartuzish ishlari xam amalga oshirilmoqda.
Shu sababli korxonalarning har bir bo’limlarida kompyuterlarga extiyoj ortib
bormoqda. Ilgari kerakli hujjatlarni turli xil kataloglardan qidirib topib, shaxs
egalariga topshirguncha ancha vaqt sarflanardi. Xozir esa hujjatlar, ish qogozlari,
shartnomalar va boshqa xil hujjatlar kompyuterga yuklanib arxivning qaysi
qatorida qaysi hujjat saqlanishini osonlik bilan topish mumkin. Bu esa o’z
navbatida vaqtni va qogozni tejashga olib kelmoqda.
Hujjatlar olingan yoki tuzilgan paytdan boshlab, ularning ijrosi yoki
jo’natilishi yoki ishga tikib qo’yilishiga olib borilgan faoliyat tashkilotning hujjat
bilan ish yuritish davrini tashkil qiladi.
Tashkilotga kirib kelgan, shu jumladan, hisoblash texnikalari vositasida
tayyorlangan hujjatlarga birlamchi ishlov beriladi, ya’ni dastlabki qo’zdan
kechirilishi ro’yxatga olinishi raxbarnipg tanishib chikishi va bajaruvchilarga
yuborilishi shu lar jumlasidandir.
Qabul qilingan hujjatga ro’yxatga olish shtampi bosiladi. "SHaxsan" belgisi
bilan jo’natilgan hujjatlar ochilmasdan mo’ljallangan shaxsga yoki jamoa
tashkilotlarita topshiriladi.
Hujjatlarni dastlabki ko’zdan qechirishdan maksad ularni raxbarlar tomonidan
tanishib chiqishlari zarurligini aniqlash, tarkibiy bo’linmalar va mas’ul
bajaruvchilarni belgilashdir. Dastlabki ko’zdan qechirish orqali tashkilot
lavozimlari o’rtasida vazifalar taksimoti asosida hujjatni bo’linmalar bo’yicha
taksimlanadi.
Mansabdor shaxslar yoki bo’limlar nomiga jo’natilgan hujjatlargacha
dastlabki ko’zdan kechirmasdan egalariga beriladi.
Fuqarolarning takliflari, arizalari va shikoyatlari, fuqarolar xoxishiga qarab
bo’limlarga bo’lishi mumkin.
Davlat organlari va yukori tashkilotlardan kelgan va korxona faoliyatiga
bog’lik masalalarga tegishli, hujjatlar albatta raxbarga ko’rib chiqish uchun
taqdim etiladi.
Qolgan barcha hujjatlar, ko’zdan kechirilgandan keyin, bajaruvchilarga
taqdim qilinadi. Olingan hujjatni o’sha kuni yoki hujjat ish vaqtidan tashkari
58
paytda olingan bo’lsa, birinchi ish kunida ishlab chiqilib bajaruvchilarga beriladi.
Hujjat bir necha tarkibiy bo’linmaga jo’natilgan bo’lsa, bo’linmalar uni
navbat bilan ko’rib chiqadilar yoki nusxalari tarqatilib bir paytda beriladi.
Hujjatning asl nusxasi, raxbarning munosabat belgisida familiyasi birinchi
o’rinda ko’rsatilgan xodimga beriladi.
Hujjatlarning tashkilot ichidagi harakati tarkibiy bo’linmalar inspektorlari
(kotiblar) tomonidan yoki hujjat ta’minoti xizmatining mas’ul xodimlari
tomonidan yuritiladi. hujjatlar ro’yxatga olingani haqidagi belgi bilan topshiriladi.
Tashkiliy hujjatlar sonini hisobga olish, tashkilotning barcha tadbirlari
qatorida, hujjatlar yuritilishini, takomilashtirish uchun olib boriladi.
Tashkilotdagi hujjatlar to’lik yoki terma (tarkibiy bo’linmalar yoki guruxlar
bo’yicha) hisobga olinadi. Fuqarolar tomonidan qilingan takliflar, arizalar va
shikoyatlar aloxida hisobga olinadi. Hujjatlar miqdorini hisoblashda har bir
nusxasi, shu jumladan ko’paytirilgan va kompyuterda terilgan hujjatlar hisobga
olinadi. Hujjatlar hisobi aloxida daftarga kiritiladi.
Hisobi yuritilishi, bajarilishi va turli maksadlarda ma’lumot olish uchun
foydalanishi (farmoyish tusidagi rejalashtirish, hisobot, statistiq, moliyaviy va
xokazo) lozim.
Ko’zda tutilgan va tashkilotning ichki extiyojlari uchun tuzilgan, shu
ningdeq, boshqa tashkilotlarga yuboriladigan va Yuqori turuvchi organlardan,
quyi korxonalardan, boshqa tashkilotlardan va aloxida shaxslardan olinadigan
barcha hujjatlar ro’yxatdan o’tqaziladi.
Tashkilotda hujjat bir marotaba: kirib kelgan hujjatlar - qabul qilingan kunda,
tuzilgan hujjatlar imzo qo’yilgan yoki tasdiqlangan kunda ro’yxatdan o’tqaziladi.
Ro’yxatdan o’tqazilgan hujjatlarni bir bo’linmadan boshqa bo’linmaga
o’tqazilishida takroran ro’yxatdan o’tkazilmaydi.
Hujjatlar nomlari va mazmuni bo’yicha guruxlarga bo’linib ro’yxatdan
o’tqaziladi. Masalan, tashkiliy raxbarning asosiy faoliyat bo’yicha buyruqlari,
xodimlar bo’yicha buyruqlari, hisobotlar, quyi tashkilotlar xay’atining qarorlari,
moliya-xo’jalik faoliyati bo’yicha taftish dalolatnomalari. hisobotlar, quyi
tashkilotlarning ishlab chiqarish
rejalari, moddiy-texnika ta’minogi bo’yicha ro’yxatga olinadi. Ro’yxatga
olish tartib raqamlari har bir gurux bo’yicha aloxida yuritiladi.
Qabul qilib olingan va tuzilayotgan hujjatlar ularni tuzish va bajarish
joylarida
ro’yxatdan
o’tqaziladi.
Masalan,
rejalashtirish
bo’limida
-
rejalashtirishga taalluqli hujjatlar, xay’at qarorlari -kotibiyatda va xoqazo.
Hujjatlarni ro’yxatga olishda kartochkalar yuritiladi. (Kartochkalar nusxasi
81-83 ilovalarda qo’rsatilgan).
Hujjatlarni ro’yxatga olinishini avtomatlashtirilishiga o’tishi uchun imkon
59
yaratish maksadida, ro’yxatga olish kartochkasida majburiy yozilishi shart bo’lgan
rekvizitlar belgilab quyilganiga quyidagilar kiradi: muallif (muxbir) hujjat turining
nomi, hujjat sanasi, hujjat indeksi, sarlavxa yoki qisqacha mazmuni, munosabat
belgisi, bajarilish muddati, bajarilganligi to’grisida qisqacha yozuv, haqiqatda
bajarilganligi haqidagi javob hujjatining indeksi, ish sanasi).
Fuqarolarning taklif, ariza va shikoyatlari belgilangan shakldagi ro’yxatga
olish nazorat kartochkalarda ro’yxatga olinadi.
Hujjatlarni ro’yxatga olish nusxa olish, ko’paytirish apparatlari va hisoblash
texnikalari, kompyuter yordamida amalga oshirilishi mumkin.
|
