2. Hujjatlar ijrosini nazorat qilish
Hujjatlar ijrosi ustidan nazorat boshqaruv apparati ishining sifati va tezkorligi
ustidan nazorat bilan o’zviy bog’likdir. Ijro ustidan nazorat boshqaruv apparatida
hujjatlar bilan ishlashni muntazam va faol takomillashtirishning muxim vositasi
bulib xizmat qilishi lozim. Hujjat ijrosi ustidan nazoratni o’rganishda hujjatlarning
ijrosini kim nazorat qilishi, nazorat qilinuvchi hujjatlar tarkibi, nazorat buyicha
yo’riqnomalarning mavjudligi, aloxida guruxlarga mansub hujjatlar umumiy
sonining necha foizi nazoratga olinishi, ijro muddatlarini belgilash tartibi, ijro
muddatini kechiktirgani uchun jazo choralari, hujjatlarni nazoratdan chiqarish
tartibi, nazorat qiluvchi apparat shakllarini aniqdash zarur.
Hujjatlar ijrosi ustidan nazoratni urganish natijalari yuzasidan aloxida
ma’lumotnoma tuziladi.
Hujjatlarni ishlarga guruxlash katta axamiyatga ega. Agar guruxlash
noto’g’ri amalga oshirilgan bo’lsa, vaqt utishi bilan hujjatni izlab topib
bulmaydi. Biznes hujjatlarini yuritishni shakllantirishda ishlar nomenklaturasi
sifatini,
nomenklaturada ko’rsatiladigan ma’lumotlarni,
nomenklaturalarni ishlab chiqish tartibini, ishni jildlarga (qismlarga) bulish,
saqlash muddatlarini belgilash tamoyillarini aniqlash lozim.
Hujjatlar ijrosi qayd kartochkalari yordamida nazorat qilib turiladi.
Nazoratga olingan hujjatlarga ochilgan qushimcha kartochka nusxalarida nazorat
(muddatlar) kartotekasi tashkil etiladi shu bilan birga kartochkaning kalendar
shkalasida hujjat ijrosi qilinishi lozim bulgan sana yozib quyilgan bo’ladi Nazorat
kartochkalarining Yuqorigi o’ng burchagiga va nazorat qilinadigan hujjatdar
blankasining chap xoshiyasiga "N" belgisi quyiladi yoki nazorat shtampi bosiladi
Hujjatlarni ro’yxatga olishning turli shakllari bor
Ular quyidagilardan iborat:
1. Jurnal shakli
60
2. Kartoteka shakli
3. Kompyuter shakli
Hujjatlar aylanishi kamrok bo’lgan korxonalarda hujjatlar ijrosini yagona
ma’lumotlar kartotekasi yordamida nazorat qilib borish mumkin. Unda nazorat
qilinadigan hujjatlarning kartochkalari maxsus bo’limga ajratiladi va ijro
muddatlari bo’yicha sistemaga solinadi va kartoteka rubrikalarida qoldiriladi,
lekin ular indikatlar (rangdor nasadkalar) bilan ajratiladi.
Bajarilishi lozim bo’lgan barcha hujjatlar nazoratga olinadi. Hujjatni
nazoratga qo’yish, uni bajarilishini nazorat qilish demakdir.
Ijro yuzasidan nazorat qilinadi:
- Yuqori organlarning topshiriqlari va farmoyishlari;
- O’zbekiston Respublikasi Oliy Kengashi, uning umumiy komissiyalari
topshiriqlari;
- O’zbekiston Respublikasi Vazirlar Maxkamasi topshiriqlari;
- Xay’at majlislari bayonnomalari;
- Xay’at qarorlari;
- buyruqlar;
- tashkilot raxbari va uning o’rinbosari topshiriqlari.
Hujjatlar ijrosini nazorat qilishni tashkil etish nazorat bo’yicha nozirlikka
yuklatiladi. Nazorat bo’yicha nozirlik haqidagi Nizomga binoan hujjatlarni o’z
vaqtida va sifatli ijrosi bo’yicha nazorat yuzasidan harakatlar nazorat hujjatlari
ijrosi borishini tekshirish va tartibga solish, belgilangan muddatlarda ijroni
hisobga olish va natijalarni taxlil etishni o’z ichiga oladi.
Tarkibiy tuzilma bo’linmalari va tobe tashkilotlar raxbarlari hujjatlarni o’z
vaqtida va sifatli ijrosi uchun shaxsan javobgardir, xat xabarlarni ular kelgan kuni
ko’rib chiqadi, ijro talab etuvchi hujjatning har biri bo’yicha konkret ijrochi va
muddatlar belgilaydi, boshqa tuzilma bo’linmalari bilan kelishish uchun taqdim
etiladigan hujjatlar loyihalarini kechiktirmay va bilimdonlik bilan ko’rib chiqishini
ta’minlaydi.
Hujjatlar ijrosi uchun muddatlar belgilash tashkilotlar, korxonalar
vazirliklarning Markaziy devoni ish tartibi kiritiladi: Taxminan hujjatlar ijrosi
muddatiga bo’ladi:
- Yuqori organlar hujjatlari bo’yicha farmoyish va topshiriqlarni bajarish
borasida buyruqlar
tayyorlash - 7 kungacha;
- xokimiyat maxalliy organlari, O’zbekiston Respublika xalq noiblari
idoralari xatlari bo’yicha - 10 kun;
-O’zbekiston Respublikasi Vazirlar Maxkamasi majlislarining
hujjatlari bo’yicha - 3 kun.
61
Ayrim hujjatlar bo’yicha xuquqiy ijro muddati belgilanishi mumkin. Ular
raxbar,
uning
o’rinbosarlari
kursatmalarida
Kengash
va
majlislar
bayonnomalarida qayd etiladi.
Hujjatning ijro muddati uning tashkilot va korxonaga kirib kelgan kunidan
yoki tashkilot raxbari tomonidan imzolangan vaqtdan boshlanadi.
Hujjatning (topshiriq) ijro muddati faqat uni belgilangan shaxs orqali
o’zaytirilishi mumkin. Ijro muddatining o’zaytirilishi ijrochi hujjatni (topshiriq)
olish bilan yoki hujjat bajarilishiga kamida 2-3 kun qolganda, agar bajarish
jarayonida belgilangan muddatda bajarilish imkoniyatida rasmiylashtirilishi kerak
bo’ladi.
Hujjat unda ko’rsatilgan masalalar xal qilinib, ish moxiyati bo’yicha
muallifga javob berilgan bo’lsa, bajarilgan sanaladi.
Ijrodan so’ng hujjatlar nazorat bo’yicha nozirlik nazoratidan olinadi.
Nazoratdan olish uchun xat-so’rovlarga javoblar nusxasi, direktiv organlar
hujjatlarini bajarish borasida chiqarilgan xay’at qarorlarini NR nusxasi va
buyruqlar, shu ningdeq, raxbariyat nomiga tegishli bandlarini bajarganlik haqida
nazoratdan olish haqida tegishli qaror bilan xay’at majlislarining bayonnomalari,
qarorlari, buyruqlar va raxbariyat topshiriqlari asos bo’ladi.
Nazorat hujjatlari va topshiriqlar ijrosi haqidagi ma’lumotlar har oyning
birinchi sanasi xolatiga ko’ra umumlashtiriladi va raxbariyatga ma’lum qilinadi.
Hujjatlar va topshiriqlar ijrosi yuzasidan nazoratning borishi va natijalari
haqida ma’lumotlar nazorat bo’yicha nozirlik tomonidan yilning har choragida
taxlil qilinadi, uning natijalari bo’yicha hujjatlar ijrosini tezlashtirish va ijro
intizomini oshirish, nazoratni tashkil etishni takomillashtirish bo’yichatakliflar
ishlab chiqiladi.
Hujjatlar olingan yoki tuzilgan paytdan boshlab, ularning ijrosi yoki
jo’natilishi yoki ishga tikib qo’yilishiga olib borilgan faoliyat tashkilotning hujjat
bilan ish yuritish davrini tashkil qiladi.
Tashkilotga kirib kelgan, shu jumladan, hisoblash texnikalari vositasida
tayyorlangan hujjatlarga birlamchi ishlov beriladi, ya’ni dastlabki ko’zdan
kechirilishi ro’yxatga olinishi raxbarning tanishib chiqishi va bajaruvchilarga
yuborilishi shu lar jumlasidandir.
Qabul qilingan hujjatga ro’yxatga olish shtampi bosiladi. "SHaxsan" belgisi
bilan jo’natilgan hujjatlar ochilmasdan mo’ljallangan shaxsga yoki jamoa
tashkilotlarita topshiriladi.
Hujjatlarni dastlabki ko’zdan kechirishdan maksad ularni raxbarlar
tomonidan tanishib chiqishlari zarurligini aniqlash, tarkibiy bo’linmalar va mas’ul
bajaruvchilarii belgilashdir. Dastlabki ko’zdan kechirish orqali
tashkilot lavozimlari o’rtasida vazifalar taqsimoti asosida hujjatni
62
bo’linmalar bo’yicha taqsimlanadi,
Mansabdor shaxslar yoki bo’limlar nomiga jo’natilgan hujjatlargacha
dastlabki ko’zdan kechirmasdan egalariga beriladi.
Fuqarolarning takliflari, arizalari va shikoyatlari, fuqarolar xoxishiga qarab
bo’limlarga bo’lishi mumkin.
Davlat organlari va Yuqori tashkilotlardan kelgan va korxona faoliyatiga
bog’lik masalalarga tegishli, hujjatlar albatta raxbarga ko’rib chiqish uchun
taqdim etiladi.
Qolgan barcha.hujjatlar, ko’zdan kechirilgandan keyin, bajaruvchilarga
taqdim qilinadi. Olingan hujjatni o’sha kuni yoki hujjat ish vaqtidan tashqari
paytda olingan bo’lsa, birinchi ish kunida ishlab chiqilib bajaruvchilarga
beriladi.
Hujjat bir necha tarkibiy bo’linmaga jo’natilgan bo’lsa, bo’linmalar uni
navbat bilan ko’rib chiqadilar yoki nusxalari tarqatilib bir paytda beriladi.
Hujjatning asl nusxasi, raxbarning munosabat belgisida familiyasi birinchi
o’rinda ko’rsatilgan xodimga beriladi.
Hujjatlarning tashkilot ichidagi harakati tarkibiy bo’linmalar inspektorlari
(kotiblar) tomonidan yoki hujjat ta’minoti xizmatining mas’ul xodimlari
tomonidan yuritiladi. Hujjatlar ro’yxatga olingani haqidagi belgi bilan
topshiriladi.
Tashkiliy hujjatlar sonini hisobga olish, tashkilotni barcha tadbirlari
qatorida, hujjatlar yuritilishini, takomillashtirish uchun olib boriladi.
Tashkilotdagi hujjatlar to’liq yoki terma (tarkibiy bo’linmalar yoki guruxlar
bo’yicha) hisobga olinadi. Fuqarolar tomonidan qilingan takliflar, arizalar va
shikoyatlar qabul hisobga olinadi. hujjatlar miqdorini hisoblashda har bir
nusxasi, shu jumladan ko’paytirilgan va kompyuterda terilgan hujjatlar hisobga
olinadi. hujjatlar hisobi qabul daftarga kiritiladi.
Xisobi yuritilishi, bajarilishi va turli maksadlarda ma’lumot olish uchun
foydalanishi (farmoyish tusidagi rejalashtirish, hisobot, statistik, moliyaviy va
xoqazo) lozim.
Ko’zda tutilgan va tashkilotning ichki extiyojlari uchun tuzilgan, shu
ningdeq, boshqa tashkilotlarga yuboriladigan va Yuqori turuvchi organlardan,
quyi korxonalardan, boshqa tashkilotlardan va qabul shaxslardan olinadigan
barcha hujjatlar ro’yxatdan o’tqaziladi.
Tashkilotda hujjat bir marotaba: kirib kelgan hujjatlar - qabul qilingan
kunda, tuzilgan hujjatlar imzo qo’yilan yoki tasdiqlangan kunda ro’yxatdan
o’tqaziladi. Ro’yxatdan o’tqazilgan hujjatlarni bir bo’linmadan boshqa
bo’linmaga o’tqazilishida takroran ro’yxatdan o’tqazilmaydi.
Hujjatlar nomlari va mazmuni bo’yicha guruxlarga bo’linib ro’yxatdai
63
o’tqaziladi. Masalan, tashkiliy raxbarning asosiy faoliyat bo’yichi buyruqlari,
xodimlar bo’yicha buyruqlari, hisobotlar, quyi tashkilotlar
xay’atining
karorlari,
moliya-xo’jalik
faoliyati
bo’yicha
taftish
dalolatnomalari, hisobotlar, quyi tashkilotlarning ishlab chikarish rejalari,
moddiy-texnika ta’minoti bo’yicha ro’yxatga olinadi. Ro’yxatga olish tartib
raqamlari har bir gurux bo’yicha aloxida yuritiladi.
Qabul qilib olingan va tuzilayotgan hujjatlar ularni tuzish va bajarish
joylarida
ro’yxatdan
o’tqaziladi.
Masalan,
rejalashtirish
bo’limida
-
rejalashtirishga taalluqli hujjatlar, xay’at qarorlari -kotibiyatda va xokazo.
Hujjatlarni ro’yxatga olishda kartochkalar yuritiladi. Hujjatlarni ro’yxatga
olinishini avtomatlashtirilishiga o’tishi uchun imkon yaratish maksadida,
ro’yxatga olish kartochkasida majburiy yozilishi shart bo’lgan rekvizitlar
belgilab quyilganiga quyidagilar kiradi: muallif (muxbir) hujjat turining nomi,
hujjat sanasi, hujjat indeksi, sarlavxa yoki qisqacha mazmuni, munosabat belgisi,
bajarilish muddati, bajarilganligi to’grisida qisqacha yozuv, haqiqatda
bajarilganligi haqidagi javob hujjatining indeksi, ish sanasi).
Fukarolarning taklif, ariza va shikoyatlari belgilangan shakldagi ro’yxatga
olish nazorat kartochkalarda ro’yxatga olinadi.
Hujjatlarni ro’yxatga olish nusxa olish, ko’paytirish apparatlari va hisoblash
texnikalari, kompyuter yordamida amalga oshirilishi mumkin. Qabul qilingan
hujjatlarni ro’yxatga olish varaqasi
|
