O ‘ zbekiston respublikasi oliy va o

 
Mavzu: Maxfiy hujjatlarni arxivali saqlash va yozish uchun tayyorlash 
Reja: 
1. Maxfiy va ochiq ish odatda bitta sarlavha ostida o‘rnatiladi. 
2.Maxfiy fayllarni saqlash. 
Maxfiy hujjatlarga ega bo‘lgan ishlar har doim maxfiy yozuvlarni saqlash xizmatida 
markazlashtiriladi. 
Maxfiy va ochiq ish odatda bitta sarlavha ostida o‘rnatiladi. 
Ishlar nomenklaturasini tuzishda ochiq ofis ishlarida foydalaniladigan ustunlar: 
ishlarning indekslari, ishlarning sarlavhasi, saqlash birliklari soni, saqlash muddati va 
ro‘yxat bo‘yicha maqolalar soni, eslatma, ustunlar qo‘shiladi: ishning maxfiyligi 
muhri, ishdan foydalanishga haqli bo‘lgan xodimlarning ism-shariflari, belgi ishning 
borishi to‘g‘risida (arxiv raqami, yo‘q qilish aktining raqami va sanasi, jo‘natilganligi 
to‘g‘risidagi yozuv, ilova xatning raqami va sanasi), mavjudligini tekshirish 
to‘g‘risidagi belgi (imzosi va sanasi). 
Tovar-moddiy zaxiralar ishning boshida, hujjatlar oldida yoziladi va varaqlarning 
mustaqil raqamlanishi mavjud. 
Tijorat sirini tashkil etuvchi ma’lumotlar tushmasligi kerakligini hisobga olgan holda, 
maxfiy hujjatlar to‘ldiriladi davlat arxivi ularning maxfiyligi tugashidan oldin. 
Maxfiylik muhri ishning yuqori o‘ng burchagida ko‘rsatilgan. Ichki inventarizatsiyani 
rasmiylashtirish majburiy bo‘lib, unda quyidagi ustunlar mavjud: hujjat raqami, 
maxfiylik muhri, imzolangan yoki tasdiqlangan sana, hujjatning ishda joylashgan 
joyiga mos keladigan turi, xulosasi, ish varaqasi raqamlari. 
Maxfiylik muhri olib tashlanganidan so‘ng, hujjat ochiq ofisni boshqarish xizmatiga 
o‘tkaziladi. Hujjatda shtampning o‘zgarishi yoki olib tashlanishi to‘g‘risida belgi 
qo‘yiladi, u ushbu hujjatni imzolagan yoki tasdiqlagan rahbarning imzosi bilan 
tasdiqlanadi. 
Maxfiylik muddati faylni saqlash muddatidan uzoqroq yoki qisqaroq bo‘lishi mumkin. 
Umuman olganda faylni saqlash muddati fayldagi hujjatlarning eng yuqori saqlash 
muddatiga muvofiq belgilanadi. 
Arxivdagi maxfiy hujjatlar seyflarda, metall shkaflarda yoki javonlarda saqlanishi 
kerak, ular ish kuni oxirida hujjatlarni ro‘yxatdan o‘tkazish va saqlash uchun mas’ul 
bo‘lgan xodim tomonidan bloklanadi va muhrlanadi. Magnit saqlash vositalari xuddi 
shu tarzda saqlanadi. 

Saqlash muddati tugagandan so‘ng quyidagilar yo‘q qilinadi (dalolatnomani 
rasmiylashtirish bilan): ishlar nomenklaturasiga kiritilgan ishlar, videofilmlarning asl 
nusxalari, audio hujjatlar, texnik hujjatlar loyihalari, juda qimmatli hujjatlar loyihalari 
va qoralamalari, maxfiy hujjatlarni hisobga oladigan shkaflar (jurnallar) va boshqa 
shunga o‘xshash narsalar elektron hujjatlar, kompyuterning ishchi yoki arxiv 
massivlarida hamda kompyuterdan tashqarida saqlanadigan magnit tashuvchilarda 
joylashgan zaxiralar va buxgalteriya shakllari. Maxfiy hujjatlar va fayllarni yo‘q qilish 
bo‘limlar rahbarlari bilan yozma ravishda kelishilgan, tashkilotning ekspert 
komissiyasi bilan kelishilgan va dalolatnomani rasmiylashtirgan holda va ro‘yxatdan 
o‘tkazmasdan amalga oshiriladi. 
Dalolatnoma ekspert komissiyasi a’zolari tomonidan imzolanadi va firmaning birinchi 
rahbari tomonidan tasdiqlanadi. 
Hujjatning qoralamalari, loyihalari, qo‘shimcha nusxalari yirtilib, maxfiy ofis ishlari 
bo‘linmasida joylashgan qutiga joylashtiriladi. Chiqarilgan hujjatlarning jurnallarida 
so‘z yoziladi yoki "Yo‘q qilingan" shtampi qo‘yiladi, maxfiy ish yuritish bo‘limi 
xodimining sanasi bilan imzosi bilan tasdiqlanadi. Hujjat loyihasi yo‘q qilinganda, 
so‘z yoziladi yoki "Loyiha yo‘q qilindi" muhri bosiladi va hujjatning keraksiz 
nusxalari yo‘q qilinganda "Chiq. No ___ yo‘q qilindi ", nusxalari raqamlarini 
ko‘rsatgan holda. Ushbu belgilar maxfiy ofis bo‘limi xodimining imzosi bilan sana 
bilan tasdiqlangan. 
Buzilgan varaqlar, kuzatuv qog‘ozlari, grafik qog‘ozlar, vatman qog‘ozlari qoralama 
varaqlar singari yo‘q qilinadi. 
Bundan tashqari, hujjat loyihasining alohida qayta nashr etilgan varaqlari, shuningdek 
hujjatlarni chop etishda foydalaniladigan nusxa qog‘ozi, siyoh lentasi va qistirmalari 
axlat qutisiga yo‘q qilinish belgisiz joylashtirilishi kerak, chunki ularda maxfiy 
ma’lumotlar mavjud. 
Chiqindi qog‘ozni qog‘ozni kesish mashinasi yordamida ham yo‘q qilish mumkin, shu 
bilan birga varaqlar matnni tiklashning iloji yo‘qligini kafolatlaydigan bo‘laklarga 
bo‘linishi kerak. 
Xulosa qilish mumkinki, maxfiy hujjatlar bilan ishlarni shakllantirish, saqlash va yo‘q 
qilishda hal qilinadigan vazifa nafaqat ushbu hujjatlarni tashkilotning boshqaruv va 
ishlab chiqarish faoliyatida foydalanish samaradorligi, balki hujjatlar, ishlar, axborot 
massivlari va ularni tashuvchilar xavfsizligini ta’minlashdir. 

Download 13,98 Mb.