Hujjatning bajarilishini nazorat qilish jarayonida maxfiy idora vaqti-vaqti bilan
pudratchiga boshqariladigan hujjat to‘g‘risida eslatishi kerak.
Maxfiy ish yuritish
bo‘limi hujjatni rasmiylashtirish muddati buzilganligi to‘g‘risida tegishli rahbarga
xabar beradi.
Hujjat rasmiylashtirilgandan so‘ng, ijrochi unga hujjatning bajarilishi va ishga
yuborilishi to‘g‘risida belgi qo‘yadi.
Bajarilgan hujjat javob hujjati bilan (agar mavjud bo‘lsa) maxfiy idoraga topshiriladi.
Bo‘lim xodimi ularning ishonch yorliqlarining muvofiqligini tekshirishi, hujjatni qabul
qilish uchun buxgalteriya jurnalida yoki kartochkasida imzo chekishi shart. Tegishli
menejerning qarori bilan boshqariladigan hujjat nazoratdan olib tashlanadi.
Agar maxfiy hujjat
ijro etishni talab qilmasa, balki faqat tanishish uchun murojaat
qilsa, u holda ijrochilarga ish joylarida berilmasligi mumkin va u bilan tanishish
maxfiy ish yuritish bo‘limida amalga oshiriladi. Bundan tashqari,
agar tanishish
maxfiy ofis ishi bo‘limi xodimi ishtirokida o‘tkazilsa, u holda hujjatni qabul qilish
uchun ro‘yxatdan o‘tish shaklidagi imzo qo‘yilishi mumkin emas. Hujjatlar bilan sana
bilan tanishish to‘g‘risidagi imzo hujjatlarning o‘zida imzolanadi. Boshqa
korxonalarga maxfiy hujjatlarni yuborish o‘ralgan holda amalga oshiriladi. Konvertlar
(paketlar) engil bo‘lishi kerak yoki ikki qavatli hujjatlar to‘plamidan foydalaniladi.
Paketning yuqori o‘ng burchagida maxfiylik muhri, quyida, agar kerak bo‘lsa,
"Shaxsan" va shunga o‘xshash yorliq qo‘yiladi. Maxfiylik
muhri va boshqa belgilar
muhrlangan va kerak bo‘lsa tikilgan ichki konvertga joylashtirilishi mumkin. Tashqi
konvert bilan pochta qoidalariga muvofiq ishlov beriladi. Yopish joylarini "bug‘lash"
ehtimolini istisno qiladigan konvertlarning qopqog‘ini yopishtirish kuchiga alohida
e’tibor beriladi. Agar berilgan maxfiy hujjat ilova xat bilan yuborilishi kerak bo‘lsa, u
holda u alohida hisob raqami bilan ro‘yxatdan o‘tkaziladi va unga maxfiylik muhri
qo‘yiladi.
Shunday qilib, maxfiy ofis ishlarida hujjat to‘g‘risidagi buxgalteriya
ma’lumotlarini ro‘yxatga olish nafaqat uni yaratish, yuborish yoki qabul qilish faktini
o‘z ichiga oladi va nafaqat hujjatlar uchun qidiruv tizimini yaratish uchun asos bo‘ladi.
Ma’lumotlarni yozib olishning eng muhim maqsadi maxfiy hujjatlar xavfsizligini
ta’minlash va hujjatlardagi ma’lumotlarning tarqalishini oldini olishdir.
