398
o’zlaridagi barcha mumkin bo’lgan turli tadbirkorlik jarayonlarini (yoki,
boshqacha qilib aytganda «biznes-jarayonlar») boshqarishni aniq bir shaklga
solishga intilishlari bilan bog’liqdir. Bunday holda ertami-kechmi boshqaruv
operatsiyalariga tegishli bo’lgan jarayonlarni juda bo’lmaganda
bir qismini
tartiblangan hujjatlashtirish asoslariga (masalan, shartnomalarda vizalar yig’ish,
keyinchalik oxirini topish qulay bo’lishi uchun kiruvchi va chiquvchi xatlarni
ro’yxatga olish va shunga o’xshashlar) o’tkazish zaruriyati kelib chiqadi. Natijada
hujjat aylanish tizimi yuzaga keladi.
Agarda ular boshqarilib turilmasa, ma’lum vaqtdan so’ng
ularga tegishli
qandaydir muammolar yuzaga kelishi mumkin. Masalan, hujjat yo’qolib qoladi va
ma’lum vaqt o’tib, ularga zaruriyat bo’lmagan vaqtda qaerdandir chiqib qoladi
yoki rahbar summasi noto’g’ri ko’rsatilgan shartnomaga imzo qo’yib qo’yadi va
buning ustiga uning bajarilishiga bevosita mas’ul bo’lgan xodimning bu hujjatda
vizasi yo’q va oqibatda ish to’xtab qoldi.
Tabiiyki, kompaniya rahbarlari tartib o’rnatib, hujjat
aylanishlardagi u yoki
bu muammolarning tashkiliy echimlarini topadilar. Ko’p hollarda, bu hujjatlarni
tez topishga sharoit yaratish uchun serverda fayllarni joylashtirish sxemasini tashkil
qilib, hujjatlarni muhokama qilish qo’yish uchun jo’natish va
ijroning bajarilishini
nazorat qilish uchun elektron pochtadan asosiy vosita sifatida foydalandilar. Ammo
bu ko’rilgan choralar faqat ma’lum vaqtgacha samarali ishlashi mumkin.
So’ngra, kompaniya o’z oldiga yanada murakkab vazifalarni qo’yganda va ustiga-
ustak bu hujjatlar qo’shimcha ravishda hajm jihatdan kattalashganda axborotlarni
saqlashdagi bunday vositalarning hamkorlikni ta’minlashdagi qobiliyatsizligi
ko’rinib qoladi. Hujjat aylanish tizimining asosiy
vazifasi aynan shunday
muammolarni echishga qaratilgan bo’ladi.
Yaqin vaqtlargacha bu masalalar klassik usul bo’lgan qog’ozli hujjat aylanish
tizimi yordamida yechilar edi. Elektron xabarlardan keng foydalanish inson
faoliyatining hamma sohalariga kirib borayotgan hozirgi kunda hujjat aylanishlar
elektron tizimini joriy qilish imkoniyati paydo bo’ldi.
Korxonani boshqarish faoliyatida ko’p uchraydigan ikki «ish yuritish» va
399
«hujjat aylanish» atamalari o’rtasidagi farqlarni bilib olish zarurdir.
Har bir korxonada o’ziga xos hujjat aylanish tizimi mavjud bo’ladi. Bu
hujjatlar nafaqat qarorlar, topshiriqlar yoki buyruqlardan iborat bo’lib qolmay, bu
qaror, topshiriq yoki bo’yruqlarning mazmunini ifoda qiluvchi hujjatlardan tashkil
topadi: tashkilotdagi barcha boshqaruv jarayonlari
hujjatlar orqali amalga
oshiriladi. Bit o’lchovi kibernetikada axborotlarni o’lchash birligi bo’lgani kabi,
hujjat aylanish tizimida axborot o’lchov birligi hujjat hisoblanadi.
An’anaviy texnologiyaning asosiy muammosi - bu texnologiya operativ
axborotlarni olishda ko’plab miqdordagi jurnal va kartotekalar yuritilishini talab
qilishidan hujjatlar harakatini har daqiqada markazlashtirilgan holda kuzatib
borishdan iborat bo’lib, ish yuritish amaliy jihatdan aynan hujjatlarni o’zi
bilan
ishlashdan tashqarida bo’ladi: rahbar va ijrochilar bevosita hujjatlar bilan
iishaydilar (yoki ularni nusxasi bilan), ish yuritish xodimi ro’yxatga olish va nazorat
kartochkalari yordamida ular harakatini kuzatib boradi.
