Muster einer Betriebsvereinbarung Zusammenfassung

Muster einer Betriebsvereinbarung

Zwischen

und

wird folgende Betriebsvereinbarung über die

geschlossen.

1. 
   Gegenstand und Geltungsbereich
   
   1. 
      Die Betriebsvereinbarung regelt die Grundsätze für die Nutzung der betrieblichen Kommunikations­systeme E-Mail und Internet.
      
   2. 
      Diese Betriebsvereinbarung gilt räumlich für den Betrieb der A-GmbH in …
      
   3. 
      Die Betriebsvereinbarung gilt persönlich für Beschäftigte der A-GmbH.
      

2. 
   Betriebliche und/oder private Nutzung
   
   1. 
      Die Nutzung der von der Arbeitgeberin zur Verfügung gestellten Kommunikationssysteme und Endgeräte zur Nutzung von Internet ist grundsätzlich nur zu betrieblichen Zwecken gestattet. Das betriebliche E-Mail Postfach darf ausschließlich zur betrieblichen Kommunikation genutzt werden.
      
   2. 
      Die Gestattung der privaten Nutzung des Internetzugangs nach den Vorgaben dieser Betriebsverein­barung erfolgt ausschließlich gegenüber denjenigen Beschäftigten, die zuvor gegenüber der Arbeit­geberin eine Einwilligung gemäß Anlage 1 abgegeben haben.
      
   3. 
      Liegt eine Einwilligung vor, ist die private Nutzung des betrieblichen Internetzugangs im Umfang von [Definition durch Vertragspartner, z.B.: in geringem Umfang und ohne Beeinträchtigung der Arbeitsleitung] zulässig.
      
   4. 
      Die Beschäftigten sind frei in ihrer Entscheidung, ob sie eine solche Einwilligung abgeben wollen. Die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerruflich. Soweit die Einwilligung nicht erteilt wird oder widerrufen wurde, so ist nur eine betriebliche Nutzung zulässig.
      

3. 
   Verhaltensgrundsätze
   
   1. 
      Unzulässig ist jede vorsätzliche Nutzung der betrieblichen Kommunikationssysteme, die den Interessen des Arbeitgebers oder dessen Ansehen in der Öffentlichkeit schadet oder die gegen geltende Rechtsvorschriften verstößt. Dazu zählen
      

• 
  der Abruf von für den Arbeitgeber kostenpflichtigen Internetseiten
  
• 
  das Abrufen, Verbreiten oder Speichern von Inhalten, die gegen persönlichkeitsrechtliche, datenschutzrechtliche, lizenz- und urheberrechtliche oder strafrechtliche Bestimmungen verstoßen
  
• 
  Aktivitäten, die sich gegen die Sicherheit von IT-Systemen richten (z.B. Angriffe auf externe Webserver)
  
• 
  Aktivitäten, die sich gegen das Unternehmen richten (sog. Compliance-Verstöße [hier auf Compliance-Dokumente verweisen])
  
• 
  …
  

2. 
   [Hinweise, soweit bestimmte Internetseiten/ - dienste gesperrt werden (Blacklists)]
   
3. 
   Zum Schutz der IT-Systeme vor Viren, Trojanern und ähnlichen Bedrohungen ist der Download von Programmen aus dem Internet nicht gestattet.
   

4. 
   Nutzungsregelungen und Zugriffsrechte
   
   1. 
      [Ggf. allgemeine Regelungen zum Herunterladen von Inhalten, Speicherungen von Anhängen/ Dateien, Möglichkeit bzw. Pflicht zur Verschlüsselung von E-Mails etc. nennen.]
      
   2. 
      Bei geplanter Abwesenheit eines Beschäftigten ist durch den Beschäftigten ein automatisierter Hinweis auf die Abwesenheit des Beschäftigten sowie auf seine Vertretung einzurichten. Soweit dies für betriebliche Zwecke erforderlich ist, kann ein Vertretungsassistent eingerichtet werden bzw. können eingehende E-Mails automatisiert an einen Vertreter weitergeleitet werden.
      
   3. 
      a) Wurde eine Abwesenheitsnachricht entgegen 4.2 nicht eingerichtet oder war dies aufgrund einer ungeplanten Abwesenheit nicht möglich, kann dies durch den Arbeitgeber erfolgen.
      b) Eine automatisierte Weiterleitung wird nur in dringend erforderlichen Fällen eingerichtet, ins­besondere soweit eine Abwesenheitsnachricht allein den betrieblichen Erfordernissen nicht gerecht wird.
      c) Ein Zugriff auf das betriebliche E-Mail-Postfach des betroffenen Beschäftigten für betriebliche Zwecke – etwa wenn Inhalte des Postfachs für die weitere Bearbeitung benötigt werden – darf darüber hinaus nur erfolgen, soweit dies für betriebliche Zwecke erforderlich ist. Derartige Zugriffe können unter Hinzuziehung von Vertrauenspersonen [konkret zu benennen] im Vier-Augen-Prinzip durchgeführt werden. Der Beschäftigte wird über den Zugriff unverzüglich unterrichtet. Erkennbar private E-Mails und solche, die der Kommunikation des Beschäftigten mit den unter 4.6 ange­sprochenen Stellen dienen, dürfen inhaltlich nicht zur Kenntnis genommen werden.
      
   4. 
      Die eingehenden und ausgehenden E-Mails des betrieblichen E-Mail Postfachs werden zur Sicher­stellung der Funktionsfähigkeit des Systems im Abstand von … Tagen gespeichert und für maximal ... Jahre aufbewahrt.
      
   5. 
      Um gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrungspflichten (z.B. gem. § 257 HGB, § 147 AO) gerecht zu werden, werden die eingehenden und ausgehenden E-Mails des betrieblichen E-Mail Postfachs im Abstand von … Tagen archiviert und für maximal ... Jahre aufbewahrt.
      
   6. 
      Persönliche, aber geschäftlich veranlasste E-Mails (z.B. Kommunikation mit dem Betriebsrat, Betriebs­arzt, Sozialberatung, Datenschutz oder Compliance Office) sollten über alternative Kommunikationswege abgewickelt werden (z.B. telefonisch, postalisch, private E-Mail-Adresse). Sollte dennoch derlei Kommunikation über das betriebliche E-Mail-Postfach abgewickelt werden, ist diese zu löschen bzw. lokal abzuspeichern. Bei einem Zugriff erkannte derartige Kommunikation (z.B. anhand des Betreffs bzw. Kommunikationspartners) darf inhaltlich nur durch den vorgesehenen Empfänger zur Kenntnis genommen werden.
      

5. 
   Funktionspostfächer
   

6. 
   Spamfilter und Virenschutz
   
   1. 
      Durch eine zentrale Spamfilterung können Spammails erkannt werden, indem auf eingehenden E-Mails zugegriffen wird. Erkannte Spammails werden im Betreff mit dem Wort „Spam“ markiert und an den Empfänger weitergeleitet. Dieser hat sorgfältig zu prüfen, inwieweit es sich tatsächlich um eine Spam-Nachricht handelt. Ist dies zutreffend sollte diese unverzüglich gelöscht werden und der Erhalt derartiger E-Mails möglichst unterbunden werden.
      
   2. 
      Liegen konkrete Anhaltspunkte dafür vor, dass eine E-Mail Schadsoftware enthält, so wird diese automatisiert herausgefiltert und untersucht. Bestätigt sich der Verdacht, findet eine Weiterleitung an den Empfänger nur statt, wenn zuvor die entsprechenden Teilinhalte oder Anlagen entfernt wurden und Störungen oder Schäden durch die Weiterleitung ausgeschlossen werden können.
      

7. 
   Verhaltenskontrolle
   

8. 
   Protokollierung
   
   1. 
      Die Nutzung des Internets wird, soweit dies für die Gewährleistung der Systemsicherheit und/oder der Funktionsfähigkeit der eingesetzten IT-Systeme erforderlich ist, mit folgenden Informationen für jedes aufgerufene Objekt protokolliert:
      

• 
  Datum/Uhrzeit
  
• 
  Benutzerkennung
  
• 
  IP-Adresse
  
• 
  Zieladresse
  
• 
  übertragene Datenmenge
  
• 
  ... [abschließende Aufzählung aller Protokolldaten]
  

1. 
   Ein- und ausgehende E-Mails werden mit folgenden Informationen protokolliert:
   

• 
  Datum/Uhrzeit
  
• 
  Absender- und Empfängeradresse
  
• 
  Message ID
  
• 
  Nachrichtengröße
  
• 
  Betreff
  
• 
  ... [abschließende Aufzählung aller Protokolldaten]
  

1. 
   Die Protokolldaten nach Ziffer 8.1 und 8.2 werden ausschließlich zu Zwecken der
   

• 
  Analyse und Korrektur technischer Fehler,
  
• 
  Gewährleistung der Systemsicherheit,
  
• 
  Aktualisierung der Liste gesperrter Internet-Seiten („Black List“)
  
• 
  Optimierung des Netzes und
  
• 
  Datenschutzkontrolle
  

4. 
   Die Protokolldaten nach Ziffer 8.1 werden für maximal … Tage, Protokolldaten nach Ziffer 8.2 werden für maximal … Tage aufbewahrt und dann automatisch gelöscht oder wirksam anonymisiert. Die Regelungen zur Zweckbindung aus § 31 Bundesdatenschutzgesetz bzw. Art. 5 Abs. 1 Buchst. b DSGVO sind zu beachten.
   
5. 
   Personal, das Zugang zu Protokollinformationen hat, wird besonders auf die Sensibilität dieser Daten hingewiesen und auf die Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet. Bei der Auswahl des Personals ist dies als Eignungsvoraussetzung zu berücksichtigen. Dafür wird auch (z.B. durch vertragliche Vereinbarung) Sorge getragen, wenn und soweit es sich nicht um eigenes Personal handelt.
   

9. 
   Kontrollen
   
   1. 
      Zur Aktualisierung der gesperrten Internetseiten (Black-List) und zur Analyse von
      

• 
  deutlich über dem üblichen Nutzungsverhalten liegende, auffällige Häufungen im Kommu­nikationsverhalten oder
  
• 
  extensivem Anstieg von Übertragungsvolumina bzw. besonders hohen Übertragungsvolumina bestimmter Internet- oder externen E-Mail-Domänen
  

• 
  Gruppenzugehörigkeit
  
• 
  Datum und Uhrzeit
  
• 
  genutzte externen E-Mail-Domänen
  
• 
  aufgerufene Internetdomänen (URL)
  
• 
  übertragene Datenmengen
  

1. 
   Ergeben sich bei der Auswertung der Daten nach Ziffer 9.1. Hinweise auf unzulässige Zugriffe gem. Ziffer 3.1 oder auf eine Überschreitung der erlaubten privaten Nutzung (Stufe 1), ist der betroffene Kreis der Beschäftigten zunächst pauschal auf die Unzulässigkeit dieses Verhaltens hinzuweisen (Stufe 2). Gleichzeitig wird darüber unterrichtet, dass bei Fortdauer der Verstöße zukünftig eine gezielte Kontrolle (Stufe 3) nach einem gesondert festzulegenden Verfahren stattfinden kann. An der Festlegung des Verfahrens der Auswertung von Protokolldaten sind der Betriebsrat, die IT-Abteilung und der betriebliche Datenschutzbeauftragte zu beteiligen. Das Verfahren ist den Beschäftigten bekannt zu geben.
   
2. 
   Für die gezielte Kontrolle (personenbezogene Auswertung) entsprechend Stufe 3 müssen der genaue Zweck, der Umfang der Daten, der Zeitraum der Auswertung vorab in einem Konzept festgelegt und angekündigt werden; der Umfang der von der Auswertung erfassten Personen muss dabei auf den Kreis der Betroffenen begrenzt werden (nach § 32 Abs. 1 Satz 2 BDSG a.F. bzw. § 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG n.F.). Es dürfen nicht sämtliche Beschäftigte überwacht werden. Die personenbezogenen Daten sind nach Beendigung des Verfahrens zu löschen. Über das Ergebnis der Auswertung wird der Beschäftigte schriftlich in Kenntnis gesetzt. Ihm ist Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben. Entsprechend der Ergebnisse der Auswertung ist das weitere Vorgehen (Stufe 4) abzuwägen:
   

• 
  Einstellen der Kontrollen/keine weitere Überwachung,
  
• 
  erneutes Ermahnen des betroffenen Personenkreises und Fortführen der gezielten Kontrolle oder
  
• 
  Verschärfen der Kontrolle, in dem die Protokollierung auf dem Arbeitsplatzrechner stattfindet.
  
• 
  Die Durchführung weiterer arbeitsrechtlicher Maßnahmen bleibt hiervon unberührt.
  

4. 
   Für die Protokollierung auf dem Arbeitsplatzrechner (Stufe 4) gelten dieselben Anforderungen wie in Stufe 3 mit Ausnahme der Ankündigung. Die Beschäftigten müssen über diese Maßnahme nachträglich aufgeklärt werden.
   
5. 
   Der Arbeitgeber ist berechtigt, bei Vorliegen eines auf zu dokumentierende tatsächliche Anhalts­punkte begründeten Missbrauchsverdachts bei der Internet- oder E-Mail-Nutzung, Protokolldaten nach Ziffer 8.1 und Ziffer 8.2 über einen Zeitraum bis zu maximal … Tagen aufzubewahren und personenbezogen auszuwerten.
   Erweist sich der Verdacht als unbegründet oder werden die Protokolldateien nicht mehr zu weiter­gehenden Maßnahmen nach Ziffer 8 dieser Vereinbarung benötigt, so hat die Stelle, die eine Speicherung der Protokolldaten über … Tage hinaus veranlasst hat, unverzüglich die Löschung dieser Daten durch die IT-Abteilung zu veranlassen. Die erfolgte Löschung ist schriftlich gegenüber der beauftragenden Stelle durch die IT-Abteilung zu bestätigen. Die Betroffenen werden nach Abschluss der Maßnahmen unverzüglich darüber benachrichtigt.
   
6. 
   Ein Verstoß gegen diese Betriebsvereinbarung kann arbeitsrechtliche Konsequenzen haben. Darüber hinaus kann ein Verstoß zivilrechtliche Schadensersatzpflichten auslösen, z.B. bei Nutzung kostenpflichtiger Internetseiten. Die Arbeitgeberin behält sich vor, bei Verstößen gegen diese Vereinbarung die private Nutzung des Internetzugangs und des betrieblichen E-Mail Postfachs im Einzelfall zu untersagen.
   

10. 
    Schulung der Beschäftigten
    

11. 
    Änderungen und Erweiterungen
    

12. 
    Schlussbestimmungen
    
    1. 
       Die Unwirksamkeit einzelner Bestimmungen dieser Vereinbarung führt nicht zur Unwirksamkeit der übrigen Regelungen. Im Falle der Unwirksamkeit einzelner Regelungen werden Betriebsrat und Arbeitgeberin unverzüglich Verhandlungen über eine Neuregelung des jeweiligen Sachverhalts aufnehmen.
       
    2. 
       Diese Vereinbarung tritt mit ihrer Unterzeichnung in Kraft. Sie kann mit einer Frist … gekündigt werden.
       
    3. 
       Im Falle einer Kündigung dieser Betriebsvereinbarung gelten diese Regelungen bis zum Abschluss einer neuen Vereinbarung. Nach Eingang der Kündigung verpflichten sich die Betriebsparteien, unverzüglich Verhandlungen über eine neue Betriebsvereinbarung aufzunehmen.
       

• 
  Anlage 1: Einwilligungserklärung zur privaten Nutzung des betrieblichen Internets
  
• 
  Anlage 2: Von den Kontrollen ausgenommene E-Mail-Postfächer
  

Ort, Datum Ort, Datum

__________________________________ __________________________________

Unterschrift Geschäftsführer A-GmbH Unterschrift Betriebsrat der A-GmbH

Ich möchte von dem Angebot Gebrauch machen, den betrieblichen Internetzugang in geringfügigem Umfang [ggf. konkret bestimmen] auch für private Zwecke zu nutzen.

1. 
   Ich habe die Gelegenheit gehabt, die Betriebsvereinbarung über die Nutzung von Internet und E-Mail zur Kenntnis zu nehmen und bin mir über die folgenden, mit der Privatnutzung des Internets verbundenen Nutzungsbedingungen bewusst:
   
   

• 
  Die private Nutzung ist nur in geringfügigem Umfang [konkret bestimmen] gestattet und nur sofern und soweit dadurch die geschäftliche Aufgabenerfüllung und die Verfügbarkeit der IT-Systeme für geschäftliche Zwecke nicht beeinträchtigt werden.
  
  
• 
  Zum Schutz der IT-Systeme vor Viren, Trojanern und ähnlichen Bedrohungen sind der Download von Programmen aus dem Internet, sowie entsprechende Downloads von Dateianhängen im Rahmen der privaten Nutzung nicht gestattet.
  
  
• 
  Eine vorsätzliche Nutzung, welche geeignet ist, den Interessen der Arbeitgeberin oder deren Ansehen in der Öffentlichkeit zu schaden oder die gegen geltende Rechtsvorschriften verstößt, insbesondere
  
  • 
    der Abruf für den Arbeitgeber kostenpflichtigen Internetseiten,
    
  • 
    das Abrufen, Verbreiten oder Speichern von Inhalten, die gegen persönlichkeitsrechtli­che, datenschutzrechtliche, lizenz- und urheberrechtliche oder strafrechtliche Bestim­mungen verstoßen,
    
  • 
    Aktivitäten, die sich gegen die Sicherheit von IT-Systemen richten (z.B. Angriffe auf ex­terne Webserver) oder
    
  • 
    Aktivitäten, die sich gegen das Unternehmen richten (z.B. Compliance-Verstöße [konkret benennen])
    
  • 
    […an Regelung in Betriebsvereinbarung anpassen]
    

• 
  Die A-GmbH ist berechtigt, den Aufruf bestimmter Internet-Seiten durch den Einsatz geeigneter Filter-Programme zu verhindern. Es besteht kein Rechtsanspruch auf einen Zugriff auf gefilterte Internet-Inhalte.
  

2. 
   Ich willige ein, dass auch meine privaten – also nicht nur die betrieblich veranlassten – Internetzugriffe im Rahmen der Betriebsvereinbarung vom [Datum einsetzen] verarbeitet und unter den Voraus­setzungen der Ziffern 8. und 9. der Betriebsvereinbarung protokolliert sowie personenbezogen ausgewertet werden.
   

Ich bin mir darüber im Klaren, dass eine missbräuchliche oder unerlaubte Nutzung neben arbeitsrecht­lichen Konsequenzen gegebenenfalls auch strafrechtliche Folgen haben kann und dass darüber hinaus ein Verstoß zivilrechtliche Schadensersatzpflichten auslösen kann.

Mir ist bewusst, dass ich diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen kann. Wenn ich sie widerrufe, darf ich ab diesem Zeitpunkt den beruflichen Internetzugang nicht länger für private Zwecke nutzen.

________________________________________

Ort, Datum

________________________________________

Unterschrift des Beschäftigten

Anlage 2 zur Betriebsvereinbarung (Anhang 1): Ausgenommene E-Mail-Postfächer

Von den Kontrollen ausgenommene E-Mail-Postfächer

Folgende E-Mail-Postfächer bzw. Funktionspostfächer sind aufgrund von Verschwiegenheits­verpflichtungen von Kontrollen ausgenommen:

• 
  Betriebsarzt: …
  
• 
  Betriebsrat: …
  
• 
  Datenschutzbeauftragter: …
  
• 
  … usw.