1-mavzu: Axborot komplekslarida elektron xujjat aylanish tizimi. Elektron tijorat dasturiy ta’minot tizimini arxitekturasi. Moliyaviy amaliyotda qoʻllaniladigan asosiy dasturiy platformalar va ularning ishlash texnologiyasi
1-mavzu: Axborot komplekslarida elektron xujjat aylanish tizimi. Elektron tijorat dasturiy ta’minot tizimini arxitekturasi. Moliyaviy amaliyotda qoʻllaniladigan asosiy dasturiy platformalar va ularning ishlash texnologiyasi.
Bugungi kunda ko'pchilik kompaniyalar qog'ozdan elektron shaklga o'tmoqda. Bu tashkilot uchun ham vaqt, ham pulni tejaydi. Elektron hujjat aylanishi qog'ozbozlikni yo'q qiladi. Siz ofis yoki boshqa joydan kuniga 24 soat ma'lumot almashishingiz mumkin. Buning uchun qo'lda elektron imzo va Internetga kirish imkoniga ega kompyuter bo'lishi kifoya. Bundan tashqari, elektron hujjat aylanish tizimi ishning borishini real vaqt rejimida nazorat qilish imkonini beradi.
Elektron hujjat – bir davr elektron hayoti bir korxonada hujjatlar (tashkilot, maqomini, ularni qabul o'zgartirish kompaniyasi) arxivga bekor qilish (belgisi, ham, xabar tasdiqlangan, va boshqalar yopiq). Bunday hujjat ba'zan ma'lum bir ish jarayoni davomida individual ishlar bir oqimi sifatida hujjatlar harakatini xarakterlovchi «biznes rivoji», deb ataladi. butun elektron hujjat aylanishi tizimi tartibga solish va hujjatlarni hayot-tsikli bunday saqlab kerak bo'lgan dasturlarni o'z ichiga oladi.
Elektron hujjat bir maqsadi ikki majburiy qismdan iborat, ma'lumotlar:
1) ma'lumotlarni (nomi, muallifi, vaqt, kelib chiqishi o'rniga, va boshqalar) va elektron raqamli imzo to'g'risida ma'lumotlar;
2) matn iborat mazmuni asosiy qismi, grafik va raqamli ma'lumotlar birligi sifatida qayta.
Hujjat-matn, tovush yoki tasvir shaklida yozilgan axborot bo‘lib, zamon va makonda uzatish hamda saqlash va jamoat tomonidan foydalanish uchun mo‘ljallangan moddiy ob’ektdir.
Hujjat turlari – hujjatlarni o‘z shakliga ko‘ra quyidagi turlarga ajratish mumkin:
• Matnli hujjatlar. Qog‘ozga yozuv mashinasi, qo‘l yoki axborot kommunikatsiya vositalari yordamida tushirilgan qandaydir ma’no beruvchi so‘zlar ketma-ketligidir.
• Tovushli hujjatlar. Ovoz yozish vositalari yordamida yozib olingan tovushli axborot.
• Tasvirli hujjatlar. Fotosurat, rang tasvir mahsuli.
Elektron hujjat O‘zbekiston Respublikasining “Elektron hujjat aylanishi to‘g‘risida”gi 2004 yil 29 apreldagi 611-II son Qaroriga binoan quyidagicha ta’riflanadi.
Elektron shaklda qayd etilgan, elektron raqamli imzo bilan tasdiqlangan va elektron hujjatning uni identifikatsiya qilish (tanib olish) imkoniyatini beradigan boshqa rekvizitlariga (ma’lumotlarga) ega bo‘lgan axborot elektron hujjatdir.
Elektron hujjat texnika vositalaridan va axborot tizimlari xizmatlaridan hamda axborot texnologiyalaridan foydalanilgan holda yaratiladi, ishlov beriladi va saqlanadi.
Elektron hujjat elektron hujjat aylanishi ishtirokchilarining mazkur hujjatni idrok etish imkoniyatini inobatga olgan holda yaratilishi kerak.
Odatda hujjatlarni an’anaviy tarzda almashish jarayonida pochta xizmati muhim rol o‘ynaydi. Chunki pochta xizmatining asosiy vazifasi jo‘natmalarni o‘z manzillariga etkazib berishdan iboratdir. Ushbu holatda hujjatlar konvertga solinadi va aloqa bo‘limiga topshiriladi. SHundan so‘ng pochta xizmati xodimlari tomonidan hujjat kerakli manzilga jo‘natiladi va yetkaziladi.
Elektron hujjatlarni almashish tizimi esa an’anaviy hujjat almashish tizimidan biroz farq qilinadi. Bunda hujjat elektron ko‘rinishda kompyuter, telekommunikatsiya va Internet tarmog‘i orqali uzatiladi. Elektron hujjatlarni almashish jarayonida maxsus ixtisoslashtirilgan tizimlardan (E-hujjat) yoki elektron pochta xizmatidan foydalaniladi. Elektron hujjat almashish tizimlarida hujjatlarni uzatish juda tezkor amalga oshiradi.
Imzo – hujjatning haqiqiyligini va yuborgan jismoniy shaxsga tegishli ekanligini tasdiqlaydigan insonning fiziologik xususiyati. Imzo orqali insonning shaxsi hamda u yozgan hujjatning haqiqiyligi aniqlanadi.
Muhr – hujjatning haqiqiyligini va biror bir yuridik shaxsga tegishli ekanligini tasdiqlovchi isbotdir. Muhrlar o‘zining alohida shakliga ega bo‘lib, asosan hujjatlarning va undagi imzolarning aslligini tasdiqlaydi.
Elektron raqamli imzo O‘zbekiston Respublikasining “Elektron raqamli imzo to‘g‘risida”gi 2003 yil 11 dekabrdagi 562-II son Qaroriga binoan quyidagicha ta’riflanadi.
Elektron raqamli imzo - elektron hujjatdagi mazkur elektron hujjat axborotini elektron raqamli imzoning yopiq kalitidan foydalangan holda maxsus o‘zgartirish natijasida hosil qilingan hamda elektron raqamli imzoning ochiq kaliti yordamida elektron hujjatdagi axborotda xatolik yo‘qligini aniqlash va elektron raqamli imzo yopiq kalitining egasini identifikatsiya qilish imkoniyatini beradigan imzo;
Elektron raqamli imzo - xabar yoki hujjat yaxlitligini va muallifining xaqiqiyligini tekshirishda qo‘llaniladigan va shaxs imzosini to‘laligicha o‘rnini bosa oladigan hujjatga tegishli isbotdir. U axborot – kommunikatsiya tizimlari orqali uzatilayotgan hujjatlarni va axborotlarni haqiqiyligini tekshirishda qo‘llaniladi.
Elektron raqamli imzodan muhr o‘rnida ham foydalanish ham mumkin, bunda faqat va faqat hujjatga tegishli elektron raqamli imzo hujjatdagi barcha o‘zgarishlarni yoki o‘zgartirishlarni ko‘rsatib beradi. Buning uchun elektron raqamli imzo yuridik shaxs nomiga, ya’ni kompaniya va tashkilotlar nomiga ro’yxatdan o‘tkaziladi.
Deyarli har bir hujjat elektron shaklga o'tkazilishi mumkin. Odatda, kompaniyalar elektron shartnomalar, yo'l varaqalari, turli hisob-fakturalar, hisobotlar va boshqalarga o'tmoqda.
Elektron hujjatlar rasmiylashtirilmagan hujjatlar va rasmiylashtirilgan hujjatlarga bo'linadi.
Rasmiylashtirilmagan hujjatlar - xatlar, shartnomalar, ishonchnomalar, texnik hujjatlar va boshqa hujjatlar, ular davlat tomonidan qat'iy tartibga solishdan ozod qilinadi.
Rasmiylashtirilmagan elektron hujjatlar har qanday formatda bo'lishi mumkin: doc, xlsx, pdf, jpg va boshqalar, rasmiylashtirilgan hujjatlar esa faqat xml kengaytmali fayl shaklida bo'lishi mumkin.
Elektron hujjat aylanishi nima
Oddiy so'zlar bilan gapiradigan bo'lsak , elektron hujjat aylanishi birja hisoblanadi elektron hujjatlar bo'ylab mahalliy tarmoq, Internet yoki boshqa kanallar. Elektron hujjat aylanishi tashkilot ichida ham, kompaniyalar o'rtasida ham amalga oshirilishi mumkin.
Elektron hujjat aylanishi nafaqat hujjatlarni almashish, balki qog'oz tashuvchilardan foydalanmasdan ishni tashkil qilish imkonini beradi: hujjatlarni qidirish, hisobotlarni tuzish, arxivlash va boshqalar. Bir kompaniya boshqa elektron hujjat yuboradi. Qabul qiluvchi uni bir necha soniya ichida shaxsiy kompyuterida oladi. Bu vaqtda operator hujjat tasdiqlangan elektron imzoni va hujjat formati qonun talablariga muvofiqligini avtomatik tekshirishni amalga oshiradi. Statuslar yordamida jo'natuvchi hujjat qanday harakatlanayotganini ko'rishi mumkin.
Elektron hujjat aylanishining afzalliklari
Elektron hujjat aylanishining asosiy afzalliklari quyidagilardan iborat:
1. elektron arxivda hujjatlarni markazlashtirilgan, tizimlashtirilgan va tizimlashtirilgan holda saqlash;
2. qog'oz schyot-fakturalarni chop etish, pochta jo'natish va saqlash xarajatlarini kamaytirish;
3. hujjatni shakllantirish va qayta ishlash (ro'yxatga olish, tasdiqlash va boshqalar) protseduralariga yagona yondashuv;
4. hujjatlarni topshirish, rasmiylashtirish va tasdiqlash vaqtini qisqartirish;
5. hujjatlarni imzolash tezligi;
6. hujjatlar bilan har qanday operatsiyalarni kechayu kunduz onlayn bajarish imkoniyati: qidirish, yuklab olish, chop etish, tekshirish, rad etish, shuningdek ularning harakatini kuzatish;
7. hujjatlarni tezkor qidirish.
Elektron hujjat aylanishiga o'tish.
Elektron hujjat aylanishini joriy etish maqsadida elektron hujjat aylanishini amalga oshirish tartibini ishlab chiqish va tasdiqlash zarur; uni saqlash uchun mas'ul shaxslarni nomlash; qabul qilingan va yuborilgan hujjatlarning elektron arxivini tashkil etish; hisob siyosatida elektron hujjatlarni yaratish, qabul qilish va saqlash qoidalarini belgilash; elektron hujjatlarni shakllantirish va imzolash uchun mas'ul shaxslarni tayinlaydi.
Hujjatlarni imzolash huquqiga ega bo'lgan barcha xodimlar elektron imzoga ega bo'lishi kerak.
• texnik shartlar ishlab chiqilmoqda;
• IT yechimini tanlash;
• biznes jarayonlari tavsiflanadi;
• byudjetlar, jadvallar, ro'yxatlar zarur resurslar va umumiy reja ishlar;
• elektron hujjat aylanishini joriy etilmoqda;
• dastur sinovdan o'tkazilmoqda;
• elektron hujjat aylanish tizimi ishga tushirildi;
• tizimdan foydalanishni nazorat qilish.
Elektron hujjat aylanish tizimi
Elektron hujjat aylanish tizimining asosiy elementlari
Har qanday elektron hujjat aylanish tizimi quyida sanab o'tilgan toifalarning xususiyatlarini o'z ichiga olishi mumkin, ammo ularning aksariyati mahsulotning joylashuvi bilan bog'liq bo'lgan o'ziga xos yo'nalishga ega.
1. Elektron arxiv - bu ma'lumotlarni samarali saqlash va qidirishga qaratilgan elektron hujjat aylanish tizimi.
2. Ilg'or ish jarayoni vositalariga ega elektron hujjat aylanishi tizimlari - ayrim ob'ektlarning oldindan belgilangan ma'lum bir yo'l bo'ylab harakatlanishini ta'minlaydi. Har bir bosqichda ob'ekt o'zgarishi mumkin, shuning uchun u "ish" umumiy so'zi deb ataladi. Hujjatlar ishga biriktirilgan, ammo bu erda ular asosiy ob'ektlar emas. Ushbu tizimlar tufayli muayyan ishlar tashkil etiladi.
3. Tashkilotni boshqarish va bilimlarni to'plashni qo'llab-quvvatlashga qaratilgan elektron hujjat aylanish tizimlari. Bu yuqorida tavsiflangan tizimlarning xususiyatlarini birlashtirgan tizimlardir. Bu erda asosiy element har qanday narsa bo'lishi mumkin - ish yoki hujjat. Bunday tizimlar qo'llaniladi davlat organlari, hujjatlar harakati uchun muayyan qoidalar va tartiblar mavjud bo'lgan yirik kompaniyalar.
4. Hamkorlikni qo‘llab-quvvatlashga yo‘naltirilgan elektron hujjat aylanish tizimlari - bunday tizimlar avvalgilaridan farq qiladi va ish jarayonini tashkil etish va rasmiylashtirishda aniq ierarxiyaga ega emas. Bunday elektron hujjat aylanishning vazifasi xodimlarning qaerda bo'lishidan qat'i nazar, kompaniyadagi ishini ta'minlash va bajarilgan ish natijalarini saqlab qolishdir.
5. Qo'shimcha xizmatlarni ishlab chiqqan elektron hujjat aylanish tizimlari. Bunga misol qilib, mijozlar bilan munosabatlarni boshqarish (CRM)ni keltirish mumkin. Bunday xizmatlar xilma-xil bo'lib, turli xizmatlar to'plamini o'z ichiga olishi mumkin.
Elektron hujjat aylanishi tizimining turli o'lchamdagi va faoliyat sohalari, shu jumladan geografik jihatdan taqsimlangan korxonalar hujjatlari bilan ishlashni avtomatlashtirish muammolarini hal qilishga imkon beradi. Dasturiy ta'minot komplekslari Ushbu toifaga kiruvchi korxonaning yuridik ahamiyatga molik hujjat aylanishini tashkil etish, hujjatlar arxivini yuritish, idora ishini avtomatlashtirish (kiruvchi va chiquvchi yozishmalarni roʻyxatga olish, hujjatlarni skanerlash va ularni ijrochilarga yetkazish) taʼminlanadi. elektron formatda), ijro intizomini nazorat qilish, shartnomalar va to'lovlarni muvofiqlashtirish, tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning bajarilishini muvofiqlashtirish va nazorat qilish, birlamchi buxgalteriya hujjatlarini qayta ishlash va saqlash, shuningdek, biznesning turli sohalari uchun ixtisoslashtirilgan jarayonlarni avtomatlashtirish. Bundan tashqari, eng zamonaviy Elektron hujjat aylanishi tizimining o'ziga xos xususiyati qo'llab-quvvatlashdir mobil qurilmalar va mavjud korporativ axborot platformalari bilan integratsiya qilish qobiliyati.
Elektron hujjat aylanishi tizimining asosiy funktsiyalari
Elektron hujjat aylanishi tizimining asosiy funktsiyalari quyidagilardan iborat:
1. hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish;
2. hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish;
3. kataloglarni yaratish va ular bilan ishlash;
4. qog'oz va elektron hujjatlarning harakatlanishini nazorat qilish, hujjatlar bilan ishlash tarixini yuritish;
5. hujjatlar rekvizitlarini yaratish va tahrirlash;
6. korxonaning hujjat aylanishi bo'yicha hisobotlarni shakllantirish;
7. fayl tizimi va Internetdan hujjatlarni import qilish;
8. shablon asosida to'g'ridan-to'g'ri tizimdan hujjat yaratish (to'g'ridan-to'g'ri integratsiya);
9. hujjat versiyalari, murakkab ko'p komponentli va ko'p formatli hujjatlar, qo'shimchalar bilan ishlash;
10. hujjatlarni elektron tarqatish;
11. papkalardagi hujjatlar bilan ishlash;
12. skanerlash va tanib olish orqali hujjatlarni qabul qilish.
13. axborotga kirish va hujjatlarni qayta ishlash xarajatlarini kamaytirish.
Elektron hujjat aylanishi imkoniyatlari
Elektron hujjat aylanishi tizimini tashkil qilishning ikkita varianti mavjud. Birinchisi, kontragentlar bilan elektron hujjat aylanishi to'g'risida shartnoma tuzish va elektron imzo bilan imzolangan hujjatlarni elektron pochta orqali almashish. Bunday holda siz oddiy elektron imzodan foydalanishingiz mumkin. Ikkinchi variant - maxsus operator orqali elektron hujjat aylanishini tashkil etish.
Elektron hujjat aylanish tizimi javob berishi kerak bo'lgan asosiy talablar:
• Ishonchli saqlash va hujjatlarni oson qidirish.
• Ish yuritish vazifalarini qo'llab-quvvatlash va bajarish.
• Hujjatlarning bajarilishini va ularning yo'nalishini o'z vaqtida nazorat qilish.
• Analitik hisobotlarni yaratish.
• Axborot xavfsizligini ta'minlash.
Zamonaviy elektron hujjat aylanish tizimi shuningdek, mijozlar bilan muloqot qilish, ularning so'rovlarini qayta ishlash funktsiyalari va ko'plab amaliy muammolarni hal qilish imkonini beruvchi qo'shimcha foydali vositalarga ega.
Elektron hujjat aylanish tizimlarining turlari
Elektron hujjat aylanish tizimlari rivojlanishining zamonaviy davrida ma'lum mezonlar bo'yicha tasniflangan ma'lumotlar tizimlarining bir nechta turlari mavjud. Masalan, elektron hujjat aylanish tizimlari qo'llaniladigan texnologiyalar turlari, integratsiya darajasi va qo'llanilish doirasi bo'yicha farq qilishi mumkin.
Amaldagi ish texnologiyalariga qarab, elektron hujjat aylanish tizimlarining to'rt turini ajratish mumkin:
- Mijoz-server tizimlari. Ushbu turdagi tizimda hujjatlar va ma'lumotlarni boshqarish uchun asosiy modullar ajratilgan serverda joylashgan. Mijoz qismi - foydalanuvchining tizim bilan o'zaro aloqasi uchun interfeys. Ushbu turdagi tizimlarning afzalligi ularning tezligi va ishonchliligidir.
- Ma'lumotlar bazasiga asoslangan tizimlar. Ushbu tizimlar odatda SQL yoki Oracle kabi ma'lumotlar bazalari bilan birlashtirilgan. Ushbu ma'lumotlar bazalarida barcha ma'lumotlar saqlanadi. Axborotni qayta ishlash uchun alohida modullardan foydalaniladi. Bunday tizimlarning afzalligi katta hajmdagi axborotni saqlash imkoniyatidir.
Veb-texnologiyalarga asoslangan tizimlar. Ushbu tizimlar serverga masofadan kirishga asoslangan ishlarni ta'minlaydi. Ushbu texnologiyaning afzalligi mijoz ilovalaridan voz kechish qobiliyatidir. Tizimga kirish foydalanuvchi ish joylaridan ish oqimi veb-brauzerlar orqali amalga oshirilishi mumkin.
- "bulutli" texnologiyalarga asoslangan tizimlar. Ushbu tizimlar mohiyatan veb-texnologiyalarga ega tizimlarga o'xshaydi. Faqatgina farq shundaki elektron hujjat aylanishi tizimining serveri sifatida hosting-provayder serveridan foydalanilganligi.
Integratsiya darajasiga ko'ra elektron hujjat aylanish tizimlarini quyidagi turlarga bo'lish mumkin:
- Universal elektron hujjat aylanishi tizimlari. Bular hujjat aylanishi jarayonini avtomatlashtirish uchun to'liq mo'ljallangan mustaqil hujjat aylanish tizimlari. Qoida tariqasida, bunday tizimlar mijoz-server texnologiyasidan foydalanadi.
- Guruh ishini boshqarish tizimlari. Ushbu tizimlar foydalanuvchilar guruhining hujjatlari va ma'lumotlari bilan taqsimlangan ishlashni ta'minlaydi. Ularning asosiy maqsadi hamkorlikni ta'minlashdir. Shu sababli, guruh ishini boshqarish tizimlari elektron hujjat aylanishi tizimlariga qaraganda ancha kam funksionallikka ega.
- O'rnatilganmodullar axborotni boshqarish tizimlarining bir qismi sifatida.
Barcha ERP tizimlarida shunday modullar mavjud. Ushbu modullar, shuningdek, cheklangan funksionallikka ega (elektron hujjat aylanishi tizimlari bilan solishtirganda) va qoida tariqasida, ERP tizimlarining asosiy funktsional imkoniyatlarini kiritmasdan ishlamaydi.
Elektron hujjat aylanishi tizimlari tuzilishi mumkin bo'lgan yana bir soha - qo'llash sohasi.
Hujjatlarning maxsus turlariga yoki faoliyat sohalariga yo'naltirilgan elektron hujjat aylanish tizimlari mavjud. Masalan, PDM tizimlari, dasturiy ta'minotni ishlab chiqishni qo'llab-quvvatlash tizimlari, HelpDesk tipidagi tizimlar, tibbiy yozuvlarni qo'llab-quvvatlash tizimlari va boshqalar.
Bulutli texnologiyalar elektron hujjat aylanishi tizimida
Elektron hujjat aylanishi tizimidagi bulutli texnologiyalar u hal qiladigan vazifalarga yangicha qarash imkonini beradi, axborot xizmatlari ko‘lamini sezilarli darajada kengaytiradi va sifatini oshiradi.
Bulutli texnologiyalar biznes jarayonini o'zgartiradi, xodimlar va ularning faoliyati haqidagi barcha ma'lumotlar bulutga joylashtiriladi, shu bilan birga korxonaning IT tuzilmasini soddalashtiradi. Bulutli muhitda biznes-jarayonlarni kengaytirishda ham, qisqartirishda ham tezkor masshtablash biznes-jarayonlarni boshqarish samaradorligini, shu jumladan hujjatlarni boshqarish jarayonlarini oshirish imkonini beradi.
Microsoft va Google kompaniyalari. hujjatlar bilan ishlash imkonini beruvchi xizmatlar to‘plamini chiqardi. Googleda Google Docs, Microsoft Office veb-ilovalari mavjud. Office Web Apps Internetda Word, Excel, PowerPoint va OneNote hujjatlarini ko'rish va asosiy tahrirlash, mobil qurilmalardan fayllarni ko'rish va Office ish stoli va veb-ilovalarida izchil fayl formatlashni ta'minlaydi.
2011 yil iyun oyida bozorda paydo bo'lgan Microsoft-ning onlayn xizmati - Office 365 bugungi kunda ham ishlaydi. U Microsoft-ning mashhur elektron pochta, aloqa va hamkorlik dasturiy mahsulotlarining bulutga asoslangan versiyalarini (masalan, Exchange Online, SharePoint Online va Lync Online) tanish Office Professional Plus ofis to'plami bilan birlashtiradi. Paket sizga virtual ofisni tashkil qilish imkonini beradi, bu esa kompaniya xodimlariga mavjud biznes ilovalari bilan ishlashda ular o'rganib qolgan qurilmalardagi deyarli istalgan joydan ma'lumotlarga xavfsiz kirish imkonini beradi. Texnologiya hujjatlarni yaratish va ular ustida hamkorlik qilish uchun ishlatiladi.
Shuningdek, bozorda boshqa ishlab chiqaruvchilarning bir xil toifadagi ko'plab dasturiy ta'minot mahsulotlari mavjud.
Elektron hujjatlarni almashish jarayoni uzoq vaqtdan beri alohida korxonalar chegaralarini bosib o'tdi va ancha kengroq hodisaga aylandi. Endi Rossiya kompaniyalari tashqi hujjat aylanishida - mijozlar va etkazib beruvchilar bilan ishlashda elektron yuridik ahamiyatga ega hujjatlardan foydalanish uchun qonunchilik huquqini oldilar. Shartnomalar, schyot-fakturalar, yakuniy sertifikatlar va boshqalar elektron imzo bilan imzolanishi va pochta va kurerlar bundan mustasno, Internet orqali kontragentlarga yuborilishi mumkin.
Jahon bozoridagi mavjud elektron hujjat aylanish tizimlari
Elektron hujjat aylanish tizimini tanlashda zamonaviy kompaniyalar umumiy rivojlanish strategiyasi, maqsadlari, raqobat muhitining mavjudligi, kerakli tuzilma va bunday yechimni amalga oshirishdan kutilayotgan iqtisodiy samaraga asoslanadi.
Elektron hujjat aylanish tizimini amalga oshirish maqsadlari orasida ijro intizomi ustidan nazoratni takomillashtirish, yo'qolgan hujjatlar sonini kamaytirish; tasdiqlash vaqtini qisqartirish; standart hujjatlar bilan ishlashda xatolar sonini kamaytirish.
Elektron hujjat aylanish tizimi funktsiyalari uchun bir qator asosiy talablar mavjud. Kompaniyaning ish jarayonini optimallashtirishning keyingi muvaffaqiyati tizimning ushbu talablarga muvofiqligiga bog'liq. Hujjatlarni tasdiqlash jarayonlari va tayinlash "qog'oz" dan elektronga o'tkazilganda vazifalar tezroq bajariladi ko'rinish, hujjatlar va buyurtmalarni qayta ishlash vaqti ham qisqartiriladi va hujjat bilan ishlash jarayonini kuzatish mumkin bo'ladi. Tizim bilan ishlashda ijrochilar yangi hujjatlar haqida avtomatik ravishda xabardor qilinadi va ularni qayta ishlash muddati nazorat ostida. Hujjatlarga tezkor kirish, hujjatlarni oson qidirish va saqlash uchun elektron xotira tashkil etilgan.
Himoyalangan ma'lumotlarga kirish huquqlarini farqlash muhim ahamiyatga ega. Mavjud ma'lumotnoma ma'lumotlariga ko'ra standart hujjatlarning bo'limlarini avtomatik to'ldirish va ish vaqtini sezilarli darajada qisqartiradi. Menejer uchun topshiriqlarni bajarish vaqtini kuzatish va xulosa hisobotini taqdim etishning qulay vositalariga ega bo'lishi muhimdir. Kompaniya ishida ma'lumotlar mazmunini saqlab qolish uchun elektron hujjat aylanish tizimini mavjud pochta tizimi va kompaniyada mavjud bo'lgan buxgalteriya tizimlari (kadrlar, moliyaviy, buxgalteriya hisobi va ishlab chiqarishni boshqarish tizimlarifaoliyat.
Shuningdek, tobora ko'proq tashkilotlar tizimda masofaviy ishlash imkoniyatiga e'tibor qaratmoqda. Tizimni baholashning muhim mezonlari hujjatlar, ijrochilar, hujjatlar holati va boshqalar bo'yicha hisobotlarni shakllantirish imkoniyatini o'z ichiga oladi; tizimni tezkor joriy etish; tizimni o'rnatish va texnik xizmat ko'rsatish xarajatlari; tizimni ishlab chiqish qulayligi; qo'shimcha muammolarni hal qilish uchun tizim dasturiy ta'minotidan foydalanish qobiliyati.
Va qo'shimcha talablar: hujjatlarni tizimga oqimli kiritish mavjudligi, skaner bilan ishlash qobiliyati; oldindan tuzilgan shartnoma boshqaruv moduli; planshet versiyasi; mobil mijozlar.
Keling, ushbu funktsiyalar DELO, 1C: Аrxiv, CompanyMedia, EMC Documentum, Logika, EVFRAT, DIRECTUM, Lotus Domino.Doc, OPTIMA-WorkFlow, LanDocs tizimlarida qanday amalga oshirilishini ko'ramiz. Bu tizimlarning barchasi klassik elektron hujjat aylanish tizimi va biznes jarayonlarini boshqarish vositalarining kombinatsiyasiga asoslangan umumiy kontseptsiya bilan birlashtirilgan. Elektron hujjat aylanishi va VRM tizimlarining afzalliklarini birlashtirgan holda, kompaniyalar jarayonlarning rivojlanishiga erishadilar va operatsiyalar samaradorligini oshiradilar.
“DELO” elektron hujjat aylanishi tizimi
`Ushbu elektron hujjat aylanishi tizimi butun postsovet hududida o'z segmentida tan olingan etakchi hisoblanadi. Unda yirik xoldinglar, korporatsiyalar va kichik korxonalar hujjat aylanishi va ish yuritishni muvaffaqiyatli amalga oshirmoqda. Ushbu tizimga nisbatan tavtologiyani qo'llash maqsadga muvofiqdir: "DELO" o'z ishini biladi. Haqiqatan ham, ushbu dastur ofis ishi va ish jarayonini chuqur avtomatlashtirish uchun idealdir.
Afzalliklari:
• Har qanday elektron hujjat harakatining barcha bosqichlarini kuzatish imkoniyati.
• Hujjatlar loyihalarini yaratishda soddalik va qulaylik.
• Tizimning umumiy disk raskadrovka va funksionalligi.
Kamchiliklari:
• "Uzilgan" minuslar biroz arxaik interfeys va o'zlashtirishda ma'lum qiyinchiliklarni o'z ichiga oladi.
“Logika” elektron hujjat aylanishi tizimi
Logic elektron hujjat aylanishi tizimi dasturi 2012 yilgacha Boss-Referent deb nomlangan va eng mashhurlaridan biri edi. Rossiya tizimlari elektron hujjat aylanishi, Delo hujjat aylanishi tizimi uchun jiddiy raqobatchi. Ism o'zgarishi bu sifatga ta'sir qilmadi dasturiy mahsulot, va u barcha turdagi va o'lchamdagi korxonalar uchun ishonchli va funktsional yozuvlarni boshqarish tizimi bo'lib qolmoqda.
Afzalliklari:
• Hujjatlarni tasdiqlash uchun murakkab ko'p darajali marshrutlarni qurish qobiliyati.
• Foydalanuvchi ma'lumotlarini himoya qilishning yuqori darajasi.
• Tizimning asosiy komponentlarini o'zlashtirishning nisbatan qulayligi.
• Moslashuvchan va moslashtirilgan hujjatlarni qayta ishlash jarayonlari.
Kamchiliklari:
• Jiddiy kadrlar almashinuvi bilan kirish huquqlarini noqulay farqlash.
• Texnik yordamning eng vijdonli ishi emas.
• Arxaik interfeys.
“Furot” elektron hujjat aylanishi tizimi
Ushbu elektron hujjat aylanish tizimi ISO 9000 sifat standarti talablariga toʻliq mos ravishda ishlab chiqilgan va Rossiya GOSTlari biznes sohasida. "EUFRATS" o'zining "hamkasblari" dan ko'plab o'ziga xos noyoblari mavjudligi bilan ajralib turadi. dasturiy ta'minotni ishlab chiqish, uni raqobatdosh EDMSda topib bo'lmaydi. Sof texnologik bu tizim zamonaviy rus bozorida eng "ilg'or" EDMS biri hisoblanadi.
Afzalliklari:
• Ushbu tizimning yetkazib berish paketi o'rnatilgan Nika DBMSni o'z ichiga oladi, bu foydalanuvchi tashkilotini qo'shimcha dasturiy ta'minotni sotib olishdan avtomatik ravishda ozod qiladi.
• Yaxshi esda qolarli dizayni bilan do'stona interfeys.
• Kirish huquqlarini boshqarish uchun o'rnatilgan rol mexanizmi.
Kamchiliklari:
• Juda past tezlik, ayniqsa zaif kompyuterlarda.
• Ishda davriy nosozliklar va sekin texnik yordam.
“1C: Arxiv” elektron hujjat aylanishi tizimi
Bu korxona hujjatlarini boshqarish uchun eng yaxshi va, albatta, eng ko'p qirrali dasturlardan biridir. 1C:Arxiv turli formatdagi biznes hujjatlarini ishonchli va eng muhimi markazlashtirilgan saqlashni ta'minlaydi, unga fayllarni tahrirlashi mumkin bo'lgan vakolatli xodimlar kirishlari mumkin.
Afzalliklari:
• Nozik sozlangan algoritm tezkor qidiruv zarur ma'lumotlar.
• Har qanday turdagi hujjatlarni saqlash imkoniyati - matn va grafiklardan tortib audio va video fayllargacha.
• Katta va kichik korxonalarda ushbu dasturiy ta'minotdan muvaffaqiyatli foydalanish imkonini beruvchi eng keng miqyoslilik.
• Ushbu dasturni raqobatchilardan ajratib turadigan 1C: Arxivning asosiy afzalligi mahsulot narxi va uning funksional imkoniyatlarining maqbul kombinatsiyasi hisoblanadi.
• Tashqi ilovalar bilan integratsiyani qo'llab-quvvatlash.
Kamchiliklari:
• Ko'p tizim resurslarini iste'mol qilish.
• Hatto tajribali foydalanuvchilar uchun ham o'zlashtirish qiyinligi ortdi.
“DIRECTUM” elektron hujjat aylanishi tizimi
Oddiy va funktsional EDMS DIRECTUM kichik va o'rta biznes uchun ajoyib yechim bo'ladi. Ushbu tizim tufayli elektron hujjat aylanishini keyinchalik "og'riqsiz" tashkilotni DIRECTUM-da ishlashga to'liq o'tkazish uchun an'anaviy qog'oz ish jarayoni bilan muvaffaqiyatli birlashtirilishi mumkin. Ilg'or Ish oqimi texnologiyasi ofis ish jarayonlarini samarali avtomatlashtirishni ta'minlaydi.
Afzalliklari:
• Hujjatlarni izlash va identifikatsiyalashni imkon qadar soddalashtiradigan maxsus dasturiy vositalarning mavjudligi.
• Muayyan vazifalar uchun tizimni mustaqil ravishda o'zgartirish uchun keng imkoniyatlar.
• Boshqa dasturlar bilan integratsiyaning kengaytirilgan imkoniyatlari.
Kamchiliklari:
• Tizimni korxona boshqaruviga yo'naltirish - unda oddiy ish yurituvchilar uchun ishlash qiyinroq.
• Biroz chalkash va noaniq narx siyosati.
“OPTIMA-WorkFlow” elektron hujjat aylanishi tizimi
Ushbu elektron hujjat aylanishi tizimi o'z segmentida kuchli o'rta dehqon hisoblanadi. U doimiy rivojlanishda va hozirgacha bozorning tan olingan mastodonlari bilan teng sharoitlarda raqobatlasha olmaydi. Biroq, OPTIMA-WorkFlow bir qator "hiylalar"ga ega - uni olomondan ajralib turadigan noyob texnologiyalar.
Afzalliklari:
• Xuddi shu turdagi hujjatlarni va ularni ro'yxatga olish ma'lumotlarini ketma-ket kiritish funktsiyasini amalga oshirish.
• Antivirus dasturi bilan skanerlash.
• Siz tanlagan oddiy va shifrlangan hujjatlarni indekslash.
• Ko'p tilli foydalanuvchi interfeysi.
Kamchiliklari:
• Oddiylikning kamchiliklari funksionallik, ular chiquvchi yangilanishlar bilan butunlay yo'q qilinadi.
“EMC Documentum” elektron hujjat aylanishi tizimi
Ish jarayoni jarayonlarini avtomatlashtirish uchun ushbu platforma IT-sanoatning jahon yetakchisi EMC tomonidan ishlab chiqilgan. Kuchli funksionallik va individual vositalarni moslashuvchan sozlash EMC Documentum-ni Rossiya bozorida mavjud bo'lgan eng yaxshi xorijiy EDMSga aylantiradi.
Afzalliklari:
• Dizayn hujjatlarini boshqarishda yuqori darajadagi qulaylik.
• Kirish huquqini taqsimlashni boshqarish imkonini beruvchi ro'yxatdan o'tish/chiqish mexanizmini joriy etish.
• Tasdiqlash tartibini bir necha darajalarda amalga oshirish imkonini beruvchi funksiyaning mavjudligi.
• Skanerlash va hujjatlarni aniqlash qurilmalarini qo'llab-quvvatlash.
Kamchiliklari:
• Faqat Internet Explorer brauzerida ishlaydi.
• Tizimda hamma uchun ochiq bo'lgan texnik va amaliy hujjatlarning yo'qligi.
• Tez-tez "tormoz" va yuqori tizim yuki bilan kechikishlar.
“LanDocs” elektron hujjat aylanishi tizimi
1997 yilda mahalliy LANIT kompaniyasi tomonidan ishlab chiqilgan ushbu hujjat aylanishini avtomatlashtirish platformasi bugungi kungacha ko'plab korxona va muassasalar tomonidan talab bo'lib qolmoqda. LanDocs qulay ish jarayoni va ish jarayoni muhitini yaratishga imkon beradi, barcha toifadagi foydalanuvchilarni uni boshqarish uchun zarur vositalar to'plami bilan ta'minlaydi.
Afzalliklari:
• Integratsiyalashgan kriptografik himoya vositalarining mavjudligi.
• Ish jarayoniga masofaviy filiallar xodimlarini kiritish imkoniyati.
• Qog'oz hujjatlarini paketli skanerlash funksiyasining mavjudligi.
Kamchiliklari:
• Juda keng tarqalgan ishlash muammolari.
• Funktsionallikni kengaytirish uchun zaif imkoniyatlar.
• Tizimni noldan o'zlashtirishda qiyinchilik.
“CompanyMedia” elektron hujjat aylanishi tizimi
CompanyMedia - bu biznes jarayonlarini, ish jarayonini va ofis ishlarini avtomatlashtirish uchun mo'ljallangan dasturiy echimlarning butun majmuasidir. Ushbu EDMS raqobatchilardan sozlamalarning beqiyos moslashuvchanligi va alohida o'rnatilishi mumkin bo'lgan mustaqil modullarning mavjudligi bilan ajralib turadi.
Afzalliklari:
• Imkoniyat muvaffaqiyatli ish murakkab korporativ tuzilma va hududiy tuzilishga ega korxonalardagi tizimlar.
• Yiliga 365 kun davomida kechayu kunduz faol ishlash imkonini beruvchi tizimning misli ko‘rilmagan ishonchliligi.
• Bir nechta turdagi ishlar bilan ishlash uchun avtomatlashtirilgan yordam.
• Tashkilotning ierarxik tuzilishiga ko'ra kirish huquqlarini farqlash.
Kamchiliklari:
• Veb-interfeys ba'zi brauzerlar, xususan, FireFox uchun cheklangan qo'llab-quvvatlanadi.
• Tizimning asosiy e'tibori o'rta va yirik biznesga qaratilgan.
“Lotus Domino.Doc” elektron hujjat aylanishi tizimi
Ushbu EDMS yuqori darajadagi ma'lumotlar xavfsizligi tizimiga ega bo'lgan taniqli Notes/Domino platformasi uchun ilovadir. Lotus Domino.Doc shuningdek, korporativ hujjatlarning katta omborini amalga oshirish imkonini beruvchi rivojlangan elektron arxivga ega.
Afzalliklari:
• Tarqalgan muhitda hujjat aylanishini boshqarish vazifalarini kompleks hal qilish uchun mo'ljallangan noyob replikatsiya tizimlarining mavjudligi.
• Hujjatlarni qidirish qobiliyati alohida qismlar axborotni saqlash.
• LDAP kataloglari korporativ darajaga ko'tariladi.
Kamchiliklari:
• Ushbu tizimning kamchiliklari asosan uning g'arbiy kelib chiqishi bilan bog'liq - interfeys va ba'zi funktsiyalarni amalga oshirish haqida ma'lum savollar mavjud.
Elektron hujjat aylanish tizimida qo‘llaniladigan dasturlar
Hozirgi vaqtda 1C dasturiy mahsulotlar zamonaviy korxona va tashkilotlar faoliyatida juda tez-tez uchraydi. Shu munosabat bilan 1C: Hujjat aylanish 8 dasturiy mahsulotining asosiy tamoyillarini ko'rib chiqing.
1C: Hujjat aylanishi 8 - bu 1C: Enterprise 8 texnologik platformasiga asoslangan universal elektron hujjat aylanishi tizimi.
Tizim kiruvchi, chiquvchi va ichki hujjatlar hamda yozishmalarni roʻyxatga olish, hisobga olish va saqlash uchun moʻljallangan (ham elektron shaklda, ham arxivdagi saqlash joylari va joylashuvi koʻrsatilgan qogʻozdagi hujjatlar).
Ushbu tizim muvofiqlashtirish, tasdiqlash, ko'rsatmalar berish va bajarilishini nazorat qilish, mas'ul ijrochilarni va muddatlarni belgilash imkoniyati bilan foydalanuvchilarning jamoaviy ishini amalga oshiradi.
Tizim hujjatlarga kirish huquqlarini farqlashning kuchli tizimiga ega. Bundan tashqari, Internet orqali tizim bilan masofaviy ishlash amalga oshiriladi. "1C: Hujjatlarni aylanishi 8" dasturi bir nechta etkazib berish versiyalarida mavjud bo'lib, ular narxi va funksionalligi bilan farqlanadi
Mustaqil va onlayn versiyalar mavjud va elektron yetkazib berish uchun versiyalar mavjud. Bundan tashqari, shuni ta'kidlash kerakki, barcha versiyalar kiruvchi va chiquvchi yozishmalarni hisobga oladi.
Dastur shuningdek, javoblarning yaxlitligini nazorat qiladi, yozishmalar tarixini nazorat qiladi, bu esa qo'shimcha nazorat va ma'lumotlarni qayta ishlash va foydalanuvchiga taqdim etish sifatiga yordam beradi.
Dastur katta hajmdagi ma'lumotlarni saqlashga qodir. Foydalanuvchilarga qulaylik yaratish uchun quyidagi ma'lumotlarni qidirish usullari qo'llaniladi:
- Tafsilotlar bo'yicha qidirish;
- Ro'yxatlarda qidirish (tezkor tanlovlar yordamida);
- to'liq matn Qidirmoq;
- Qidirmoq shtrix kodlari bo'yicha qog'oz hujjatla
1C: Document Management 8 shtrix-kodlarni to'g'ridan-to'g'ri hujjat fayliga chop etish va alohida varaqda chop etish, shuningdek, qog'oz versiyasiga qo'llash uchun shtrix-kodlarni yopishtiruvchi asosda chop etishni qo'llab-quvvatlaydi. Bunday texnologiyalardan foydalanish hujjatlarni qidirishni va aniq tuzilgan arxivni yaratishni sezilarli darajada osonlashtiradi: hujjat kartasini avtomatik ravishda ochish uchun skaner yordamida shtrix-kodni yoki hozirda mavjud bo'lgan hujjat uchun vazifalarni o'qish kifoya.
O'zbekiston Respublikasida elektron hujjat aylanishi tizimlari
“E-Hujjat” elektron hujjat aylanishi tizimi
“E-Hujjat” elektron hujjat aylanishi tizimi qonuniy elektron hujjatlar almashinuvini tashkil etish, tashkilotda mavjud ish yuritish tizimini takomillashtirish va avtomatlashtirish, boshqaruvning yangi vositalari va usullaridan foydalangan holda qarorlar qabul qilish jarayonlarini axborot bilan ta’minlash, integratsiya va avtomatlashtirish uchun mo‘ljallangan. , hujjatlarni hisobga olishning yagona tizimini yaratish, ularni tizimlashtirish va bajarilishini nazorat qilish.
"Germes" elektron hujjat aylanish tizimi
EMS "Germes" (ruscha EDMS "Germes") - 2005 yil dekabr oyida "BAIK Technologies" MChJ ishlab chiquvchilari tomonidan yaratilgan elektron hujjat aylanishi va biznes jarayonlarini boshqarish tizimi.
Tizimning asosiy funktsiyalari quyidagilardan iborat:
-qog'oz bilan ishlash jarayonini avtomatlashtirish va turli buyurtmalar bajarilishini nazorat qilish;
-hujjatlarning bajarilishini tezkor kuzatish;
-hujjatlarni markazlashtirilgan saqlash;
-ishlash intizomi, statistik va tahliliy ma'lumotlar bo'yicha ishonchli hisobotlarni tayyorlash;
-korxonaning boshqaruv qobiliyati va samaradorligini oshirish.
Tizimning asosiy foydalanuvchilari:
- davlat muassasalari va idoralari (O‘zbekiston Respublikasi Tashqi ishlar vazirligi, O‘zbekiston Respublikasi Moliya vazirligi, O‘zbekiston Respublikasi Iqtisodiyot vazirligi, O‘zbekiston Respublikasi Tashqi iqtisodiy aloqalar, investitsiyalar va savdo vazirligi, Vazirlik O‘zbekiston Respublikasi Qishloq va suv xo‘jaligi, O‘zbekiston Respublikasi Davlat bojxona qo‘mitasi)
- OAV bilan bog'liq kompaniyalar (O'zbekiston Milliy teleradiokompaniyasi, Ommaviy kommunikatsiyalar sohasida monitoring markazi, Unitech QK)
- banklar va investitsiya kompaniyalari ("G'allabank" RATB, "O'zsanoatqurilishbank" AT, "NBU Invest Group")
- sug'urta kompaniyalari ("O'zagrosug'urta" DAK, "Toshkentsug'urta" AJ)
- "O'zbekiston havo yo'llari" milliy aviakompaniyasi
- oliy va o‘rta ta’lim muassasalari (Toshkent davlat iqtisodiyot universiteti)
- tibbiyot muassasalari va farmatsevtika kompaniyalari
- auditorlik kompaniyalari
- qurilish kompaniyalari
- pensiya jamg'armalari
- savdo kompaniyalari, restoranlar va qahvaxonalar tarmoqlari va boshqalar.
“Kelajak ovozi” elektron hujjat aylanish tizimi
Dastur “Kelajak ovozi” Respublika yoshlar tashabbuslari markazining ish jarayonini avtomatlashtirishga mo‘ljallangan. Funktsionallik - tizim sizga mahalliy tarmoq ichida hujjatlar va xabarlarni, xodimlar va hamkorlik qiluvchi tashkilotlarning elektron hisobotlarini jo'natish, har bir foydalanuvchi uchun real vaqt rejimida yangi hujjatlar yoki xabarlar olinganligi haqida xabar berish, xodimlar tomonidan yuborilgan barcha hujjatlar va xabarlar to'g'risidagi ma'lumotlarni yozib olish imkonini beradi. ilovadan foydalanish. Ilovani himoya qilish va dastur foydalanuvchilarini avtorizatsiya qilish tizimlari, muayyan sana uchun topshiriqlar va ko'rsatmalar berish uchun elektron taqvim, xodimlar profilini yuritish, buyruqlar va boshqa hujjatlarni saqlash uchun kadrlar bo'limi xodimlari uchun ariza; kiruvchi va chiquvchi hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish, kompleksdan foydalanish faoliyatini monitoring qilish, biznes jarayonining holati, skanerlangan hujjatlarni saqlash va boshqalar.
Bl DocFlow" hujjat va ish oqimini boshqarishning avtomatlashtirilgan tizimi
Elektron hujjatlarni tayyorlash, ro‘yxatga olish, tizimlashtirish, marshrutlash, saqlash, arxivlash, qidirish va qayta ishlash, ularning bajarilishini nazorat qilish, ularga kirishni avtorizatsiya qilish, xizmat xabarlarini almashish jarayonlarini avtomatlashtirish uchun mo‘ljallangan. Hujjatlar bilan ishlashning barcha bosqichlarini avtomatlashtirishda zamonaviy texnologiyalardan foydalanishni, hujjatlar bo‘yicha ko‘rsatmalarning bajarilishining “shaffofligi” hisobiga ijro intizomini yaxshilashni, boshqaruv qarorlarini qabul qilish samaradorligi va sifatini yanada adekvat ko‘rsatish hisobiga ta’minlaydi. boshqaruv modelidagi vaziyat.
|
