|
Axborot kutubxona fondini hisobga olish
|
| bet | 4/5 | | Sana | 16.05.2024 | | Hajmi | 47,92 Kb. | | #237176 |
Bog'liq Axborot KutubxonaAxborot kutubxona fondini hisobga olish
Axborot-kutubxona resurslarini jamlanma hisobga olish kitobining quyidagi uchta qismida qayd qilinadi:
1-qism — «Axborot-kutubxona fondiga kelib tushgan axborotkutubxona resursi».
2-qism — «Axborot-kutubxona fondidan chiqarish».
3-qism — «Axborot-kutubxona fondining harakati yakunlari».
Kutubxona statistikasi bir xil bo'lishi uchun hisob-kitobning yillik, kunlik va boshqa formalari yaxlitlashtirilgan, lekin umumiy hisob-kitobning barcha Axborot-kutubxona muassasalari uchun mo‘ljallangan standart shakli yo‘q, chunki mazkur kutubxonalar o'zining fondi, nashrlar turi, xizmat qilish va boshqa ishlari bilan bir-biridan farq qiladi. Hozirgi vaqtda Axborot-kutubxona muassasalari uchun umumiy hisob-kitobning uchta asosiy turi qo‘llanadi. Barcha nashrlar ilova hujjatlari (schet, nakladnoy, dalolatnoma) asosida butun partiyasi bilan qayd qilinadi. Umumiy hisob-kitobning barcha qism va grafalarining o'zaro muvofiqligi hisobni osonlashtiradi, butun fond yoki uning istalgan qismi haqida ma’lumot olish imkoniyatini beradi. Markazlashgan Axborot-kutubxona muassasalari tizimi kabi fondlarning murakkab tizimiga ega bo‘lgan Axborot-kutubxona muassasalarida (patent-texnika, musiqa, xorijiy adabiyotlar) umumiy hisobning bitta kitobi bilan chegaralanib bo'lmaydi. Bu kutubxonalarda butun fond uchun umumiy kitobdan tashqari har bir alohida fondga maxsus kitob yuritiladi. Filiallar inventar kitobiga ega bo‘ladi. Yakka hisobga olish. Yakka hisobga olish deyilganda fondga olingan yoki undan chiqarilgan nashrning har bir nusxasini alohida ro‘yxatga olish tushuniladi. Vaqtli matbuot va audio-vizual materiallar ham yakka tartibda hisobga olinadi. Axborot-kutubxona muassasalariga olinadigan kitobning har bir nusxasiga alohida inventar raqami beriladi. Har bir tipograflk mustaqil rasmiylashgan matbuot asari bosma birlik deyiladi: kitob, broshura, kitoblarning qayta nashri, jurnalning alohida soni, plakat, nota daftari, standart va hokazo. Nashrlarning bunday turlari uchun hisobni bir xil qilish maqsadida xalqaro talablarga muvofiq hujjatni nashr nomeriga ko'ra hisobga olish joriy etilgan. Bunday hollarda hisob birligi uchun har bir alohida nashr hisobga olinadi. Bu hisob fonddagi har bir nashr haqida aniq ma’lumot beradi. Ilmiy kutubxonalar vaqtli matbuotni yillik jamlanmasi va alohida sonini hisob birligi sifatida hisobga oladilar. 149 Shuningdek, quti, papka, disk, kasseta, manjetajamlanma va hokazolar ham hisob birligi bo‘lib xizmat qilishi mumkin. Bunday xilma-xillik hisobga olishga salbiy ta’sir ko‘rsatadi. Shuning uchun jahonda yagona birlikni topish uchun izlanishlar olib borilgan va borilmoqda. Masalan, to‘ldirilgan stellajlar metraji tom (kitob, broshura, vaqtli nashrlar, qulyozmalar uchun), rulon (tasmadagi axborotlar uchun), fizik birlik (yassi mikrofilmlar uchun) va hokazo. Kutubxona ishida hisobga olish inventar kitobida, dalolatnoma varaqalarida, kartochkali hisob katalog va kartotekalarda, ro‘yxatga olish daftarlari va hokazolarda olib boriladi. Inventar kitobi yakka hisobning asosiy shakli hisoblanadi. Boshqa kutubxonalardan depozitar fondga olinayotgan kitoblarni inventar nomeriga «D» belgisi qo‘yiladi. Fond tekshirilganda, Axborotkutubxona muassasasi mudiri almashganda inventar kitobi orqali qabul qiladi, chunki u muhim hujjat hisoblanadi. Katta fondga ega bo‘lgan kutubxonalar inventarizatsiyani tezlashtirish uchun yakka hisobning dalolatnoma tizimini qo‘llaydilar. Bu tizimda Axborot-kutubxona muassasalariga olingan kitoblarning har bir kelgan guruhi uchun dalolatnoma ro‘yxati tuzilgan bo‘lib, hisob-kitobni yoppasiga olib borish imkoniyatini beradi. Mazkur dalolatnomalarda ham kitob haqidagi asosiy ma’lumotlar yoziladi va har yili №1 dan boshlanadi. Har bir kitob ega bo‘ladigan dalolatnoma nomeri, odatda uch elementdan iborat bo‘ladi. Ro‘yxatga olingan yili, dalolatnoma raqami va undagi kitob ro‘yxatining tartib raqami: 2014—14 (153). Yil yakunida hamma dalolatnomalar yig‘ilib inventar kitobiga o‘xshatib kitob holiga keltiriladi. Kitoblarni qabul qilib olish va ularni hisobdan chiqarish ancha mashaqqatli ish, hozirgi hisob shakllari eskirib qolganligini ko‘rsatmoqda. Hisobga olishni sodda, aniq, tez bajarish imkonini beruvchi shakllar izlanmoqda va ba’zilari qo‘llanmoqda. Masalan, ko‘p nusxada kitob olinsa inventar kitobi yoki kartochkaga ilgarigidek har bir nusxa qayd etilmasdan faqat nashrning nomi yozilib, nusxalar miqdori ko‘rsatiladi. AKMda hisob katalogi formal joriy qilingan bo‘lsa ham, bizningcha, u o‘zini oqlay olmaydi. 150 Oliy o‘quv yurtlari kutubxonalarida olingan darsliklarning bir necha nusxasi (3—5) inventar kitobida qayd qilinadi, qolganlari inventarsiz degan so‘z bilan hisobga kiritiladi. Bunda har bir nomdagi kitobga hisob kartochkasi to'ldiriladi, unda umumiy hisob-kitobdagi kitob partiyasining raqami, olingan, chiqarilgan hamda qolgan nusxalar miqdori, inventar kitobida hisobga olingan darslikning shifri ko‘rsatiladi. Hisob kartochkasidan o‘quv adabiyotlari fondiga kartotekalar tuziladi. Har bir kartochka maxsus qayd qilish kitobida navbatdagi tartib raqamiga ega bo‘ladi, Bu kitobga ham odatdagi inventar kitobidagi ma’lumotlar aynan o‘tkaziladi, faqat inventar raqami grafasiga hisob kartochkasi raqami qo‘yiladi va nusxalar miqdori ko‘rsatiladi. Texnika kutubxonalarida normativ texnika hujjatlariga (standart nomerlari, nashriyotlar va hokazo) inventarsiz hisob varaqasi qoMlanadi. Ularning raqami kataloglarda hisobga olinadi. Fonddan chiqariladigan adabiyotlar dalolatnoma orqali chiqariladi. Har bir dalolatnomada chiqarish sabablari, yirtilganligi, eskirganligi, ko‘p nusxaligi, sohaga to‘g‘ri kelmasligi ko‘rsatiladi. Dalolatnoma tuzilgandan so‘ng chiqariladigan kitoblarning ro‘yxati ilova qilinadi. Dalolatnomani yuqori tashkilot rahbarlari tasdiqlagandan so‘ng nashrni fonddan chiqarish haqida individual hisob hujjatlarida belgilanadi. Umumiy hisob-kitobida kitoblarning mazkur partiyasi hisobdan chiqarilgani qayd etiladi. Hisob yuritish uchun maxsus grafalangan katalog kaitochkalari ishlatiladi. Kartochkaning yuza tomonida kitobning nomi va unga oid boshqa ma’lumotlar, unga berilgan inventar raqami va olingan nusxalarning umumiy miqdori, orqasida esa AKMning filiallariga yuborilgan nusxalar miqdori ko‘rsatiladi. Bu kartochkalardan hisobning alfavit kartotekalari tuziladi va hisob-kitob shu tarzda olib boriladi. Tekshirish usullari kutubxona sharoitiga, fondning hajmiga, joylashtirish usuliga, qo‘llanilgan hisobga olish shakliga bog‘liq boladi. Masalan, fond format-inventar tarzida joylashtirilganda, inventar kitobi orqali tekshirish oson bo‘lsa, fond sistemali joylashtirilgan bo‘lsa, bu tartib to‘g‘ri kelmaydi yoki tekshirish qiyin boladi. Katta fondga ega bo‘lgan kutubxonalar topografik katalog tuzib, undan tekshirishda foydalanadilar. Nazorat talonlari bo‘yicha tekshirish keng ommalashgan bo‘lib, tekshirish davomida har bir kitobga alohida kartochka yozilib, unda: inventar raqami va shifr, muallifning familiyasi, ismi, sarlavhaning birinchi so‘zi yoziladi. Shifr ostida kitob kutubxonaning qaysi bo‘limida turganligi ko‘rsatiladi, agar kitob qo‘lda bo‘lsa, ma’lumotlar kitobxon formulalaridan olinadi. Tekshirish usuli: tekshirilayotgan kitoblarga sanasi yozilib, tekshirildi degan shtamp bosiladi. So‘ngra kitobga yozilgan kar152 tochkalar raqamlari ortib boradigan tarzda joylashtiriladi hamda inventar kitobi bilan taqqoslanadi va tekshirish grafasiga shartli belgi qo‘yiladi. Agar navbatdagi raqam tushirib qoldirilgan bo‘lsa, bu kitob yo‘qligidan xabar beradi, kutubxonachi topish yo‘lini qidiradi yoki yo‘qligi sababini aniqlaydi. Agar kitob topilmasa, ularning ro‘yxati tuzilib, tekshirish haqidagi dalolatnomaga ilova qilinadi. Dalolatnoma yuqori tashkilotlar tomonidan tasdiqdangandan so‘ng kitob fonddan chiqarilgan hisoblanadi. Tekshirish tugagach, nazorat talonlari tashlab yuborilmaydi, balki yangi olingan kitoblar taloni bilan to'ldiriladi, fonddan chiqarilgan kitoblar taloni olib tashlanib, navbatdagi tekshirishda foylalaniladi. Kutubxona fondini hisobga olish va uni tekshirib turish nihoyatda katta ahamiyatga ega.
Xulosa
Axborot-kutubxonani samarali to'plash va buxgalteriya hisobi bugungi axborotga asoslangan dunyoda tashkilotlar muvaffaqiyatida muhim rol o'ynaydi. Ushbu mavhum rejada ushbu mavzu bilan bog'liq asosiy jihatlar va maqsadlar yoritilgan.
Axborot kutubxonasi to'plami turli manbalardan ma'lumotlarni tizimli ravishda olish, uni toifalarga ajratish, tasniflash va samarali tashkil etish uchun metama'lumotlardan foydalanishni o'z ichiga oladi. Raqamlilashtirish bu jarayonni inqilob qilib, axborotni saqlash, qidirish va tarqatishni osonlashtirdi. Axborot kutubxonasi hisobi axborot aktivlarini boshqarish va kuzatishga qaratilgan. Bu axborotning qiymati va sifatini o'lchash, shuningdek, qonunchilik va me'yoriy hujjatlar talablariga muvofiqligini ta'minlashni o'z ichiga oladi. Ma'lumotlarning maxfiyligi va xavfsizligi axborot aktivlarini ruxsatsiz kirish yoki buzilishlardan himoya qilish uchun muhim ahamiyatga ega. Axborot kutubxonalaridan maksimal darajada foydalanish uchun axborotni samarali qidirish va ulardan foydalanish imkoniyati juda muhimdir. To'g'ri tashkil etish, indekslash va foydalanuvchilarga qulay interfeyslar tegishli ma'lumotlarga oson kirishni osonlashtiradi. Qidiruv algoritmlari va sun'iy intellekt kabi texnologik yutuqlar axborotni qidirish imkoniyatlarini oshirishga yordam beradi.
Shu bilan birga, axborot kutubxonalarini to'plash va hisobga olish, jumladan, axborot hajmining tobora ortib borishi, ma'lumotlarning aniqligini ta'minlash va rivojlanayotgan texnologiyalarga rioya qilishda muammolar mavjud. Tashkilotlar ushbu muammolarni doimiy takomillashtirish va moslashish orqali hal qilishlari kerak.
Xulosa qilib aytganda, tashkilotlar axborot kutubxonalarini to'plash va hisobga olishning ahamiyatini strategik aktivlar sifatida tan olishlari kerak. Samarali amaliyotlarni, jumladan, ishonchli axborotni boshqarish tizimlari, xavfsizlik choralari va foydalanuvchilarga qulay interfeyslarni joriy qilish orqali tashkilotlar o'z axborot resurslari qiymatini optimallashtirishi va bilimga asoslangan iqtisodiyotda raqobatdosh ustunlikka ega bo'lishi mumkin.
|
| |
