Kitabxananın avtomatlaşdırılması fondun yoxlanması
Ədəbiyyat
1Xələfov A.A., Mehdiyeva N.D. Müasir dövrdə kitabxana fəaliyyətinin əsas istiqamətləri.//Kitabxanaşünaslıq və biblioqrafiya,- Bakı., 2005,- JV°l.-s. 3-10.
2Xələfov A.A., Musayeva N.N. Avtomatlaşdırılmış kitabxana informasiya idarəetmə sistemləri. //Bakı Universitetinin xəbərləri. (Humanitar elmlər seriyası).- Bakı.: Bakı Universiteti nəşriyyatı, 2002,- JV» 2,- s. 243-250.
3.Xələfov A.A., Hüseynova A.S. Elektron kataloqun əhəmiyyəti və təşkili prinsipləri//Bakı Universiteti Xəbərləri.-2005,- X>4., -s.288-29
4.Xələfov A.A. Cəmiyyətin informasiya təminatında kitabxanaların tarixi rolu // Müasir informasiya - kommunikasiya texnologiyası jurnalı,- 2005,- N2 5.
ETK-nın ilkin sənəd fondunun yoxlanmasının məqsədi fondun uçot sənədlərilə uyğunluğunun və mühafizə vəziyyə- tinin müəyyən edilməsidir. Fondun yoxlanması dövriliyi müxtəlifdir və rəhbər təşkilat tərəfindən müəyyən edilir. ETK-nın müdiri dəyişərkən kitabxanada yanğın, daşqın və digər təbii hadisələr baş verdikdə fond yoxlanmalıdır. Çoxlu sayda sənədlərdən ibarət olan və həmin sənədləri inventar kitabına yazılan iri kitabxanalarda fond perspekiv plana əsasən hissələrlə yoxlana bilər. Yoxlama bütünlükdə və seçmə üsulu ilə (ayrı-ayrı bölmələrin fondları, ayrı-ayrı sənəd növləri) ilə aparıla bilər. Yoxlama zamanı, bir qayda olaraq, oxculara xidmət edilmir və bacardıqca oxcularda istifadədə olan kitablar kitabxanaya qaytarılır. ETK fondunda yoxlama aparmaq üçün əlaqədar təş- kilatın rəhbərlərinin imzası ilə əmr verilir. Yoxlamaya ko- missiya üzvü kimi ETK müdiri (kitabxana təhvil verildikdə, yəni müdir işdən azad olduqda), adminstrasiyanın və həm- karlar təşkilatının nümayəndəsi daxil olur. İnventar kitabına yazılmış nəşrləri müxtəlif üsullarla yoxlamaq olar. Müəyyən üsulun seçilməsi fondun həcmin- dən, düzülüş qaydasından və s. asılıdır. 10 min nüsxəyə qə- dər sənədi olan fondlarda, həmçinin inventar düzülüşü olan bütün fondlarda hər bir sənəd inventar kitabı ilə tutuşdurulur və eyni zamanda inventar kitabında yoxlama barədə qeyd aparılır. Bu üsul çox sadədir və eyni vaxtda fondun müxtəlif hissələrini yoxlamaq mümkün olur. On min nüsxə sənəddən ibarət olan, xüsusilə müxtəlif bölmələri olan fondları nəzarət talonu vasitəsilə yoxlamaq daha məqsədəuyğundur. Belə halda paralel olaraq bir neçə işçi bilavasitə hər polkada (rəfdə) olan kitablara nəzarət talonu tərtib edir, sonra onlar inventar kitabı ilə tutuşdurulur. Bu üsul xeyli zəhmət tələb etsə də, daha aktivdir. Nəzarət talonunun nümunəsi belədir. 621. 3 145847 П 76 Paşayev A.K. Elektrotexniki üsulların . . . . . . . B, 1987, 1-20 Göründüyü kimi, bu talon inventar kitabındakı məlu- matlarla əsasən eynidir. Həcminə görə çox böyük olan fondlarda yoxlama topoqrafik kataloqun köməkliyi ilə aparılır. Topoqrafik kataloqda hər bir sənədin qısa məlumatları (nə- zarət talonunda olduğu kimi) fondda düzülüş ardıcıllığına görə yerləşdirilir. Topoqrafik kataloq əsasında yoxlama üsulu nəzarət talonu üsulundakı kimidir. Bir dəfə tərtib edilən nəzarət talonu əsasında sonralar topoqrafik kataloq yaratmaq olar. Yoxlamanın nəticəsindən iki eyni nüsxədən ibarət akt tərtib edilir. Çatışmayan ədəbiyyatın qısa təsviri akta əlavə edilir və komissiya üzvləri tərəfindən imzalanır. Aktın bir nüsxəsi kitabxanada qalır, digər nüsxəsi mühasibata verilir. Çatışmayan (itirilmiş, oğurlanmış və s.) sənədlər uçot kitablarından, onların təsvirləri isə soraq aparatından çıxarılır. Əgər ETK bir şəxsdən digərinə (müdirə) təhvil verilirsə, işdən çıxan (yaxud çıxarılan) şəxs fondda olmayan kitabların qiymətini ödəməlidir. Qeyd etməliyik ki, nəinki real fond, həm də oxucu formulyarları əsasında oxucuda istifadədə olan kitablar da yoxlanılır.
Depozitar fondlar fəaliyyət göstərən ən böyük univer- sal, çoxsahəli və xüsusi elmi-texniki kitabxanaların bazasın- da yaradılır. 1974-cü il qərarına uyğun olaraq Azərbaycan Respublikası Nazirlər Sovetinin 20 may 1978-ci il tarixli, 169 №-li sərəncamı ilə Azərbaycanda aşağıda adları çəkilən 5 kitabxanada müstəqil depozitariya fondları yaratmaq məq- sədəuyğun hesab edilmişdir.
1. M.F.Axundov adına Milli Kitabxananın nəzdində ictimai və humanitar elmlər üzrə depozitar şöbəsi;
2. Azərbaycan Elmlər Akademiyasının Əsaslı kitabxa- nasının təbiət elmləri üzrə depozitariya şöbəsi;
3. Azərbaycan Respublikası Elmi-Texniki Kitabxana- sının texniki elmlər üzrə depozitariya şöbəsi;
4. Azərbaycan Səhiyyə Nazirliyinin Tibb Kitabxanası- nın depozitariya şöbəsi; 5. Azərbaycan Respublikası Elmi Kənd Təsərrüfatı Ki- tabxanasının depozitariya şöbəsi. Hazırda bu kitabxanaların depozitar fondları zəif olsa da fəaliyyət göstərirlər. Qeyd edilməlidir ki, respublikadakı depozitar fondlar açıq xarakterdədir, yəni idarə tabeliyindən, dövlət və ya sahibkar sektora aid olmasından asılı olmayaraq bütün müəssisə və idarələrə xidmət edir. Depozitar fondlar ancaq KAA üsulu əsasında digər təşkilatlara sənədlərin oriji- nalı və ya surətləri ilə xidmət göstərir. Kitabxanaya gələn oxucular isə depozitar fonddan oxu zalı vasitəsilə istifadə edə bilər.
Az istifadə edilən ədəbiyyatın depozitar fonda verilməsi Qiymətli elmi-texniki ədəbiyyatın dolğunluğunu və tə- minatlı mühafizəsini təşkil etmək üçün az istifadə edilən ədəbiyyatın depozitar mühafizəsi təşkil edilmişdir. Respubli- kamızda ayrıca depozitar kitabxana yoxdur. Depozitar fond funksiyalarını ETK-lar üçün əlaqədar respublika Elmi-Tex- niki Kitabxanası yerinə yetirir. Depozitar fondlar az istifadə olunan ədəbiyyatı, mərkəzləşdirilmiş şəkildə mühafizə edir- lər. Depozitariyaya ədəbiyyat verən ETK sonralar onun əslini və ya surətini KAA üsulu ilə alıb istifadə edə bilər. Mərkəzi depozitariyalara ədəbiyyat pulsuz verilir. Az istifadə edilən ədəbiyyat fonddan hər il aşkarlanıb seçilir. Ədəbiyyatı aşkarlamaq üçün sənədin nəşr ili, kitab formulyarında istifadə dərəcəsi barədə qeyd, ardı davam edən nəşrlər üçün toplu formulyar (ümumi formulyar), həm- çinin bilavasitə sənədin məzmunu ilə tanışlıq əsas götürülür. Seçilmiş ədəbiyyata yüksək ixtisaslı mütəxəssislərdən ibarət komissiya baxmalı və öz rəylərini verməlidir. Az istifadə olunan ədəbiyyatın aşkarlanması prosesi ilə eyni vaxtda məzmunca və fiziki cəhətdən köhnəlmiş, qeyri- profil ədəbiyyat da fonddan seçilə və sonuncular mübadilə fonduna verilə bilər. Əlaqədar komissiya seçilmiş ədəbiyyata baxdıqdan və razılıq verdikdən sonra seçilmiş sənədin əlifba kataloqunda olan kartoçkası və qeydiyyat kartoçkasının surəti, kitabxa- nanın adını və ünvanını göstərməklə əlaqədar depozitariyaya göndərilir. Kartoçka partiyası ilə birlikdə qoşma sənəd də göndərilir. Qoşma sənədin nümunəvi forması aşağıdakı kimi- dir. Bir qayda olaraq, az istifadə edilən ədəbiyyata 15-20 il əvvəl buraxılmış kitablar, 5-10 il əvvəl dərc edilmiş jurnal və qəzetlər, RETK-nın depozitar fonduna göndərilən az istifadə edilən ədəbiyyat barədə məlumat son 4-5 ildə istifadə edil- məyən digər növ sənədlər aid edilir. RETK-nın depozitar fonduna göndərilən az istifadə edilən ədəbiyyat barədə məlumat _______________________________________müəssisənin (idarənin) ETK-sı _________________________________________________ __________RETK-ya (poçt ünvanı) «______» nüsxə az istifadə olunan ədəbiyyatın kartoçkalarını göndərir.
Məktuba əlavə olunur: ___________ kartoçka miqdarı ETK-nın müdiri __________________________________ (imza, ad, soyad) «________» _______________ 20 ________ il. Sənədin «üzərində «mühafizəyə ____ nüsxə qəbul edilir» sözləri yazılır və əlaqədar ETK-ya qaytarılır. ETK öz növbəsində bir ay müddətində həmin qəbul edilən nəşrləri soraq aparatından çıxarılmış kartoçkalarla birlikdə RETK-ya göndərir. Göndərilən ədəbiyyata dair aşağıdakı formada akt tərtib edilir. Təsdiq edirəm ___________________ (müəssisənin rəhbəri) ____«_______» 20 ________il Bu aktı ona görə tərtib edirik ki, ____№ -li etibarnamə əsasında ________ (şəxsin adı, _________müəssisənin (idarənin ETK-sı tərəfindən az istifadə edilən ədəbiyyatı göndərir və RETK qəbul edir. Göndərilən sənədlərin ad və nüsxə etibarilə miqdarı: kitablar: milli dildə ____ad/nüsxə, digər xarici ölkə nəşrləri _____ ad/nüsxə, jurnallar: milli dildə _____ ad/nüsxə; xarici dillərdə _____ ad/nüsxə Cəmi ______________ ad/nüsxə (sözlə yazılır) Göndərilən sənədlərin ümumi qiyməti ____________ o cümlədən: balansda (sözlə)
Olanlar ________________ (sözlə) Əlavə edilən siyahı əsasında, yaxud kartoçka kom- plekti əsasında ədəbiyyatı verdi__________ədəbiyyatı təhvil aldı___________ Akt üç nüsxədə tərtib edilib az istifadə edilən nəşrlərlə birlikdə göndərilir. Alındıqdan sonra aktın bir nüsxəsi RETK-da qalır, qalan iki nüsxəsi təsdiq edilib, möhürlənərək göndərən ETK-ya qaytarılır. Poçt xərcləri gön- dərən ETK tərəfindən ödənilir.
Az istifadə edilən ədəbiyyatın göndərilməsinə və RETK-da qəbul edilməsinə dair uçot formaları müvafiq olaraq 1 və 2 №-li nümunəvi formalarda göstərilmişdir. Forma №1 Sıra №-si Məlumat göndərilən depozita- riyanın adı Göndərilən kartoçkaların miqdarı, ad/nüsxə Depozitariya tərəfindən qəbul edil- məyə razılıq verilən sənədlərin miqdarı, ad/nüsxə Depozitariya göndərilən nəşrlər, ad/nüsxə Mübadilə fondları göstəricisində əks etdirmək üçün göndərilən sənədlər ad/nüsxə 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Forma № 2 Sıra №- si Məlu- matın daxil olması tarixi Məlumatı göndərən ETK- nın adı Göndəril ən məlu- matın miqdarı (ad) Depozitar mühafizə üçün keçirilən ədəbiyyat, ad Alınmış ədəbiy- yatın ümumi miqdarı, ad/nüsxə Mübadilə fonduna dair göstəricidə veriləcək ədəbiyyat, ad Göstəricinin nömrəsi və ili
RETK tərəfindən qəbul edilməyən az istifadə edilən ədəbiyyat təcrübi əhəmiyyətini itirməmişdirsə, mübadilə fon- duna verilir. Mübadilə fonduna dair buraxılan biblioqrafik göstəricidə həmin sənədlər barədə biblioqrafik məlumatlar dərc edildikdən sonra onlar digər kitabxanalar tərəfindən komplektləşdirilə bilər.
2.9. Fondun mühafizəsi (qorunması)
Digər kitabxanalar kimi, ETK fondları da dövlət mül- kiyyətidir. Buna görə də fonda daxil olan müraciətlərin (dos- tup) cavablandırılmasına fondun qorunması üçün hüququ olan kitabxana işçiləri məsuliyyət daşıyır. İlk növbədə isə ETK müdiri fondun qorunması üçün məsuliyyət daşıyır. İmkan daxilində kitabxananın binası, digər sahələrdən ayrılmalıdır. Belə bir imkan olmadıqda ədəbiyyatı bağlanan şkaflarda saxlamaq və ya kitabsaxlayıcını digər iş otaqların- dan ayırmaq lazımdır. Fondda sənədləri nəmdən, qurumaqdan, günəş radia- siyasından, tozdan, zərərli sənaye tullantılarından, daşqından, gəmirici və böcəklərdən qorumaq lazımdır. Bu məqsədlə aşağıdakı tədbirlər görülməlidir:
1) binanı təmiz saxlamaq, onu nəmli üsullarla təmiz- ləmək, stellajlara və kitablara qonmuş toz hissəciklərini müntəzəm olaraq silmək və bu məqsədlə təmiz əski (2% formalinləşdirilmiş) istifadə edilməlidir;
2) optimal temperatur-rütubət rejimi saxlanmalıdır, temperatur 16-18°C (±2°C), rütubət 50-60% (±5%), mikro- film fondu üçün rütubət 25-30% olmalıdır;
3) birbaşa düşən günəş şüasından fondu mühafizə etmək lazımdır. Belə şəraitdə kitabların vərəqələri, xüsusilə görünən hissələri, vərəqlərin ətrafı tez saralır;
4) su və istilik xidmətləri müntəzəm olaraq yoxlanmalı və yararlı vəziyyətdə olmalıdır;
5) vaxtaşırı (ayda bir dəfə) seçmə üsulu ilə fonddakı sənədlərin vəziyyətini yoxlamaq lazımdır;
6) müntəzəm olaraq zərərvericilərə qarşı mübarizə üçün dezinfeksiya aparılmalıdır;
7) kitabların cari təmiri müntəzəm olaraq aparılmalıdır. Elektromaqnit (elektron) daşıyıcılar üçün yazıların silinməməsi üçün elektromaqnit mühafizəsi tədbirləri görül- məlidir. Ayda bir dəfə sanitar günü keçirilməlidir. Kitabsaxlayıcı sahəsinə qida məhsulları və yemək gətir- mək, orada xörək bişirmək və qızdırmaq qadağandır. Həmçinin kitabsaxlayıcı sahəsində xalça və ya digər parça örtüyü salmaq, döşəməni mastika ilə silmək, stellajları bilavasitə pəncərə, qız- dırıcı su batereyası, mərkəzi isitmə, su bürosu olan yerlərdə yerləşdirmək, elektrik qızdırıcıdan, açıq elektrik xəttindən (örtülməmiş) açıq alov və siqaretdən istifadə etmək olmaz. Kitabxana işi haqqında Azərbaycan Respublikasının Qanununda göstərilir ki, əlaqədar müəssisə və idarələr kitab- xanalara xüsusi layihə ilə tikilmiş, yaxud kitabxana tələb- lərinə cavab verən bina sahəsi ilə təmin etməlidir. Həmçinin kitabxana təyinatlı binanı yaxud kitabxana yerləşən binanı digər məqsədlərlə istifadə etməyə yol verilmir.
| 