elektron hujjatlarni saqlash
tizimi kompyuterning tashqi
xotirasida hujjatlarning samarali saqlanishi va dolzarbligini ham-
da ularni samarali qidirish va murojaat qilishning maxfiyligini
ta’minlashi kerak. haqiqatan ham, ma’lumotlarni kompyuterda
saqlash qog‘ozdagidan birmuncha qulaydir: istalgan kerakli sonda
260
261
chop etish mumkin. Axborotni disketaga yozib olib, istalgan shahar
va mamlakatga olib borish yoki yuborish mumkin.
Axborotni, shu jumladan, elektron hujjatlarni tashqi xotirada
saqlanadigan joy
ma’lumotlar bazasi
deb ataladi. Ma’lumotlar ba-
zalarini yaratish va ularga xizmat ko‘rsatishni tashkil etish hamda
dasturiy ta’minoti «ma’lumotlar bazalarini boshqarish tizimi» nomi
ostida birlashtirilgan dasturiy mahsulotlarning alohida vazifasidir.
Bu guruhning hozirda eng ommabop dasturiy vositalari qatoriga
D Basic, Clipper, Paradox, Approach, Oracle, FoxPro, Access va
boshqalar kiradi.
elektron hujjatlar bilan ishlash
da
quyidagilarga e’tibor berish
kerak:
– elektron hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish;
– hujjatlarning ijro etilishini nazorat qilish;
– hujjatlarni chop etish va ko‘paytirish;
– hujjatlarni elektron tarqatish.
Eng avvalo, hujjatlarni boshqarishning yuqorida aytilgan jara-
yonini qisman yoki to‘liq amalga oshiruvchi universal integrallash-
gan dasturli tizimlardan foydalanilmoqda. hozirgi kunda ko‘proq
Microsoft Office
dasturiy vositalari orqali ishlar amalga oshiril-
moq da. Ularning asosiy xususiyatlari quyidagilardan iborat:
– kirayotgan va chiqayotgan ma’lumotlarni ishlab chiqish;
– elektron hujjatlarni yaratish va tahrir qilish;
– ma’lumotlarni to‘plash va tahlil qilish (misol uchun hisobotni)
va natijalarini grafiklar, diagrammalar va boshqa ko‘rinishlarda
ko‘rgazmali tasvirlash;
– elektron hujjatlarni ma’lumotlar bazalarida qulay topiladigan
va murojaat qilinadigan tarzda saqlash;
– elektron hujjatlarni elektron pochta va faksimil aloqa bo‘yicha
marshrutlash va jo‘natish;
– elektron kotib vazifalari va hujjatlar o‘tishi boshqaruvini
markazlashtirish ( dispetcherlash);
– elektron hujjatlarni qulay formatlash, chop etish va boshqalar.
|
